Cuando una empresa deja de pagar una factura, el problema no siempre se resuelve simplemente enviando un recordatorio de pago. Si el cliente mantiene el impago, la empresa acreedora debe decidir cuándo continuar reclamando extrajudicialmente y cuándo resulta conveniente iniciar acciones legales.
La decisión depende de factores como la antigüedad de la deuda, su importe, la documentación disponible, la existencia de una controversia sobre el servicio o producto y la situación económica del deudor.
Además, desde abril de 2025 la reclamación judicial civil está condicionada, con carácter general, por el requisito de intentar previamente un medio adecuado de solución de controversias (MASC), lo que hace todavía más importante preparar correctamente la reclamación antes de acudir a los tribunales.
¿Qué se considera un impago entre empresas?
Existe impago cuando una empresa no satisface dentro del plazo correspondiente una cantidad que debe a otra empresa por una operación comercial.
Puede tratarse, por ejemplo, de:
- Facturas por productos suministrados.
- Servicios profesionales.
- Contratos de mantenimiento.
- Trabajos realizados.
- Suministros periódicos.
- Alquileres vinculados a la actividad empresarial.
- Cantidades reconocidas mediante un acuerdo.
- Pagos aplazados que han vencido.
En las operaciones comerciales sometidas a la Ley 3/2004, cuando no existe un plazo de pago pactado aplicable, el plazo legal general es de 30 días en los términos establecidos por dicha norma.
Una vez producido el retraso, pueden generarse intereses de demora y, en determinados supuestos, una compensación por costes de cobro.
¿Es necesario acudir inmediatamente a los tribunales?
No necesariamente.
Antes de iniciar un procedimiento judicial suele ser conveniente analizar si existe una posibilidad razonable de conseguir el pago mediante una reclamación extrajudicial.
Esto no significa que la empresa deba esperar indefinidamente.
Una reclamación prolongada durante meses sin obtener ninguna respuesta puede perjudicar la posición del acreedor, especialmente si existen dudas sobre la solvencia del deudor o si se aproxima el plazo de prescripción.
La cuestión importante es determinar cuándo la reclamación extrajudicial deja de ser útil y debe pasarse a la vía judicial.
Primer paso: comprobar que la deuda puede acreditarse
Antes de reclamar judicialmente conviene revisar toda la documentación disponible.
Entre otros documentos pueden ser relevantes:
- Contrato.
- Presupuesto aceptado.
- Pedido.
- Facturas.
- Albaranes.
- Partes de trabajo.
- Correos electrónicos.
- Comunicaciones comerciales.
- Documentación que acredite la entrega.
- Reconocimientos de deuda.
- Acuerdos de pago.
- Reclamaciones anteriores.
- Justificantes de las comunicaciones realizadas.
Cuanto más clara sea la documentación, más sencilla será la reclamación.
También conviene comprobar que la cantidad reclamada coincide con la realmente pendiente y que no existen pagos parciales, abonos, devoluciones o compensaciones que deban descontarse.
¿Qué hacer antes de acudir a los tribunales?
Una reclamación extrajudicial correctamente preparada puede cumplir varias funciones.
En primer lugar, permite ofrecer al deudor una última oportunidad para pagar.
En segundo lugar, deja constancia de que la empresa ha reclamado formalmente la deuda.
Y, dependiendo de las circunstancias, puede servir para acreditar determinadas actuaciones relevantes respecto de la prescripción.
La reclamación debería identificar claramente:
- La deuda.
- Su origen.
- Las facturas pendientes.
- El importe principal.
- Los intereses que correspondan.
- El plazo concedido para pagar.
- La forma de realizar el pago.
- Las consecuencias de no atender el requerimiento.
Cuando la situación lo aconseje, puede utilizarse un burofax con acreditación de contenido y recepción u otro medio que permita demostrar adecuadamente la comunicación.
Una novedad importante: el requisito de negociación previa
Desde el 3 de abril de 2025, la Ley Orgánica 1/2025 introdujo con carácter general la actividad negociadora previa como requisito de procedibilidad en numerosos procesos civiles.
Esto significa que, en los procedimientos sometidos a esta exigencia, no basta con decidir presentar una demanda: la empresa debe poder acreditar que ha intentado previamente una solución extrajudicial mediante alguno de los medios adecuados de solución de controversias previstos legalmente.
Entre las posibilidades se encuentran la negociación directa, la negociación entre abogados, la conciliación, la mediación, la oferta vinculante confidencial o la intervención de una persona experta independiente, entre otras.
El procedimiento monitorio también está sujeto a esta exigencia, según los criterios judiciales publicados tras la entrada en vigor de la reforma.
Por ello, en una reclamación empresarial de cantidad conviene plantear desde el principio una estrategia que permita acreditar correctamente este intento de solución extrajudicial.
¿Cuándo empieza a ser conveniente acudir a los tribunales?
No existe un número de días que determine automáticamente cuándo debe presentarse una demanda.
Sin embargo, hay determinadas situaciones en las que continuar reclamando extrajudicialmente puede dejar de ser razonable.
1. El deudor reconoce la deuda pero no paga
Es relativamente frecuente que el deudor reconozca que debe la cantidad, pero vaya aplazando continuamente el pago.
Si no existe un acuerdo de pago serio y documentado, prolongar indefinidamente la situación puede aumentar el riesgo para el acreedor.
En estos casos puede ser conveniente establecer un último plazo y, si no se cumple, iniciar la reclamación correspondiente.
2. El deudor deja de responder
Si la empresa ha enviado varias reclamaciones y el deudor deja de contestar, especialmente cuando la deuda está correctamente documentada, puede ser una señal para pasar a la siguiente fase.
La reclamación judicial permite obtener un título que, en determinadas circunstancias, puede conducir a la ejecución sobre el patrimonio del deudor.
3. El importe de la deuda es significativo
Cuanto mayor sea el importe pendiente, mayor importancia adquiere valorar jurídicamente la situación.
No solo debe tenerse en cuenta el principal. También pueden existir intereses de demora, costes de cobro y otras cantidades que puedan reclamarse.
4. Existen varias facturas impagadas
Cuando se acumulan varias facturas, conviene analizar si existe una única relación contractual o varias operaciones independientes.
También debe comprobarse individualmente la documentación y el vencimiento de cada deuda.
No conviene dejar que una acumulación de facturas haga más difícil determinar exactamente qué cantidades están pendientes y desde cuándo.
5. Existen indicios de insolvencia
Este es uno de los supuestos en los que la rapidez puede resultar especialmente importante.
Si la empresa deudora está cerrando establecimientos, acumulando impagos, dejando de pagar a varios proveedores o mostrando otros signos de dificultades económicas, conviene valorar la estrategia jurídica sin esperar innecesariamente.
Una sentencia favorable no garantiza por sí sola el cobro si el deudor carece de bienes suficientes.
Por eso, cobrar una deuda y obtener una resolución judicial no son exactamente lo mismo.
El procedimiento monitorio: una vía habitual para reclamar deudas
Cuando se trata de una deuda dineraria que cumple los requisitos legales y puede acreditarse documentalmente, el procedimiento monitorio puede ser una vía especialmente relevante.
Permite reclamar judicialmente una deuda dineraria, determinada, vencida y exigible, acompañando la documentación que permita acreditar su existencia.
La petición inicial del monitorio no exige abogado ni procurador.
Una vez admitida, el deudor dispone de 20 días para pagar o formular oposición fundada.
Si no paga ni se opone, el procedimiento puede dar paso a la ejecución.
Si se opone, el asunto continúa por el procedimiento que corresponda en función de la cuantía y de las circunstancias del caso.
Por ello, antes de presentar un monitorio conviene valorar también la posibilidad de que el deudor formule oposición.
¿Qué ocurre si el deudor discute la deuda?
No todos los impagos son simples problemas de falta de liquidez.
En ocasiones, el deudor sostiene que:
- El servicio no se realizó correctamente.
- Los productos eran defectuosos.
- La factura no corresponde al pedido.
- Existía un precio diferente.
- Ya realizó un pago.
- El contrato fue resuelto.
- La cantidad está compensada con otro crédito.
- La deuda no es exigible.
Cuando existe una controversia real sobre el origen o cuantía de la deuda, la estrategia procesal debe estudiarse con mayor detenimiento.
La documentación que inicialmente parecía suficiente puede no serlo si el deudor plantea una oposición fundada.
¿Se pueden reclamar intereses de demora?
En las operaciones comerciales sometidas a la Ley 3/2004, el retraso en el pago puede generar intereses de demora sin necesidad de una intimación específica cuando se cumplen los requisitos establecidos legalmente.
El interés será el pactado y, en defecto de pacto válido, se aplica el tipo legal previsto por la propia ley.
Además, el acreedor puede tener derecho a una cantidad fija de 40 euros en concepto de costes de cobro, además de otros costes debidamente acreditados que superen dicha cantidad cuando concurran los requisitos legales.
Por eso, al preparar una reclamación no debería calcularse únicamente el importe de las facturas pendientes.
¿Qué importancia tiene la prescripción?
Una deuda no debería dejarse sin reclamar indefinidamente.
Como regla general, las acciones personales que no tengan un plazo especial prescriben a los cinco años, conforme al artículo 1964 del Código Civil.
La prescripción puede interrumpirse mediante determinadas actuaciones, entre ellas el ejercicio de la acción ante los tribunales o una reclamación extrajudicial en los términos previstos por el Código Civil.
Por ello, cuando una deuda es antigua, conviene revisar inmediatamente:
- Fecha de vencimiento.
- Contrato.
- Facturas.
- Reclamaciones anteriores.
- Reconocimientos de deuda.
- Pagos parciales.
- Acuerdos posteriores.
- Posibles actuaciones judiciales.
No es recomendable esperar a que la deuda esté próxima a prescribir para comenzar a estudiar la reclamación.
¿Demandar garantiza el cobro?
No.
Este es uno de los aspectos que más debe valorar una empresa.
Una resolución judicial favorable reconoce el derecho de crédito, pero si el deudor no paga voluntariamente será necesario acudir a la ejecución y localizar bienes o derechos susceptibles de embargo.
Por eso, antes de iniciar un procedimiento puede ser conveniente analizar, dentro de los límites legales, la situación patrimonial y empresarial del deudor.
En determinados casos, la estrategia puede ser diferente si existen indicios de insolvencia o si el deudor se encuentra sometido a un procedimiento concursal o de reestructuración.
¿Cuándo puede no ser conveniente demandar inmediatamente?
La vía judicial no debería utilizarse de forma automática.
Puede ser razonable continuar negociando cuando:
- El deudor reconoce la deuda.
- Existe una propuesta de pago concreta.
- La empresa deudora mantiene una actividad solvente.
- La relación comercial tiene interés estratégico.
- El coste y duración del procedimiento no compensan una negociación sencilla.
- Existen discrepancias que pueden resolverse documentalmente.
Eso sí, cualquier acuerdo debería quedar suficientemente documentado, especialmente cuando implique aplazamientos o pagos fraccionados.
Un esquema práctico para una empresa
Ante una factura impagada, puede seguirse este esquema:
1. Comprobar la deuda
Contrato, factura, pedido, entrega y vencimiento.
2. Revisar la documentación
Asegurarse de que puede acreditarse el origen y cuantía.
3. Reclamar formalmente
Identificar la deuda y establecer un plazo de pago.
4. Valorar una negociación
Si existe una posibilidad real de acuerdo, documentarla correctamente.
5. Preparar el MASC cuando resulte exigible
Dejar constancia del intento de solución extrajudicial y de su resultado.
6. Analizar la vía judicial
Valorar monitorio u otro procedimiento según las características de la deuda.
7. Preparar la documentación procesal
No solo la factura: toda la relación contractual y las comunicaciones relevantes.
8. Valorar la solvencia del deudor
La posibilidad efectiva de cobro debe formar parte de la estrategia.
Conclusión
Cuando una empresa no cobra una factura, acudir a los tribunales puede ser necesario, pero no debería ser una decisión automática ni tampoco retrasarse indefinidamente.
La clave está en valorar conjuntamente la existencia y exigibilidad de la deuda, la documentación disponible, la actitud del deudor, el importe reclamado, la posible solvencia y los requisitos procesales aplicables.
La introducción de los medios adecuados de solución de controversias como requisito de procedibilidad hace especialmente importante preparar correctamente la reclamación antes de iniciar el procedimiento judicial.
Una reclamación bien documentada y una estrategia definida desde el primer momento pueden facilitar el cobro y evitar que un impago empresarial termine convirtiéndose en un problema mucho más difícil de resolver.
