Cuando una empresa tiene una factura o una deuda pendiente de cobro, no conviene dejar pasar el tiempo sin actuar. Las deudas no pueden reclamarse indefinidamente y, en determinados casos, la acción para exigir judicialmente su pago puede prescribir.
En las relaciones entre empresas, el plazo aplicable depende de la naturaleza de la deuda y de la acción que se pretenda ejercitar. Como regla general, las acciones personales que no tengan un plazo especial prescriben a los cinco años desde que puede exigirse el cumplimiento de la obligación.
Además, una reclamación extrajudicial o un reconocimiento de la deuda pueden interrumpir la prescripción, haciendo que el plazo vuelva a comenzar.
¿Qué significa que una deuda prescriba?
La prescripción supone que, transcurrido el plazo legal sin que se haya ejercitado la acción o producido un acto que interrumpa el plazo, el acreedor puede encontrarse con que ya no pueda exigir judicialmente el cumplimiento de esa obligación.
Por eso, que una factura sea antigua no significa necesariamente que la deuda haya desaparecido. Es necesario analizar:
- cuándo nació la obligación;
- cuándo podía exigirse el pago;
- qué plazo de prescripción resulta aplicable;
- si existió alguna reclamación;
- si el deudor reconoció la deuda;
- y si se produjo algún procedimiento judicial.
La fecha de vencimiento de la factura es, por tanto, un dato importante, pero no siempre es suficiente para determinar si una deuda está prescrita.
¿Cuál es el plazo general para reclamar una deuda entre empresas?
En Derecho común, el artículo 1964 del Código Civil establece un plazo general de cinco años para las acciones personales que no tengan establecido un plazo especial.
El plazo comienza desde que puede exigirse el cumplimiento de la obligación.
Esto significa que, por ejemplo, si una empresa presta un servicio a otra y la factura debe pagarse en una determinada fecha, habrá que analizar desde cuándo podía exigirse jurídicamente el pago y qué régimen de prescripción corresponde a esa relación.
No obstante, no todas las deudas entre empresas tienen necesariamente el mismo plazo. Algunas obligaciones están sometidas a plazos especiales previstos en otras normas.
Por ello, antes de concluir que una deuda ha prescrito, es necesario identificar correctamente el origen de la obligación.
¿Cuándo empieza a contar el plazo de prescripción?
Como regla general, el plazo comienza cuando la obligación puede ser exigida.
En una deuda derivada de una factura, será necesario revisar, entre otros aspectos:
- la fecha del contrato;
- la fecha de prestación del servicio o entrega de los bienes;
- la fecha de vencimiento de la factura;
- las condiciones de pago pactadas;
- posibles períodos de pago adicionales;
- y cualquier acuerdo posterior entre las empresas.
Por ejemplo, si una factura establece que el pago debe realizarse el 30 de junio, no basta con mirar la fecha en la que fue emitida. Será necesario determinar cuándo nació la posibilidad de exigir el pago.
¿Una reclamación extrajudicial interrumpe la prescripción?
Sí.
La reclamación extrajudicial del acreedor es uno de los mecanismos que puede interrumpir la prescripción.
También puede interrumpirse mediante el ejercicio de la acción ante los tribunales o por un acto de reconocimiento de la deuda realizado por el deudor.
Esto tiene una consecuencia especialmente importante: cuando la prescripción se interrumpe, el plazo comienza nuevamente conforme al régimen aplicable.
Por ello, una empresa que tiene una deuda pendiente no debería limitarse a esperar el paso del tiempo. Una reclamación correctamente planteada puede ser relevante tanto para intentar conseguir el pago como para conservar la posibilidad de reclamar judicialmente.
¿Qué reclamaciones pueden servir para interrumpir la prescripción?
La reclamación extrajudicial no tiene que adoptar necesariamente una única forma.
Puede existir una reclamación mediante:
- burofax;
- requerimiento escrito;
- comunicación formal dirigida al deudor;
- reclamación realizada por abogado;
- o cualquier otro medio que permita acreditar adecuadamente la reclamación y su contenido.
Lo importante no es solamente haber enviado un mensaje, sino poder acreditar qué se reclamó, cuándo se hizo y a quién se dirigió.
Por este motivo, cuando la deuda está próxima a prescribir, resulta especialmente importante conservar la documentación que permita demostrar la reclamación.
¿Un correo electrónico puede interrumpir la prescripción?
Una reclamación extrajudicial puede tener efectos interruptivos aunque no exista una formalidad única obligatoria.
Sin embargo, desde el punto de vista probatorio, no todas las comunicaciones ofrecen las mismas garantías.
Si una empresa se limita a enviar un correo electrónico reclamando una factura, posteriormente puede surgir una discusión sobre:
- quién lo recibió;
- si llegó correctamente;
- cuál era exactamente el contenido;
- cuándo se recibió;
- y si la persona que lo recibió podía actuar en nombre de la empresa.
Por ello, cuando el plazo está próximo a finalizar, conviene utilizar un medio que permita acreditar de forma sólida la existencia, contenido, fecha y recepción de la reclamación.
¿Qué ocurre si el deudor reconoce la deuda?
El reconocimiento de la deuda también puede interrumpir la prescripción.
Esto puede producirse, por ejemplo, cuando el deudor:
- reconoce expresamente que existe una cantidad pendiente;
- propone un calendario de pagos;
- solicita un aplazamiento;
- realiza un pago parcial reconociendo el importe restante;
- o firma un documento de reconocimiento de deuda.
En estos casos es importante conservar la documentación porque puede tener valor tanto para acreditar la existencia de la deuda como para determinar sus efectos sobre la prescripción.
Un reconocimiento de deuda no significa necesariamente que la obligación anterior desaparezca y sea sustituida por otra. Sus efectos deben analizarse atendiendo al contenido concreto del documento y a las circunstancias del caso.
¿Qué ocurre si la empresa reclama después de varios años?
Que hayan transcurrido varios años desde el vencimiento de una factura no significa automáticamente que no pueda reclamarse.
Antes de iniciar una reclamación conviene reconstruir la historia de la deuda:
Factura → vencimiento → comunicaciones → reclamaciones → reconocimientos → pagos parciales → acuerdos → procedimientos judiciales.
De esta manera puede determinarse si el plazo ha transcurrido realmente o si se ha producido alguna circunstancia que haya afectado a su cómputo.
Por ejemplo, una factura vencida hace cuatro años puede encontrarse en una situación jurídica diferente si durante ese período existieron reclamaciones extrajudiciales o reconocimientos de deuda.
¿Y si la deuda ya ha prescrito?
Si la acción para reclamar una deuda ha prescrito, la situación cambia sustancialmente.
El acreedor puede encontrarse con que ya no pueda obtener judicialmente el pago mediante el ejercicio de la acción correspondiente.
Por eso, no es recomendable esperar hasta el último momento para reclamar una deuda empresarial.
Además, una empresa que recibe una reclamación de una deuda antigua tampoco debería asumir automáticamente que debe pagarla o que está prescrita. Es necesario revisar la documentación y comprobar el historial de la obligación.
¿Qué documentación conviene revisar?
Para determinar si una deuda entre empresas puede reclamarse todavía, conviene reunir toda la documentación relacionada con la operación:
- contrato firmado;
- presupuesto aceptado;
- pedido;
- albaranes;
- facturas;
- condiciones generales de contratación;
- correos electrónicos;
- comunicaciones comerciales;
- requerimientos de pago;
- burofaxes;
- reconocimientos de deuda;
- acuerdos de pago;
- justificantes de pagos parciales;
- documentos de conciliación de saldos;
- y cualquier procedimiento judicial relacionado con la deuda.
La documentación permite determinar tanto el origen de la obligación como las actuaciones realizadas posteriormente.
¿Qué ocurre con varias facturas impagadas?
Cuando existen varias facturas pendientes, no siempre debe analizarse toda la deuda como si se tratara de una única obligación.
Cada factura puede tener:
- una fecha diferente;
- un vencimiento diferente;
- un origen contractual diferente;
- reclamaciones distintas;
- o actos de reconocimiento independientes.
Por ello, es importante elaborar un cuadro de control de la deuda en el que aparezcan, al menos:
| Factura | Vencimiento | Importe | Reclamación | Reconocimiento | Situación |
|---|---|---|---|---|---|
| Factura 001 | Fecha | Importe | Fecha | Sí/No | Pendiente |
| Factura 002 | Fecha | Importe | Fecha | Sí/No | Pendiente |
| Factura 003 | Fecha | Importe | Fecha | Sí/No | Pendiente |
Esta revisión permite detectar rápidamente qué cantidades pueden estar próximas a prescribir y cuáles han tenido actuaciones posteriores.
¿Una deuda prescrita puede reclamarse judicialmente?
Antes de presentar una reclamación judicial debe comprobarse si la acción continúa vigente.
En caso de que el deudor invoque la prescripción, habrá que analizar el plazo aplicable y las circunstancias que hayan podido interrumpirlo.
Por eso, presentar una reclamación sin revisar previamente la prescripción puede generar costes innecesarios y dificultar la estrategia de recuperación de la deuda.
¿Qué debe hacer una empresa cuando tiene una deuda antigua?
Lo recomendable es actuar antes de que el problema llegue a una situación límite.
Una empresa con facturas pendientes debería:
- Identificar el origen de cada deuda.
- Comprobar la fecha de vencimiento.
- Revisar el contrato y las condiciones de pago.
- Comprobar todas las reclamaciones realizadas.
- Revisar si el deudor ha reconocido la deuda.
- Determinar el plazo de prescripción aplicable.
- Calcular correctamente las cantidades pendientes.
- Reunir la documentación que acredite la operación.
- Realizar, cuando proceda, un requerimiento formal de pago.
- Valorar la vía judicial si no se obtiene el pago.
No conviene esperar a que una deuda esté próxima a prescribir
La prescripción es una cuestión que debe analizarse desde el momento en que una empresa detecta un impago.
Una factura pendiente no debería permanecer indefinidamente en la contabilidad sin realizar ninguna actuación. Cuanto más tiempo transcurre, más importante resulta revisar la documentación, las comunicaciones mantenidas con el cliente y cualquier actuación que pueda haber afectado al plazo de prescripción.
Además, en determinadas relaciones empresariales pueden existir plazos especiales de prescripción, por lo que no debe aplicarse automáticamente el plazo general de cinco años a cualquier deuda.
Conclusión
Las deudas entre empresas pueden estar sujetas a plazos de prescripción y, una vez transcurridos, la posibilidad de exigir judicialmente su pago puede verse afectada.
Como regla general, las acciones personales sin plazo especial prescriben a los cinco años desde que puede exigirse el cumplimiento de la obligación. Sin embargo, para determinar si una deuda concreta está prescrita es necesario analizar su origen, el plazo aplicable y todas las actuaciones realizadas posteriormente.
Una reclamación extrajudicial, un procedimiento judicial o un reconocimiento de la deuda pueden tener efectos sobre la prescripción. Por eso, ante una factura impagada que lleva tiempo pendiente, conviene revisar la situación antes de dar por perdida la deuda o dejar pasar más tiempo.
Si su empresa tiene facturas o deudas pendientes de cobro y quiere saber si todavía puede reclamarlas, podemos analizar la documentación, el origen de la deuda y el plazo de prescripción aplicable.
