Una factura impagada puede convertirse rápidamente en un problema de liquidez para una pyme o un autónomo. Cuando un cliente no paga en el plazo acordado, no se trata únicamente de una cantidad pendiente: también pueden generarse intereses de demora, costes de cobro y, si el impago continúa, la necesidad de iniciar una reclamación formal.
La legislación española establece mecanismos específicos para reclamar las deudas derivadas de operaciones comerciales. Sin embargo, antes de acudir a los tribunales es importante comprobar qué se debe reclamar, qué documentación existe, si la deuda está vencida y qué actuaciones conviene realizar previamente.
En este artículo explicamos los principales pasos que puede seguir una empresa o un autónomo ante una factura impagada.
¿Cuándo puede considerarse impagada una factura?
Una factura puede reclamarse cuando existe una deuda determinada, vencida y exigible.
En las operaciones comerciales entre empresas y profesionales, la Ley 3/2004, de 29 de diciembre (Medidas de lucha contra la morosidad) establece reglas específicas sobre los plazos de pago.
Si las partes han pactado un plazo de pago dentro de los límites legales, debe atenderse a ese acuerdo. Si no existe un plazo establecido, la regla general es que el pago debe realizarse en un plazo de 30 días naturales en los términos previstos legalmente.
Por tanto, antes de reclamar conviene comprobar:
- La fecha de la factura.
- La fecha de entrega del bien o prestación del servicio.
- El plazo de pago pactado.
- La fecha en la que venció la obligación.
- Si existió algún procedimiento de aceptación o comprobación.
- Si el cliente ha comunicado alguna discrepancia sobre la factura.
No todas las facturas pendientes de pago tienen necesariamente la misma situación jurídica.
¿Qué debe comprobar una pyme o un autónomo antes de reclamar?
Antes de iniciar una reclamación conviene revisar toda la relación comercial con el cliente.
La factura es importante, pero no siempre es suficiente por sí sola para acreditar el origen de la deuda.
Es recomendable reunir:
- Contrato firmado, si existe.
- Presupuesto aceptado.
- Pedido.
- Facturas.
- Albaranes de entrega.
- Partes de trabajo.
- Correos electrónicos.
- Mensajes relacionados con el servicio.
- Comunicaciones sobre la deuda.
- Justificantes de entrega de las facturas.
- Reconocimientos de deuda.
- Cualquier documento que demuestre que el bien fue entregado o el servicio realizado.
Esta documentación puede ser especialmente importante si el cliente posteriormente niega la existencia de la deuda o sostiene que el servicio no se prestó correctamente.
¿Es necesario enviar un requerimiento de pago?
No siempre existe una obligación general de enviar previamente un requerimiento para que nazca la deuda o para que puedan reclamarse judicialmente determinadas cantidades.
Sin embargo, realizar un requerimiento formal de pago suele ser una actuación recomendable.
Permite dejar constancia de que el acreedor ha reclamado la cantidad y ofrece al deudor una oportunidad para pagar antes de iniciar otras actuaciones.
El requerimiento debería identificar claramente:
- La factura o facturas pendientes.
- El importe principal.
- La fecha de vencimiento.
- El concepto de la deuda.
- Los intereses que, en su caso, se reclamen.
- Los costes de cobro que correspondan.
- Un plazo concreto para efectuar el pago.
- Las consecuencias de no atender el requerimiento.
También es importante utilizar un medio que permita acreditar su envío y recepción.
¿Puede reclamarse el interés de demora?
Sí, cuando se cumplen los requisitos establecidos legalmente.
En las operaciones comerciales sometidas a la Ley 3/2004, el deudor incurre en mora automáticamente cuando no paga dentro del plazo pactado o legalmente establecido, sin necesidad de que el acreedor tenga que realizar previamente un requerimiento.
El interés de demora será el pactado entre las partes y, cuando no exista pacto aplicable, se utiliza el tipo legal previsto por la Ley 3/2004.
Este tipo se calcula sumando al tipo aplicado por el Banco Central Europeo a su operación principal de financiación anterior al inicio de cada semestre los ocho puntos porcentuales establecidos legalmente.
Por tanto, al preparar una reclamación de una factura impagada conviene comprobar también qué intereses pueden reclamarse y desde qué fecha.
¿Puede reclamarse una cantidad adicional por los costes de cobro?
En las operaciones incluidas en la Ley 3/2004, el acreedor tiene derecho a reclamar una cantidad fija de 40 euros en concepto de costes de cobro cuando el deudor incurre en mora.
Además, pueden reclamarse los costes de cobro debidamente acreditados que superen esa cantidad, en los términos previstos legalmente.
Por eso, una reclamación de una factura impagada no tiene necesariamente que limitarse al importe que aparece en la factura.
Puede incluir, cuando corresponda:
- Principal de la factura.
- Intereses de demora.
- 40 euros por costes de cobro.
- Otros costes de cobro acreditados que legalmente puedan reclamarse.
¿Qué ocurre si el cliente dice que no está de acuerdo con la factura?
Esta situación requiere especial atención.
No es lo mismo un impago sin explicación que una deuda que el cliente discute porque afirma, por ejemplo, que:
- El servicio no se realizó.
- Los productos estaban defectuosos.
- La cantidad facturada no coincide con el pedido.
- Existía un precio diferente.
- Se produjo una compensación.
- La factura ya fue pagada.
- Existía un incumplimiento contractual.
Cuando existe una controversia, resulta especialmente importante revisar el contrato y toda la documentación de la relación comercial.
Una reclamación bien documentada puede facilitar una solución extrajudicial y, si finalmente resulta necesario acudir a los tribunales, permitirá acreditar mejor el origen y la cuantía de la deuda.
¿Qué hacer si el cliente sigue sin pagar?
Si el requerimiento no consigue que el cliente pague, existen diferentes posibilidades.
La elección dependerá de factores como:
- Importe de la deuda.
- Documentación disponible.
- Existencia o no de oposición del cliente.
- Solvencia del deudor.
- Número de facturas pendientes.
- Existencia de otras obligaciones entre las partes.
- Posibilidad de alcanzar un acuerdo.
En algunos casos puede ser conveniente continuar negociando un acuerdo de pago.
En otros, puede ser necesario preparar una reclamación judicial.
El procedimiento monitorio para reclamar facturas impagadas
Una de las vías que puede utilizarse para reclamar determinadas deudas documentadas es el procedimiento monitorio.
La Ley de Enjuiciamiento Civil permite acudir a este procedimiento cuando se reclama una deuda dineraria que reúna los requisitos legales y pueda acreditarse mediante documentos como facturas, albaranes, certificaciones, contratos u otros documentos comerciales.
No existe actualmente un límite máximo general de cuantía para acudir al procedimiento monitorio.
La petición inicial debe identificar al deudor, explicar el origen y la cuantía de la deuda y aportar la documentación correspondiente.
El objetivo es que el deudor pague o manifieste su oposición.
¿Qué puede ocurrir después?
Una vez requerido, el deudor puede:
Pagar la deuda.
En ese caso, el procedimiento termina en los términos legalmente establecidos.
No pagar ni oponerse.
Si el deudor no atiende el requerimiento ni presenta oposición, el acreedor puede solicitar el despacho de ejecución para intentar obtener el cobro forzoso.
Oponerse a la reclamación.
Si el deudor formula oposición, el procedimiento puede continuar por el proceso declarativo que corresponda según la cuantía y las circunstancias del caso.
Por eso es importante que la empresa no valore el monitorio únicamente como una forma de enviar una reclamación, sino como el inicio de una posible actuación judicial.
Una novedad importante: negociación previa antes del procedimiento monitorio
Desde la entrada en vigor de la Ley Orgánica 1/2025, el acceso a buena parte de los procedimientos civiles está condicionado al cumplimiento previo del requisito de procedibilidad mediante un medio adecuado de solución de controversias (MASC).
Los criterios judiciales que se han ido consolidando consideran incluido el procedimiento monitorio ordinario entre los procedimientos sometidos a este requisito.
Esto significa que, antes de presentar una petición monitoria por una factura impagada, conviene preparar y documentar correctamente el intento previo de negociación, salvo que concurra alguna de las excepciones legalmente previstas.
La negociación puede realizarse directamente entre las partes o mediante profesionales, entre otras posibilidades previstas por la legislación.
Para una empresa, esto introduce una cuestión práctica importante: el requerimiento de pago y la negociación previa deben plantearse de forma que pueda acreditarse posteriormente qué se reclamó, a quién, cuándo se comunicó y cuál fue el resultado del intento de solución.
¿Hace falta abogado para reclamar una factura?
La petición inicial del procedimiento monitorio puede presentarse sin abogado ni procurador.
Sin embargo, esto no significa que siempre sea conveniente gestionar personalmente una reclamación.
Si la deuda es elevada, existen varias facturas, el cliente cuestiona el servicio, hay contratos complejos o existe riesgo de oposición, el análisis jurídico previo puede ser especialmente importante.
Además, si el deudor se opone al monitorio, pueden resultar necesarios abogado y procurador dependiendo de la cuantía y del procedimiento que corresponda.
Por ello, antes de iniciar una reclamación conviene valorar no solamente cómo presentar la reclamación, sino también qué puede ocurrir después.
¿Qué documentación conviene preparar para reclamar?
Una pyme o un autónomo debería conservar un expediente completo de cada deuda.
Como mínimo, conviene reunir:
- Contrato o presupuesto.
- Pedido o aceptación del servicio.
- Factura.
- Albarán o justificante de entrega, cuando exista.
- Prueba de prestación del servicio.
- Comunicaciones con el cliente.
- Reclamaciones anteriores.
- Justificante de recepción de las comunicaciones.
- Cálculo actualizado de intereses.
- Información sobre posibles pagos parciales.
Cuando existen varias facturas impagadas, también es conveniente preparar un cuadro donde aparezcan fecha, número de factura, importe, vencimiento, pagos realizados y saldo pendiente.
Esto facilita tanto la reclamación extrajudicial como la preparación de una eventual acción judicial.
¿Qué errores conviene evitar?
Uno de los errores más habituales consiste en esperar demasiado tiempo antes de actuar.
También pueden generar problemas:
- Reclamar sin comprobar previamente la documentación.
- No acreditar que la factura fue recibida.
- No conservar los albaranes.
- Reclamar una cantidad diferente de la realmente adeudada.
- Ignorar una posible impugnación del cliente.
- No calcular correctamente los intereses.
- No documentar las negociaciones.
- Presentar una reclamación judicial sin haber cumplido el requisito de procedibilidad cuando sea exigible.
- Confundir una simple conversación telefónica con una reclamación suficientemente acreditada.
- No comprobar la solvencia del deudor.
La reclamación debe plantearse de forma ordenada desde el primer momento.
¿Cuándo conviene acudir a un abogado?
No existe un único momento adecuado para todas las empresas.
Puede ser conveniente solicitar asesoramiento cuando:
- El importe de la deuda es significativo.
- Existen varias facturas pendientes.
- El cliente niega la deuda.
- Se discute la calidad o el cumplimiento del servicio.
- No existe contrato escrito.
- Hay varios contratos entre las partes.
- El deudor propone un calendario de pagos.
- La deuda está próxima a prescribir.
- Se plantea presentar un procedimiento monitorio.
- El cliente se ha opuesto a una reclamación.
- Existen indicios de insolvencia.
Una actuación temprana puede permitir valorar alternativas antes de que el conflicto se convierta en un procedimiento judicial más complejo.
Conclusión
Una factura impagada no debería gestionarse simplemente esperando a que el cliente decida pagar.
Para una pyme o un autónomo, la reclamación debería comenzar por comprobar la deuda, reunir la documentación, revisar el vencimiento y realizar un requerimiento de pago correctamente documentado.
Si el cliente continúa sin pagar, pueden plantearse distintas alternativas, entre ellas la negociación y, cuando proceda, el procedimiento monitorio.
Además, desde la entrada en vigor de la Ley Orgánica 1/2025, es especialmente importante revisar el requisito de negociación previa antes de iniciar determinadas actuaciones judiciales.
La clave está en actuar con rapidez, conservar la documentación y elegir la vía de reclamación teniendo en cuenta no solo el importe de la factura, sino también la posición del deudor, la existencia de controversia y las posibilidades reales de cobro.
