Cuando una empresa tiene una factura o una deuda pendiente de cobro, no conviene dejar pasar el tiempo sin actuar. Las deudas no pueden reclamarse indefinidamente y, en determinados casos, la acción para exigir judicialmente su pago puede prescribir.

En las relaciones entre empresas, el plazo aplicable depende de la naturaleza de la deuda y de la acción que se pretenda ejercitar. Como regla general, las acciones personales que no tengan un plazo especial prescriben a los cinco años desde que puede exigirse el cumplimiento de la obligación.

Además, una reclamación extrajudicial o un reconocimiento de la deuda pueden interrumpir la prescripción, haciendo que el plazo vuelva a comenzar.

¿Qué significa que una deuda prescriba?

La prescripción supone que, transcurrido el plazo legal sin que se haya ejercitado la acción o producido un acto que interrumpa el plazo, el acreedor puede encontrarse con que ya no pueda exigir judicialmente el cumplimiento de esa obligación.

Por eso, que una factura sea antigua no significa necesariamente que la deuda haya desaparecido. Es necesario analizar:

• cuándo nació la obligación;
• cuándo podía exigirse el pago;
• qué plazo de prescripción resulta aplicable;
• si existió alguna reclamación;
• si el deudor reconoció la deuda;
• y si se produjo algún procedimiento judicial.

La fecha de vencimiento de la factura es, por tanto, un dato importante, pero no siempre es suficiente para determinar si una deuda está prescrita.

¿Cuál es el plazo general para reclamar una deuda entre empresas?

En Derecho común, el artículo 1964 del Código Civil establece un plazo general de cinco años para las acciones personales que no tengan establecido un plazo especial.

El plazo comienza desde que puede exigirse el cumplimiento de la obligación.

Esto significa que, por ejemplo, si una empresa presta un servicio a otra y la factura debe pagarse en una determinada fecha, habrá que analizar desde cuándo podía exigirse jurídicamente el pago y qué régimen de prescripción corresponde a esa relación.

No obstante, no todas las deudas entre empresas tienen necesariamente el mismo plazo. Algunas obligaciones están sometidas a plazos especiales previstos en otras normas.

Por ello, antes de concluir que una deuda ha prescrito, es necesario identificar correctamente el origen de la obligación.

¿Cuándo empieza a contar el plazo de prescripción?

Como regla general, el plazo comienza cuando la obligación puede ser exigida.

En una deuda derivada de una factura, será necesario revisar, entre otros aspectos:

• la fecha del contrato;
• la fecha de prestación del servicio o entrega de los bienes;
• la fecha de vencimiento de la factura;
• las condiciones de pago pactadas;
• posibles períodos de pago adicionales;
• y cualquier acuerdo posterior entre las empresas.

Por ejemplo, si una factura establece que el pago debe realizarse el 30 de junio, no basta con mirar la fecha en la que fue emitida. Será necesario determinar cuándo nació la posibilidad de exigir el pago.

¿Una reclamación extrajudicial interrumpe la prescripción?

Sí.

La reclamación extrajudicial del acreedor es uno de los mecanismos que puede interrumpir la prescripción.

También puede interrumpirse mediante el ejercicio de la acción ante los tribunales o por un acto de reconocimiento de la deuda realizado por el deudor.

Esto tiene una consecuencia especialmente importante: cuando la prescripción se interrumpe, el plazo comienza nuevamente conforme al régimen aplicable.

Por ello, una empresa que tiene una deuda pendiente no debería limitarse a esperar el paso del tiempo. Una reclamación correctamente planteada puede ser relevante tanto para intentar conseguir el pago como para conservar la posibilidad de reclamar judicialmente.

¿Qué reclamaciones pueden servir para interrumpir la prescripción?

La reclamación extrajudicial no tiene que adoptar necesariamente una única forma.

Puede existir una reclamación mediante:

• burofax;
• requerimiento escrito;
• comunicación formal dirigida al deudor;
• reclamación realizada por abogado;
• o cualquier otro medio que permita acreditar adecuadamente la reclamación y su contenido.

Lo importante no es solamente haber enviado un mensaje, sino poder acreditar qué se reclamó, cuándo se hizo y a quién se dirigió.

Por este motivo, cuando la deuda está próxima a prescribir, resulta especialmente importante conservar la documentación que permita demostrar la reclamación.

¿Un correo electrónico puede interrumpir la prescripción?

Una reclamación extrajudicial puede tener efectos interruptivos aunque no exista una formalidad única obligatoria.

Sin embargo, desde el punto de vista probatorio, no todas las comunicaciones ofrecen las mismas garantías.

Si una empresa se limita a enviar un correo electrónico reclamando una factura, posteriormente puede surgir una discusión sobre:

• quién lo recibió;
• si llegó correctamente;
• cuál era exactamente el contenido;
• cuándo se recibió;
• y si la persona que lo recibió podía actuar en nombre de la empresa.

Por ello, cuando el plazo está próximo a finalizar, conviene utilizar un medio que permita acreditar de forma sólida la existencia, contenido, fecha y recepción de la reclamación.

¿Qué ocurre si el deudor reconoce la deuda?

El reconocimiento de la deuda también puede interrumpir la prescripción.

Esto puede producirse, por ejemplo, cuando el deudor:

• reconoce expresamente que existe una cantidad pendiente;
• propone un calendario de pagos;
• solicita un aplazamiento;
• realiza un pago parcial reconociendo el importe restante;
• o firma un documento de reconocimiento de deuda.

En estos casos es importante conservar la documentación porque puede tener valor tanto para acreditar la existencia de la deuda como para determinar sus efectos sobre la prescripción.

Un reconocimiento de deuda no significa necesariamente que la obligación anterior desaparezca y sea sustituida por otra. Sus efectos deben analizarse atendiendo al contenido concreto del documento y a las circunstancias del caso.

¿Qué ocurre si la empresa reclama después de varios años?

Que hayan transcurrido varios años desde el vencimiento de una factura no significa automáticamente que no pueda reclamarse.

Antes de iniciar una reclamación conviene reconstruir la historia de la deuda:

Factura → vencimiento → comunicaciones → reclamaciones → reconocimientos → pagos parciales → acuerdos → procedimientos judiciales.

De esta manera puede determinarse si el plazo ha transcurrido realmente o si se ha producido alguna circunstancia que haya afectado a su cómputo.

Por ejemplo, una factura vencida hace cuatro años puede encontrarse en una situación jurídica diferente si durante ese período existieron reclamaciones extrajudiciales o reconocimientos de deuda.

¿Y si la deuda ya ha prescrito?

Si la acción para reclamar una deuda ha prescrito, la situación cambia sustancialmente.

El acreedor puede encontrarse con que ya no pueda obtener judicialmente el pago mediante el ejercicio de la acción correspondiente.

Por eso, no es recomendable esperar hasta el último momento para reclamar una deuda empresarial.

Además, una empresa que recibe una reclamación de una deuda antigua tampoco debería asumir automáticamente que debe pagarla o que está prescrita. Es necesario revisar la documentación y comprobar el historial de la obligación.

¿Qué documentación conviene revisar?

Para determinar si una deuda entre empresas puede reclamarse todavía, conviene reunir toda la documentación relacionada con la operación:

• contrato firmado;
• presupuesto aceptado;
• pedido;
• albaranes;
• facturas;
• condiciones generales de contratación;
• correos electrónicos;
• comunicaciones comerciales;
• requerimientos de pago;
• burofaxes;
• reconocimientos de deuda;
• acuerdos de pago;
• justificantes de pagos parciales;
• documentos de conciliación de saldos;
• y cualquier procedimiento judicial relacionado con la deuda.

La documentación permite determinar tanto el origen de la obligación como las actuaciones realizadas posteriormente.

¿Qué ocurre con varias facturas impagadas?

Cuando existen varias facturas pendientes, no siempre debe analizarse toda la deuda como si se tratara de una única obligación.

Cada factura puede tener:

• una fecha diferente;
• un vencimiento diferente;
• un origen contractual diferente;
• reclamaciones distintas;
• o actos de reconocimiento independientes.

Por ello, es importante elaborar un cuadro de control de la deuda en el que aparezcan, al menos:

Esta revisión permite detectar rápidamente qué cantidades pueden estar próximas a prescribir y cuáles han tenido actuaciones posteriores.

¿Una deuda prescrita puede reclamarse judicialmente?

Antes de presentar una reclamación judicial debe comprobarse si la acción continúa vigente.

En caso de que el deudor invoque la prescripción, habrá que analizar el plazo aplicable y las circunstancias que hayan podido interrumpirlo.

Por eso, presentar una reclamación sin revisar previamente la prescripción puede generar costes innecesarios y dificultar la estrategia de recuperación de la deuda.

¿Qué debe hacer una empresa cuando tiene una deuda antigua?

Lo recomendable es actuar antes de que el problema llegue a una situación límite.

Una empresa con facturas pendientes debería:

1. Identificar el origen de cada deuda.
2. Comprobar la fecha de vencimiento.
3. Revisar el contrato y las condiciones de pago.
4. Comprobar todas las reclamaciones realizadas.
5. Revisar si el deudor ha reconocido la deuda.
6. Determinar el plazo de prescripción aplicable.
7. Calcular correctamente las cantidades pendientes.
8. Reunir la documentación que acredite la operación.
9. Realizar, cuando proceda, un requerimiento formal de pago.
10. Valorar la vía judicial si no se obtiene el pago.

No conviene esperar a que una deuda esté próxima a prescribir

La prescripción es una cuestión que debe analizarse desde el momento en que una empresa detecta un impago.

Una factura pendiente no debería permanecer indefinidamente en la contabilidad sin realizar ninguna actuación. Cuanto más tiempo transcurre, más importante resulta revisar la documentación, las comunicaciones mantenidas con el cliente y cualquier actuación que pueda haber afectado al plazo de prescripción.

Además, en determinadas relaciones empresariales pueden existir plazos especiales de prescripción, por lo que no debe aplicarse automáticamente el plazo general de cinco años a cualquier deuda.

Conclusión

Las deudas entre empresas pueden estar sujetas a plazos de prescripción y, una vez transcurridos, la posibilidad de exigir judicialmente su pago puede verse afectada.

Como regla general, las acciones personales sin plazo especial prescriben a los cinco años desde que puede exigirse el cumplimiento de la obligación. Sin embargo, para determinar si una deuda concreta está prescrita es necesario analizar su origen, el plazo aplicable y todas las actuaciones realizadas posteriormente.

Una reclamación extrajudicial, un procedimiento judicial o un reconocimiento de la deuda pueden tener efectos sobre la prescripción. Por eso, ante una factura impagada que lleva tiempo pendiente, conviene revisar la situación antes de dar por perdida la deuda o dejar pasar más tiempo.

Si su empresa tiene facturas o deudas pendientes de cobro y quiere saber si todavía puede reclamarlas, podemos analizar la documentación, el origen de la deuda y el plazo de prescripción aplicable.

Cuando un cliente no paga una factura, disponer de una documentación ordenada puede ser determinante para reclamar la deuda con garantías.

La factura es un documento importante, pero no siempre es suficiente por sí sola. En función de cómo se haya desarrollado la relación comercial, pueden resultar relevantes el contrato, el presupuesto aceptado, el pedido, los albaranes, los correos electrónicos, los justificantes de entrega o las comunicaciones mantenidas con el cliente.

Además, si la empresa termina acudiendo a los tribunales, será necesario acreditar de la forma más clara posible qué se contrató, qué se entregó o prestó, cuánto debía pagarse y cuándo venció la deuda.

1. La factura impagada

El primer documento que debe conservar la empresa es, evidentemente, la factura pendiente de pago.

Debe comprobarse que contiene correctamente:

• Identificación de la empresa y del cliente.
• Número y fecha de factura.
• Concepto facturado.
• Importe.
• Impuestos correspondientes.
• Condiciones de pago.
• Fecha de vencimiento, cuando proceda.

También conviene conservar la evidencia de que la factura fue efectivamente enviada o puesta a disposición del cliente.

Una factura correctamente emitida y recibida permite acreditar una parte importante de la reclamación, pero es recomendable acompañarla de la documentación que demuestre el origen de la deuda.

2. El contrato que origina la deuda

Cuando existe un contrato escrito, debe conservarse junto con la factura.

El contrato permite acreditar aspectos esenciales como:

• Qué servicio debía prestarse.
• Qué productos debían entregarse.
• Cuál era el precio.
• Cuáles eran las condiciones de pago.
• Cuándo debía realizarse el pago.
• Qué obligaciones asumía cada parte.
• Qué consecuencias se habían previsto para un posible incumplimiento.

Si el contrato contiene condiciones específicas sobre intereses, penalizaciones o gastos derivados del impago, también será necesario revisarlas antes de calcular la cantidad que se reclama.

3. Presupuesto o propuesta aceptada

No todas las relaciones comerciales se formalizan mediante un contrato extenso.

En muchas pequeñas empresas, la operación comienza con un presupuesto que posteriormente acepta el cliente.

Ese presupuesto puede ser una prueba importante si permite acreditar:

• El trabajo contratado.
• El precio.
• Las condiciones de prestación.
• Los productos incluidos.
• Los plazos.
• La aceptación por parte del cliente.

Por ello, conviene conservar tanto el presupuesto enviado como la prueba de su aceptación.

Un correo electrónico, una aceptación mediante una plataforma digital o cualquier otra comunicación que permita acreditar que el cliente aceptó las condiciones puede resultar relevante.

4. Pedido realizado por el cliente

Cuando existe un pedido, también debe conservarse.

Puede tratarse de un pedido realizado:

• Por correo electrónico.
• Mediante una plataforma comercial.
• A través de la página web.
• Por escrito.
• Mediante un sistema interno de gestión.

El pedido permite relacionar la factura con una operación concreta y puede ser especialmente útil cuando existen numerosas facturas o pedidos sucesivos entre las mismas empresas.

5. Albaranes y justificantes de entrega

Cuando la factura corresponde a la venta o suministro de productos, los albaranes pueden tener una importancia especial.

El albarán permite acreditar, según su contenido y circunstancias, que determinados productos fueron entregados al cliente.

Conviene conservar:

• Albarán.
• Fecha de entrega.
• Identificación del destinatario.
• Productos entregados.
• Cantidades.
• Firma o acreditación de recepción, cuando exista.

Si la entrega se realizó mediante una empresa de transporte, también puede ser útil conservar el justificante de entrega proporcionado por el transportista.

6. Documentación que acredita la prestación de un servicio

En el caso de servicios, puede no existir un albarán.

En estas situaciones conviene conservar cualquier documentación que permita demostrar que el trabajo se realizó.

Por ejemplo:

• Partes de trabajo.
• Informes.
• Actas.
• Hojas de servicio.
• Entregables.
• Informes técnicos.
• Comunicaciones de finalización.
• Correos electrónicos.
• Documentación entregada al cliente.

Cuanto más difícil sea demostrar materialmente que el servicio fue prestado, más importante será conservar adecuadamente estas evidencias.

7. Correos electrónicos y comunicaciones con el cliente

Las comunicaciones mantenidas con el cliente pueden ser especialmente importantes.

Por ejemplo, puede resultar relevante conservar un correo en el que el cliente:

• Reconoce que existe la factura.
• Solicita un aplazamiento.
• Se compromete a pagar en una determinada fecha.
• Explica el motivo por el que todavía no ha pagado.
• Solicita una copia de la factura.
• Reconoce parcialmente la deuda.
• Propone un calendario de pagos.

Estas comunicaciones pueden ayudar a demostrar la existencia de la relación comercial y las circunstancias del impago.

Por eso, no conviene eliminar correos relacionados con una deuda simplemente porque haya terminado la relación comercial.

8. Comunicaciones sobre incidencias o reclamaciones del cliente

También deben conservarse las comunicaciones en las que el cliente manifieste algún desacuerdo.

Esto es importante porque una factura impagada puede estar relacionada con una controversia sobre el producto o servicio.

Por ejemplo, el cliente puede alegar:

• Que no recibió la mercancía.
• Que el servicio no se prestó correctamente.
• Que existen defectos.
• Que la cantidad facturada no coincide con lo acordado.
• Que ya realizó un pago.
• Que existe un descuento pendiente.

Antes de reclamar judicialmente una factura conviene conocer y documentar estas circunstancias.

9. Justificante del envío y recepción de la factura

También puede ser útil acreditar que la factura llegó al cliente.

Dependiendo del sistema utilizado, puede conservarse:

• Correo electrónico de envío.
• Confirmación de recepción.
• Registro de la plataforma utilizada.
• Factura electrónica y su correspondiente registro.
• Comunicación posterior en la que el cliente se refiera a la factura.

Esta documentación puede resultar especialmente útil cuando el cliente posteriormente afirma que nunca recibió la factura.

10. Requerimientos de pago realizados

Si la empresa ya ha reclamado la deuda, debe conservar todas las comunicaciones realizadas.

Por ejemplo:

• Correos electrónicos.
• Cartas.
• Requerimientos formales.
• Burofax.
• Comunicaciones electrónicas que permitan acreditar su contenido y recepción.

El requerimiento debería identificar claramente la deuda reclamada y permitir determinar qué cantidad se solicita.

Además, desde la reforma procesal introducida en 2025, en determinados procedimientos civiles y mercantiles debe tenerse en cuenta el requisito de intentar previamente una actividad negociadora adecuada antes de acudir a los tribunales. Por ello, cuando resulte aplicable, también será importante conservar la documentación que acredite ese intento de negociación.

11. Reconocimiento de deuda o compromiso de pago

Si el cliente ha reconocido expresamente que debe una cantidad, ese documento o comunicación debe conservarse.

Puede tratarse de:

• Un reconocimiento de deuda.
• Un acuerdo de pago.
• Un correo electrónico.
• Un documento firmado.
• Una propuesta de pago a plazos.
• Un mensaje en el que el cliente reconozca expresamente el importe pendiente.

Este tipo de documentación puede tener especial valor probatorio porque permite acreditar que el propio cliente reconoce la existencia de la deuda.

12. Justificantes de pagos parciales

Si el cliente ha realizado algún pago, deben conservarse los justificantes correspondientes.

Esto permite determinar correctamente cuál es la cantidad que continúa pendiente.

También conviene comprobar si los pagos parciales se han aplicado a determinadas facturas o conceptos.

Una reclamación debe partir de una cantidad correctamente calculada.

13. Documentación para calcular los intereses

Cuando puedan reclamarse intereses de demora, la empresa debe disponer de la información necesaria para calcularlos.

Conviene identificar:

• Importe principal.
• Fecha de vencimiento.
• Fecha desde la que se genera la mora.
• Pagos parciales realizados.
• Tipo de interés aplicable.
• Periodo durante el que se generan los intereses.

En las operaciones comerciales sujetas a la normativa específica sobre morosidad, el impago dentro del plazo puede generar intereses de demora en los términos establecidos legalmente.

Por ello, no es recomendable incluir una cantidad de intereses calculada de forma aproximada.

14. ¿Qué documentación puede ser necesaria para un procedimiento monitorio?

Si la empresa decide reclamar la deuda mediante un procedimiento monitorio, la documentación adquiere una importancia todavía mayor.

La Ley de Enjuiciamiento Civil permite utilizar este procedimiento para reclamar deudas dinerarias que reúnan los requisitos legalmente establecidos y contempla como documentos relevantes, entre otros, las facturas y documentos comerciales que acrediten la relación entre las partes.

La documentación puede incluir:

• Factura impagada.
• Contrato.
• Presupuesto aceptado.
• Pedido.
• Albaranes.
• Justificantes de entrega.
• Documentación que acredite la prestación del servicio.
• Comunicaciones comerciales.
• Reconocimientos de deuda.
• Requerimientos de pago.
• Documentación relacionada con la negociación previa cuando resulte exigible.

La documentación concreta dependerá de cómo se haya originado la deuda.

15. No es necesario tener un contrato firmado en todos los casos

La ausencia de un contrato firmado no significa necesariamente que una empresa no pueda reclamar una factura.

Las relaciones comerciales pueden acreditarse mediante diferentes documentos y comunicaciones.

Por ejemplo, puede existir:

presupuesto → aceptación → prestación del servicio → factura → comunicaciones sobre el pago.

O bien:

pedido → entrega de mercancía → albarán → factura → reclamación.

Lo importante será poder acreditar suficientemente la existencia de la relación y de la deuda.

Por eso, cuando no existe un contrato formal, adquieren especial importancia el resto de documentos que permitan reconstruir cómo se desarrolló la operación.

16. ¿Qué ocurre si el cliente niega la deuda?

Si el cliente niega la existencia de la deuda, la documentación reunida puede resultar determinante.

No tendrá la misma situación una empresa que únicamente dispone de una factura que otra que puede aportar:

• Presupuesto aceptado.
• Pedido del cliente.
• Albarán firmado.
• Correos electrónicos.
• Documentación de entrega.
• Factura.
• Reclamaciones anteriores.
• Reconocimiento parcial de la deuda.

Cuanto más completa sea la documentación, más sencillo será explicar el origen de la reclamación y responder a las posibles objeciones del cliente.

17. Organizar un expediente de cada factura impagada

Una buena práctica consiste en crear un expediente para cada deuda relevante.

Por ejemplo:

01. Contrato o presupuesto

02. Pedido

03. Albaranes o documentación del servicio

04. Factura

05. Justificante de envío

06. Comunicaciones con el cliente

07. Requerimientos de pago

08. Reconocimiento o propuesta de pago

09. Pagos parciales

10. Documentación de negociación previa, cuando corresponda

Esta organización permite conocer rápidamente la situación de la deuda y facilita su análisis antes de decidir qué actuación realizar.

18. ¿Cuándo conviene revisar la documentación con un abogado?

No todas las facturas impagadas requieren la misma estrategia.

Puede ser especialmente recomendable realizar una revisión jurídica cuando:

• La cantidad reclamada es elevada.
• El cliente niega la deuda.
• Existen defectos o incidencias sobre el servicio.
• Hay varias facturas pendientes.
• Se han producido pagos parciales.
• El contrato contiene cláusulas complejas.
• Existen compensaciones entre las partes.
• El cliente ha enviado un requerimiento o una reclamación.
• Se está valorando iniciar un procedimiento judicial.

Una revisión previa permite comprobar si la deuda está correctamente documentada y cuál puede ser la vía más adecuada para reclamarla.

Una buena documentación facilita la reclamación

Reclamar una factura impagada no consiste únicamente en presentar la factura ante el cliente o ante un tribunal.

La empresa debe poder explicar de forma clara de dónde procede la deuda, qué obligación asumió el cliente, qué se entregó o prestó, cuál era el precio, cuándo debía pagarse y qué cantidad continúa pendiente.

Por eso, conservar correctamente la documentación desde el inicio de la relación comercial puede ser tan importante como realizar posteriormente la reclamación.

Una empresa que mantiene organizada la documentación de sus operaciones está mejor preparada para reclamar una deuda y defender sus intereses cuando surge un conflicto.

El impago de una factura puede convertirse en un problema importante para una empresa, especialmente cuando afecta a varias operaciones o a una cantidad relevante para su tesorería.

Cuando un cliente no paga dentro del plazo acordado, la empresa no tiene por qué limitarse a esperar. Existen diferentes vías para reclamar la deuda, desde una reclamación extrajudicial hasta la correspondiente reclamación judicial.

Además, una reclamación bien preparada desde el principio permite conservar pruebas, calcular correctamente las cantidades reclamables y decidir con mayor seguridad qué actuación conviene realizar.

1. Comprobar que la factura está correctamente emitida

Antes de iniciar una reclamación conviene comprobar que la factura y la operación que la origina son correctas.

La empresa debe revisar especialmente:

• Identidad del cliente.
• Concepto facturado.
• Importe.
• IVA y demás conceptos fiscales que correspondan.
• Fecha de emisión.
• Fecha de vencimiento.
• Condiciones de pago.
• Contrato, presupuesto o pedido que origina la factura.

También es importante comprobar que el servicio se haya prestado o que los productos se hayan entregado conforme a lo acordado.

Una factura impagada será más sencilla de reclamar cuando la empresa pueda acreditar claramente qué se vendió o qué servicio se prestó, cuál era el precio y cuándo debía pagarse.

2. Comprobar cuándo venció la deuda

El siguiente paso consiste en determinar si la factura está realmente vencida.

En las operaciones comerciales entre empresas, la Ley 3/2004 establece reglas específicas sobre los plazos de pago. Cuando no se ha pactado un plazo, el plazo legal general es de 30 días naturales en los términos establecidos por la normativa. Si existe un plazo pactado, debe respetar los límites legales y, con carácter general, no puede superar los 60 días naturales.

Por tanto, antes de reclamar conviene comprobar:

Fecha de la operación → recepción de bienes o servicios → emisión y recepción de la factura → vencimiento.

Esta comprobación es especialmente importante cuando existen procedimientos de aceptación o comprobación de los bienes o servicios.

3. Revisar si existen motivos alegados por el cliente para no pagar

No todo impago significa necesariamente que el cliente carezca de motivos para oponerse al pago.

Antes de reclamar conviene comprobar si el cliente ha comunicado alguna incidencia relacionada con:

• Productos defectuosos.
• Servicios prestados incorrectamente.
• Diferencias entre lo contratado y lo entregado.
• Facturación incorrecta.
• Incumplimiento de plazos.
• Compensaciones o descuentos pactados.
• Incidencias pendientes de resolver.

Si el cliente ha cuestionado la factura, la empresa debe analizar primero el motivo de la discrepancia.

Esto puede ser especialmente importante antes de iniciar una reclamación judicial, porque una oposición posterior puede convertir una reclamación aparentemente sencilla en un procedimiento contencioso.

4. Reunir toda la documentación

Una reclamación de deuda debe estar respaldada por documentación suficiente.

Conviene reunir y conservar, entre otros documentos:

• Contrato.
• Presupuesto aceptado.
• Pedido.
• Factura.
• Albarán de entrega.
• Parte de trabajo.
• Justificante de prestación del servicio.
• Correos electrónicos.
• Mensajes relacionados con la operación.
• Comunicaciones sobre el vencimiento.
• Reconocimientos de deuda.
• Reclamaciones anteriores.

La factura por sí sola puede ser un documento importante, pero disponer de documentación complementaria permite acreditar con mayor claridad el origen y exigibilidad de la deuda.

La Ley de Enjuiciamiento Civil contempla expresamente las facturas, albaranes, certificaciones y otros documentos comerciales como medios que pueden servir para acreditar una deuda en un procedimiento monitorio. Poder Judicial

5. Reclamar extrajudicialmente la factura

Una vez comprobada la deuda, normalmente conviene realizar una reclamación extrajudicial antes de acudir a los tribunales.

La reclamación debería identificar claramente:

• La factura o facturas pendientes.
• El importe reclamado.
• La fecha de vencimiento.
• Los intereses que, en su caso, correspondan.
• El plazo concedido para pagar.
• La forma de realizar el pago.
• Las consecuencias de no atender el requerimiento.

El objetivo no es simplemente recordar al cliente que existe una factura pendiente. Es dejar constancia clara de que la empresa reclama formalmente una deuda vencida.

El medio utilizado debe permitir conservar prueba suficiente de la comunicación y de su contenido.

6. ¿Puede reclamar intereses de demora?

Sí, cuando concurran los requisitos establecidos por la normativa aplicable.

En las operaciones comerciales incluidas en la Ley 3/2004, el deudor incurre en mora automáticamente cuando no paga dentro del plazo pactado o legalmente establecido, sin necesidad de que el acreedor tenga que realizar previamente una reclamación para que nazca la mora.

El interés de demora será el pactado y, en defecto de pacto, se aplica el tipo legal previsto por la Ley 3/2004, calculado conforme al tipo de referencia del Banco Central Europeo más ocho puntos porcentuales.

Por ello, al preparar una reclamación conviene calcular correctamente:

Principal + intereses de demora + costes de cobro que puedan corresponder.

7. ¿Puede reclamarse una cantidad adicional por los costes de cobro?

La Ley 3/2004 reconoce, cuando concurren sus requisitos, una cantidad fija de 40 euros en concepto de indemnización por costes de cobro, además del derecho a reclamar determinados costes adicionales debidamente acreditados que superen esa cantidad.

Esto debe analizarse en cada caso y teniendo en cuenta la naturaleza de la deuda y las circunstancias concretas de la reclamación.

Por tanto, al reclamar una factura impagada entre empresas no conviene limitarse automáticamente al importe que aparece en la factura.

8. Si el cliente no paga, valorar la vía judicial

Si el requerimiento extrajudicial no consigue el pago, la empresa puede valorar acudir a los tribunales.

Una de las vías habituales para reclamar determinadas deudas dinerarias es el procedimiento monitorio.

Este procedimiento puede utilizarse cuando existe una deuda dineraria vencida y exigible y puede acreditarse mediante los documentos previstos legalmente. Entre ellos se encuentran las facturas, albaranes y otros documentos que habitualmente acreditan relaciones comerciales. Poder Judicial

El procedimiento monitorio puede ser especialmente útil cuando la deuda está suficientemente documentada y no existe, inicialmente, una controversia compleja sobre su origen.

9. Una novedad importante: la negociación previa antes del monitorio

Desde el 3 de abril de 2025, la Ley Orgánica 1/2025 introdujo con carácter general el requisito de acudir previamente a un medio adecuado de solución de controversias —MASC— en los asuntos civiles y mercantiles sujetos a esta regulación.

El procedimiento monitorio no figura entre las excepciones expresamente previstas por la norma. Los criterios judiciales publicados desde la entrada en vigor de la reforma han considerado, con carácter general, que el requisito también resulta aplicable al monitorio.

Esto significa que, antes de presentar una reclamación monitoria, no basta con preparar la factura y el resto de documentación. También debe analizarse el cumplimiento del requisito de procedibilidad y dejar constancia documental del intento de negociación.

La actividad negociadora puede realizarse mediante diferentes mecanismos. La propia normativa contempla, entre otros, la negociación directa entre las partes o a través de sus abogados, la mediación, la conciliación o una oferta vinculante confidencial.

La documentación que acredite el intento de negociación debe conservarse adecuadamente.

10. ¿Qué ocurre si el deudor se opone al monitorio?

El procedimiento monitorio no garantiza que el deudor vaya a pagar simplemente porque se presente la reclamación.

El deudor puede pagar, no comparecer u oponerse a la reclamación.

Si existe oposición, el procedimiento puede continuar por la vía procesal que corresponda en función de la cuantía y de las circunstancias del caso.

Por eso, antes de iniciar el monitorio conviene valorar no solamente la documentación de la deuda, sino también la posibilidad de que el cliente discuta:

• La existencia del contrato.
• La prestación realizada.
• El precio.
• La calidad de los productos o servicios.
• El vencimiento.
• La cuantía reclamada.
• La existencia de compensaciones u otras circunstancias.

Una buena preparación previa permite anticipar mejor estas posibles objeciones.

11. ¿Hace falta abogado para reclamar una factura?

La petición inicial del procedimiento monitorio está exceptuada de la intervención preceptiva de abogado y procurador.

Sin embargo, cuando el procedimiento continúa por oposición o se pasa a una fase de ejecución en los supuestos en que la ley exige su intervención, puede ser necesaria la asistencia de estos profesionales.

El Consejo General del Poder Judicial señala, además, que para la petición inicial del monitorio no es necesario abogado ni procurador y que, en determinados supuestos superiores a 2.000 euros, sí resulta necesaria su intervención en las fases posteriores correspondientes. Poder Judicial

En la práctica, cuando la deuda presenta cierta complejidad o existe riesgo de oposición, puede ser conveniente preparar jurídicamente la reclamación desde el principio.

12. No dejar pasar el tiempo

Una factura impagada no debería permanecer indefinidamente sin reclamar.

Además de los problemas de tesorería, el transcurso del tiempo puede dificultar la conservación de documentación, la localización de comunicaciones o la acreditación de determinados hechos.

La empresa debería disponer de un procedimiento interno para detectar las facturas vencidas y decidir cuándo realizar el primer requerimiento y cuándo escalar la reclamación.

Esto resulta especialmente importante cuando existen varios impagos del mismo cliente.

13. Si existen varias facturas impagadas

Cuando un mismo cliente acumula varias facturas pendientes, conviene analizar conjuntamente la situación.

Debe comprobarse:

• Qué facturas están vencidas.
• Cuáles han sido reclamadas.
• Qué cantidades han sido pagadas parcialmente.
• Si existen facturas discutidas.
• Qué intereses corresponden.
• Si todas proceden de la misma relación contractual.
• Si existen compensaciones o créditos a favor del cliente.

No siempre será adecuado tratar todas las facturas exactamente de la misma manera.

La estrategia dependerá de la documentación disponible, del origen de las deudas y de las circunstancias concretas del cliente.

14. La reclamación debe estar correctamente documentada

Uno de los errores más frecuentes consiste en esperar demasiado tiempo y comenzar a recopilar documentación solamente cuando se decide acudir a los tribunales.

Es preferible que la empresa mantenga desde el inicio un expediente organizado de cada deuda relevante.

Una buena documentación permite acreditar:

qué se contrató → qué se entregó o realizó → cuánto debía pagarse → cuándo venció → qué se reclamó → qué respondió el cliente.

Esta trazabilidad puede resultar fundamental si finalmente es necesario iniciar un procedimiento judicial.

Reclamar una factura impagada requiere actuar con método

Cuando un cliente deja de pagar una factura, la empresa debería actuar de forma ordenada y no limitarse a enviar recordatorios sucesivos sin una estrategia definida.

El primer paso consiste en comprobar que la deuda existe, está vencida y puede acreditarse. Después conviene realizar un requerimiento formal y valorar las cantidades adicionales que puedan corresponder, incluidos los intereses de demora y, cuando proceda, los costes de cobro.

Si el cliente continúa sin pagar, deberá analizarse la vía judicial adecuada y, en los procedimientos civiles sujetos a la Ley Orgánica 1/2025, el cumplimiento previo del requisito de negociación.

Una reclamación bien preparada desde el principio puede facilitar la recuperación de la deuda y evitar que un impago termine afectando innecesariamente a la actividad de la empresa.

Una empresa puede desarrollar su actividad con normalidad y, sin embargo, encontrarse ante un riesgo penal derivado de determinadas actuaciones realizadas dentro de su organización.

Desde la introducción de la responsabilidad penal de las personas jurídicas en el Código Penal, determinadas empresas pueden responder penalmente por delitos cometidos por sus representantes, administradores o empleados cuando concurren las circunstancias establecidas legalmente.

Esto significa que el riesgo penal no afecta únicamente a las grandes empresas. También puede afectar a pequeñas y medianas empresas cuando determinadas conductas se realizan en su nombre, por su cuenta o en su beneficio y concurren los requisitos establecidos por la ley.

La prevención de estos riesgos requiere conocer cómo funciona la responsabilidad penal de la empresa y establecer medidas de organización y control adecuadas a su actividad.

1. ¿Puede una empresa cometer un delito?

Sí, pero es importante precisar cómo funciona jurídicamente esta responsabilidad.

El Artículo 31 bis del Código Penal (BOE) establece que, en los supuestos expresamente previstos por la propia legislación penal, las personas jurídicas pueden responder por determinados delitos cometidos:

• En nombre o por cuenta de la empresa y en su beneficio directo o indirecto por sus representantes legales o personas con facultades de decisión, organización y control.
• Por personas sometidas a la autoridad de las anteriores, cuando hayan podido cometer el delito debido a un incumplimiento grave de los deberes de supervisión, vigilancia y control.

Por tanto, no cualquier delito cometido por un trabajador genera automáticamente responsabilidad penal para la empresa.

Es necesario que el delito sea uno de aquellos para los que el Código Penal contempla responsabilidad de la persona jurídica y que concurran las circunstancias previstas legalmente.

2. ¿La empresa responde automáticamente por lo que haga un administrador o trabajador?

No.

Esta cuestión es especialmente importante para las pymes.

La responsabilidad penal de la persona jurídica no debe confundirse con una responsabilidad automática por los actos realizados por una persona física vinculada a la empresa.

El Tribunal Supremo ha señalado que la responsabilidad penal de la persona jurídica tiene que fundamentarse en un hecho propio de la entidad y no simplemente en trasladar a la empresa la responsabilidad de la persona física.

En una sentencia de 11 de abril de 2025, el Tribunal Supremo volvió a señalar que no basta con atribuir a la persona jurídica los mismos hechos imputados al administrador. La responsabilidad debe relacionarse con las circunstancias propias de la organización y, en particular, con posibles deficiencias en sus sistemas de prevención, vigilancia y control.

Esto es especialmente relevante para entender el papel del compliance penal.

3. ¿Qué delitos pueden generar responsabilidad para una empresa?

La responsabilidad penal de las personas jurídicas no se aplica a todos los delitos.

El Código Penal establece específicamente los delitos en los que puede existir responsabilidad de la empresa.

Entre las materias en las que puede aparecer este riesgo se encuentran, entre otras:

• Estafas.
• Delitos contra la Hacienda Pública.
• Delitos contra la Seguridad Social.
• Delitos de corrupción.
• Delitos de blanqueo de capitales.
• Delitos contra el medio ambiente.
• Determinados delitos contra los trabajadores.
• Delitos relativos a la propiedad intelectual e industrial.
• Determinados delitos relacionados con la protección de datos y sistemas informáticos.
• Delitos de financiación ilegal de partidos políticos, en los supuestos legalmente previstos.

La lista no debe interpretarse como una responsabilidad general de la empresa frente a cualquier conducta delictiva. Es necesario comprobar en cada caso si el delito concreto contempla responsabilidad penal de la persona jurídica y si concurren los requisitos establecidos.

4. ¿Qué importancia tiene el beneficio para la empresa?

El beneficio directo o indirecto para la persona jurídica es uno de los elementos relevantes del artículo 31 bis.

Por ejemplo, determinadas actuaciones realizadas por un administrador o representante pueden generar responsabilidad de la empresa cuando se realizan en su nombre o por su cuenta y buscan un beneficio para ella.

El Tribunal Supremo ha señalado que este requisito de beneficio para la persona jurídica es un elemento indispensable para la responsabilidad prevista en el artículo 31 bis.

Esto no significa necesariamente que la empresa haya obtenido finalmente un beneficio económico. La ley contempla tanto el beneficio directo como el indirecto y las circunstancias deben analizarse en cada caso.

5. ¿Qué es un programa de compliance penal?

Un programa de compliance penal es un sistema de organización y control destinado a identificar y gestionar los riesgos de comisión de determinados delitos dentro de la empresa.

No consiste simplemente en disponer de un documento denominado «compliance».

El artículo 31 bis exige que los modelos de organización y gestión incorporen diferentes elementos, entre ellos:

• Identificación de las actividades en las que pueden cometerse delitos.
• Protocolos para la adopción y ejecución de decisiones.
• Sistemas de gestión de recursos financieros adecuados para prevenir los delitos identificados.
• Obligación de comunicar posibles riesgos e incumplimientos.
• Sistema disciplinario.
• Verificación periódica del modelo y su modificación cuando resulte necesaria.

Por tanto, el modelo debe estar conectado con la actividad real de la empresa y funcionar en la práctica.

6. ¿Necesita una pyme un programa de compliance?

No existe una respuesta idéntica para todas las empresas.

Una pequeña empresa debe valorar sus riesgos reales teniendo en cuenta su actividad, estructura, relaciones comerciales, operaciones y organización interna.

Además, el propio Código Penal contempla una particularidad para las personas jurídicas de pequeñas dimensiones: las funciones de supervisión del modelo pueden ser asumidas directamente por el órgano de administración cuando se trate de entidades autorizadas a presentar cuenta de pérdidas y ganancias abreviada.

Esto no significa que una pequeña empresa quede fuera de la prevención penal.

Significa que las medidas de organización y control pueden adaptarse a su dimensión y estructura.

La Fiscalía también ha señalado que los modelos de las pequeñas organizaciones deben adaptarse razonablemente a sus características, sin exigir una estructura equivalente a la de una gran corporación.

7. ¿Qué ocurre si la empresa tiene un modelo de prevención eficaz?

La existencia de un modelo adecuado y eficaz puede tener una importancia decisiva.

Cuando el delito ha sido cometido por las personas que ejercen funciones de representación, administración, organización o control, el Código Penal establece determinadas condiciones que pueden permitir la exención de responsabilidad de la persona jurídica.

Entre ellas se encuentra que, antes de la comisión del delito:

• El órgano de administración haya adoptado y ejecutado eficazmente un modelo adecuado.
• La supervisión haya sido atribuida al órgano correspondiente con autonomía de iniciativa y control.
• El autor haya eludido fraudulentamente las medidas de prevención.
• No haya existido una omisión o ejercicio insuficiente de las funciones de supervisión.

Cuando estas circunstancias solo puedan acreditarse parcialmente, pueden tener efectos sobre la pena.

Cuando el delito haya sido cometido por personas sometidas a la autoridad de los responsables de la empresa, el Código Penal establece también una regulación específica sobre la eficacia previa del modelo de organización y gestión.

8. ¿Qué consecuencias puede tener para una empresa?

Las consecuencias pueden ser importantes.

El Código Penal contempla para las personas jurídicas diferentes penas, entre ellas:

• Multas.
• Disolución de la persona jurídica.
• Suspensión de actividades.
• Clausura de locales o establecimientos.
• Prohibición de realizar determinadas actividades.
• Inhabilitación para obtener subvenciones y ayudas públicas o contratar con el sector público, en los términos legalmente establecidos.
• Intervención judicial.

La pena aplicable dependerá del delito cometido y de las circunstancias concretas del caso.

Por ello, el riesgo penal no debe analizarse únicamente desde el punto de vista de una posible multa. Algunas de las consecuencias previstas pueden afectar directamente a la continuidad o funcionamiento de la empresa.

9. ¿Puede responder también personalmente el administrador?

Sí.

La responsabilidad penal de la empresa no elimina necesariamente la responsabilidad de las personas físicas que hayan intervenido en los hechos.

Empresa y administrador pueden encontrarse sometidos a responsabilidades diferentes dependiendo de las circunstancias.

El Código Penal regula expresamente la responsabilidad de quienes actúan como administradores de hecho o de derecho y contempla además situaciones en las que pueden existir responsabilidades tanto de la persona física como de la persona jurídica.

Por eso, ante una situación con posibles implicaciones penales, es importante analizar separadamente la posición de la empresa y la de las personas que hayan intervenido en los hechos.

10. ¿Qué debería hacer una pyme para prevenir riesgos penales?

La prevención debería comenzar por identificar los riesgos que realmente pueden producirse dentro de la actividad empresarial.

No tiene sentido aplicar exactamente el mismo modelo a una empresa de transporte, una empresa tecnológica, una constructora o un despacho profesional.

Entre las medidas que pueden resultar útiles se encuentran:

• Identificar las principales áreas de riesgo penal.
• Establecer reglas internas claras.
• Definir quién puede adoptar determinadas decisiones.
• Establecer controles sobre pagos y operaciones económicas.
• Regular las relaciones con clientes, proveedores y terceros.
• Establecer mecanismos para comunicar posibles incumplimientos.
• Formar a las personas que intervienen en áreas de riesgo.
• Documentar las decisiones relevantes.
• Establecer medidas disciplinarias cuando proceda.
• Revisar periódicamente el sistema de prevención.

La clave está en que estas medidas sean proporcionales a la actividad y a la estructura de la empresa y que realmente se apliquen.

11. Un documento de compliance no es suficiente

Uno de los errores que conviene evitar es considerar que disponer de un documento formal significa que la empresa ya tiene un sistema eficaz de prevención.

El Código Penal exige modelos de organización y gestión que identifiquen riesgos, establezcan procedimientos, incorporen controles y sean objeto de verificación y actualización.

Por ello, un programa de prevención que nunca se aplica, no se revisa o no se adapta a los cambios de la empresa puede tener una utilidad muy limitada.

El Tribunal Supremo ha insistido precisamente en que la responsabilidad de la persona jurídica debe relacionarse con su propia organización y con la existencia o deficiencia de mecanismos de prevención y control.

La prevención penal también puede ser relevante para una pyme

La responsabilidad penal de las empresas no es una cuestión reservada exclusivamente a grandes compañías.

Una pyme puede tener riesgos derivados de su actividad, de la actuación de sus administradores, de sus trabajadores o de las relaciones que mantiene con terceros.

La respuesta no consiste necesariamente en implantar una estructura compleja. Lo importante es identificar los riesgos que realmente afectan a la empresa y establecer medidas de prevención y control adecuadas a su dimensión y actividad.

Un sistema de prevención correctamente diseñado puede ayudar a detectar problemas antes de que se conviertan en una infracción y a demostrar que la empresa ha adoptado medidas razonables de organización, vigilancia y control.

Cada empresa presenta unos riesgos penales diferentes. Analizar su actividad y estructura permite determinar qué medidas de prevención pueden resultar necesarias y cómo integrarlas en su funcionamiento habitual.

Las pequeñas y medianas empresas mantienen relaciones constantes con proveedores de productos, servicios, tecnología, suministros, mantenimiento, transporte o servicios profesionales.

En muchas ocasiones, estas relaciones comienzan con un presupuesto, un pedido o unas condiciones generales que se aceptan sin revisar detenidamente. Sin embargo, las condiciones pactadas pueden determinar qué ocurre si el proveedor se retrasa, entrega productos defectuosos, modifica sus precios o deja de prestar el servicio.

Por eso, antes de firmar un contrato con un proveedor conviene revisar sus principales condiciones y comprobar que los riesgos más relevantes para la empresa están correctamente regulados.

1. Qué se está contratando exactamente

Uno de los primeros aspectos que conviene revisar es el objeto del contrato.

Debe quedar suficientemente claro qué productos o servicios debe proporcionar el proveedor, cuáles son sus características y qué obligaciones concretas asume.

Cuanto más precisa sea esta definición, más sencillo será determinar posteriormente si existe un incumplimiento.

En función de la actividad, puede ser necesario concretar:

• Características y especificaciones de los productos.
• Cantidades.
• Servicios incluidos.
• Niveles de calidad.
• Plazos de entrega o prestación.
• Lugar de entrega.
• Servicios de mantenimiento o asistencia.
• Documentación que debe proporcionar el proveedor.

Las condiciones técnicas también pueden incorporarse mediante anexos, pedidos, fichas técnicas o documentos complementarios.

2. Precio y posibles modificaciones

El precio es otro de los elementos que conviene revisar con especial atención.

No basta con conocer el precio inicial. También es importante comprobar si el contrato permite al proveedor modificarlo posteriormente y en qué circunstancias.

Conviene analizar especialmente:

• Si el precio es fijo o revisable.
• Cuándo puede producirse una revisión.
• Qué índice o criterio se utilizará.
• Si existe un límite a la subida.
• Con cuánto tiempo debe comunicarse.
• Qué ocurre si la empresa no acepta la modificación.

Una cláusula que permita modificar el precio de forma amplia o poco determinada puede generar incertidumbre sobre el coste real de la relación contractual.

Por ello, cuando la estabilidad del precio sea importante para la empresa, conviene regular claramente las condiciones de cualquier revisión.

3. Plazos de entrega y cumplimiento del proveedor

El contrato debería establecer de forma clara cuándo debe entregar los productos o prestar los servicios el proveedor.

También conviene determinar qué ocurre si se produce un retraso.

No todos los retrasos tendrán necesariamente las mismas consecuencias. Su importancia dependerá de lo pactado, de la duración del retraso y de los efectos que produzca sobre la empresa.

Por ejemplo, un retraso puede provocar:

• Paralización de una actividad.
• Incumplimiento frente a clientes.
• Costes adicionales.
• Necesidad de contratar otro proveedor.
• Pérdida de ventas.
• Daños o perjuicios.

Por ello, cuando los plazos sean especialmente relevantes, puede ser conveniente establecer mecanismos específicos de penalización, compensación o resolución.

4. Calidad, conformidad y productos defectuosos

Cuando el proveedor entrega productos, materiales o equipos, es importante determinar qué requisitos deben cumplir y cómo se comprobará su conformidad.

El contrato puede establecer procedimientos para:

• Revisar los productos recibidos.
• Comunicar defectos o incidencias.
• Solicitar sustituciones.
• Realizar reparaciones.
• Rechazar productos que no cumplan las especificaciones.
• Establecer garantías.
• Determinar quién asume determinados costes.

También conviene establecer qué plazo tiene la empresa para comunicar una incidencia y cómo debe realizarse dicha comunicación.

Una regulación clara facilita la gestión de los problemas cuando la mercancía recibida no coincide con lo contratado.

5. Condiciones y plazos de pago

Las condiciones de pago deben revisarse antes de firmar el contrato.

Debe comprobarse cuándo nace la obligación de pago, qué documentación debe aportar el proveedor y cuál es el procedimiento para aceptar los bienes o servicios.

En las operaciones comerciales entre empresas, la normativa sobre morosidad establece reglas específicas sobre los plazos de pago. Cuando no existe un plazo pactado, el plazo legal general es de 30 días en los términos establecidos por la normativa, y el plazo pactado no puede superar determinados límites. También pueden generarse intereses de demora cuando se incumple el plazo de pago aplicable.

Por ello, conviene evitar cláusulas ambiguas sobre facturación, aceptación y vencimiento.

6. Responsabilidad por incumplimiento

El contrato debería determinar, en la medida en que sea jurídicamente posible, qué consecuencias tendrá un incumplimiento del proveedor.

Puede ser especialmente importante regular qué ocurre cuando:

• No entrega los productos.
• Los entrega tarde.
• Los productos presentan defectos.
• El servicio no se presta correctamente.
• Incumple determinadas especificaciones.
• Se producen daños como consecuencia de su actuación.

En determinados contratos también pueden establecerse penalizaciones por incumplimiento o mecanismos para calcular determinadas compensaciones.

La finalidad no es prever todas las situaciones posibles, sino establecer unas reglas suficientemente claras para los incumplimientos que puedan afectar de forma relevante a la empresa.

7. Duración, renovación y resolución

Otro aspecto que suele pasar desapercibido es la duración del contrato.

Antes de firmar conviene comprobar:

• Cuándo comienza y termina.
• Si existe renovación automática.
• Con cuánto tiempo debe comunicarse la voluntad de no renovar.
• En qué circunstancias puede resolverse anticipadamente.
• Qué ocurre si una de las partes incumple.
• Qué obligaciones permanecen después de la finalización.

Las cláusulas de renovación automática pueden ser especialmente relevantes cuando la empresa debe comunicar con antelación su voluntad de no continuar.

También conviene distinguir entre la finalización normal del contrato y la posibilidad de resolverlo anticipadamente por incumplimiento.

8. Exclusividad y dependencia de un proveedor

Algunos contratos establecen obligaciones de exclusividad.

Antes de aceptarlas conviene analizar qué consecuencias pueden tener para la empresa.

Una exclusividad puede limitar la posibilidad de contratar con otros proveedores o dificultar la sustitución del proveedor actual si aparecen problemas.

También debe valorarse el grado de dependencia económica u operativa que puede generarse.

Cuando un proveedor es esencial para la actividad, puede ser conveniente prever mecanismos que permitan reaccionar ante interrupciones del suministro, incumplimientos graves o problemas de continuidad.

9. Confidencialidad y protección de la información

La relación con un proveedor puede implicar el acceso a información comercial, técnica o estratégica de la empresa.

Por ejemplo:

• Información sobre clientes.
• Precios.
• Procesos internos.
• Información financiera.
• Datos técnicos.
• Estrategias comerciales.
• Documentación empresarial.

Cuando esta información tenga carácter confidencial, conviene establecer obligaciones claras sobre su utilización, conservación y divulgación.

También debe analizarse si el proveedor tendrá acceso a datos personales y, en ese caso, si la relación requiere adoptar medidas específicas en materia de protección de datos.

10. Subcontratación y cesión del contrato

No siempre será el propio proveedor quien ejecute directamente todas las obligaciones asumidas.

Puede recurrir a terceros para realizar parte de los trabajos o servicios.

Por ello, conviene comprobar si el contrato permite la subcontratación y en qué condiciones.

También puede ser importante regular si el proveedor puede ceder el contrato a otra empresa sin autorización previa.

Estas cuestiones pueden tener especial importancia cuando la empresa ha seleccionado al proveedor precisamente por sus conocimientos, experiencia o capacidad técnica.

11. Qué ocurre si el proveedor incumple

Si el proveedor incumple sus obligaciones, la empresa debe poder acreditar qué se había pactado y qué ha sucedido realmente.

Por ello es importante conservar:

• Contrato y anexos.
• Presupuestos.
• Pedidos.
• Facturas.
• Albaranes.
• Comunicaciones.
• Correos electrónicos.
• Fotografías o informes de incidencias.
• Documentación sobre los daños producidos.

Cuando existe un problema, revisar esta documentación permite determinar con mayor precisión qué obligaciones se han incumplido y qué opciones puede tener la empresa.

Dependiendo de las circunstancias, puede plantearse exigir el cumplimiento, solicitar la reparación o sustitución, reclamar los daños que correspondan o valorar la resolución del contrato.

12. Revisar el contrato antes de firmarlo

La revisión jurídica de un contrato con proveedores no consiste únicamente en comprobar que el precio sea correcto.

También conviene analizar qué riesgos asume la empresa si las cosas no salen como estaba previsto.

Antes de firmar, resulta recomendable revisar especialmente:

• Objeto y alcance del contrato.
• Precio y revisión de tarifas.
• Plazos de entrega.
• Calidad y garantías.
• Condiciones de pago.
• Penalizaciones.
• Responsabilidad.
• Duración y renovación.
• Resolución anticipada.
• Exclusividad.
• Confidencialidad.
• Subcontratación.
• Jurisdicción y mecanismos de resolución de conflictos.

Una revisión previa puede permitir negociar determinadas condiciones antes de que el contrato quede firmado.

Un contrato bien revisado puede prevenir conflictos

Los problemas con proveedores suelen aparecer cuando una relación comercial que parecía sencilla deja de funcionar como estaba previsto.

Un retraso, un producto defectuoso, una subida de precio o una interrupción del servicio pueden tener consecuencias importantes para una pequeña empresa si el contrato no establece claramente cómo debe actuarse.

Por eso, revisar las condiciones antes de firmar permite conocer mejor las obligaciones de cada parte, identificar los riesgos principales y negociar aquellos aspectos que puedan afectar a la actividad de la empresa.

Cada relación con un proveedor tiene sus propias características. Analizar el contrato y las circunstancias concretas de la operación permite reducir riesgos y afrontar con mayor seguridad posibles conflictos futuros.

Una pequeña empresa puede enfrentarse a numerosos riesgos jurídicos en el desarrollo de su actividad, incluso aunque aparentemente funcione con normalidad. Contratos mal redactados, facturas impagadas, conflictos laborales, problemas con proveedores, protección de datos o incumplimientos normativos pueden generar costes y responsabilidades que afectan directamente al negocio.

Por eso, la prevención jurídica no debería limitarse a actuar cuando aparece un conflicto. Revisar previamente las principales áreas de riesgo permite detectar problemas, tomar decisiones con mayor seguridad y evitar que una cuestión aparentemente menor termine convirtiéndose en una reclamación o un procedimiento judicial.

1. Riesgos derivados de los contratos

Los contratos forman parte de la actividad diaria de cualquier empresa. Acuerdos con clientes, proveedores, colaboradores, distribuidores o empresas de servicios pueden generar obligaciones importantes para ambas partes.

Uno de los riesgos más habituales aparece cuando se utilizan contratos genéricos o modelos que no se adaptan realmente a la operación que se pretende realizar.

Antes de firmar un contrato conviene revisar, entre otras cuestiones:

• Qué obligaciones asume cada parte.
• Los precios y condiciones de pago.
• Los plazos de entrega o prestación del servicio.
• Las condiciones de resolución.
• Las penalizaciones por incumplimiento.
• La responsabilidad por daños.
• Las condiciones de modificación del contrato.
• La forma de resolver posibles conflictos.

Un contrato mal planteado puede dificultar posteriormente la reclamación de una deuda o la resolución de un incumplimiento.

2. Impagos y reclamaciones de deudas

Otro riesgo frecuente para las pequeñas empresas es el impago de facturas.

Un cliente que no paga puede afectar directamente a la tesorería de la empresa, especialmente cuando se trata de un negocio con pocos clientes o con márgenes reducidos.

Además del importe principal, pueden existir derechos relacionados con los intereses de demora y los costes de reclamación cuando se cumplen los requisitos legales correspondientes.

Por eso es importante conservar correctamente presupuestos, contratos, pedidos, albaranes, facturas, comunicaciones y cualquier otra documentación que permita acreditar la operación.

Una reclamación correctamente documentada puede facilitar tanto la negociación extrajudicial como, en su caso, la posterior reclamación judicial.

3. Riesgos laborales

La relación con los trabajadores es otra de las áreas que puede generar importantes riesgos jurídicos.

Contratación, jornada, salario, vacaciones, modificaciones de las condiciones de trabajo, sanciones, despidos o accidentes laborales son algunas de las situaciones que requieren cumplir determinados requisitos.

Los errores en esta materia pueden terminar en reclamaciones de cantidad, procedimientos por despido, conflictos laborales o actuaciones de la Inspección de Trabajo.

La prevención comienza por mantener correctamente documentadas las relaciones laborales y revisar las decisiones que puedan afectar a los trabajadores antes de adoptarlas.

Además, la normativa laboral continúa evolucionando. En septiembre de 2026, por ejemplo, se ha aprobado una nueva regulación sobre la información que debe facilitarse a los trabajadores acerca de los elementos esenciales de su contrato y de las principales condiciones de ejecución del trabajo.

4. Protección de datos e información confidencial

Las empresas manejan habitualmente información de clientes, trabajadores, proveedores y colaboradores.

La gestión incorrecta de estos datos puede generar responsabilidades y reclamaciones, especialmente cuando se utilizan sistemas informáticos, cámaras de videovigilancia, herramientas de comunicación o plataformas digitales.

También debe prestarse atención a la información confidencial de la propia empresa: precios, contratos, bases de datos, información comercial, procedimientos internos o información de clientes.

La protección jurídica de esta información debe abordarse tanto desde el cumplimiento de la normativa de protección de datos como desde la adecuada regulación contractual de la confidencialidad.

5. Responsabilidad de administradores y socios

En las sociedades mercantiles, determinadas decisiones pueden generar responsabilidades para los administradores.

La gestión de la empresa implica obligaciones relacionadas con la sociedad, sus socios, sus acreedores y, en determinadas circunstancias, terceros.

Por ello, decisiones como continuar desarrollando una actividad en determinadas situaciones económicas, asumir determinadas obligaciones o adoptar acuerdos societarios deben valorarse teniendo en cuenta sus posibles consecuencias jurídicas.

No significa que el administrador responda personalmente por cualquier deuda o problema de la sociedad. La responsabilidad dependerá de las circunstancias concretas y del incumplimiento que pueda atribuirse.

6. Riesgos relacionados con el cumplimiento normativo

Una empresa puede estar sujeta a diferentes obligaciones legales dependiendo de su actividad, tamaño y estructura.

El incumplimiento puede producir consecuencias económicas, administrativas, laborales, civiles e incluso penales en determinados supuestos.

En materia penal, el Código Penal contempla la responsabilidad de las personas jurídicas por determinados delitos cometidos en su nombre o por su cuenta y beneficio, así como determinados supuestos relacionados con la falta de supervisión y control.

Para las empresas de pequeñas dimensiones, la propia regulación contempla particularidades respecto de la supervisión de los modelos de prevención penal.

Esto explica por qué el compliance no debe entenderse únicamente como un sistema pensado para grandes empresas. Su contenido debe adaptarse a la actividad, tamaño y riesgos concretos de cada organización.

7. Problemas con proveedores y colaboradores

La relación con proveedores, profesionales externos y colaboradores también puede generar riesgos.

Un proveedor puede incumplir los plazos pactados, entregar productos defectuosos, modificar unilateralmente determinadas condiciones o dejar de prestar un servicio esencial para la empresa.

Cuando estas relaciones no están correctamente documentadas, puede resultar más difícil determinar qué se había acordado y qué consecuencias tiene el incumplimiento.

Por ello, conviene establecer claramente las obligaciones de cada parte y conservar la documentación relacionada con la relación comercial.

8. Conflictos entre socios

Cuando una empresa tiene varios socios, los desacuerdos sobre la gestión pueden convertirse en un problema jurídico y empresarial.

Diferencias sobre la distribución de beneficios, la entrada de nuevos socios, las decisiones de administración, la financiación o el futuro de la empresa pueden generar situaciones de bloqueo.

Un pacto de socios adecuadamente planteado puede establecer reglas para determinadas situaciones y ayudar a prevenir conflictos.

Pero también es importante revisar los estatutos y las reglas legales aplicables a la sociedad, especialmente cuando se adoptan decisiones relevantes.

9. ¿Cómo puede una pequeña empresa prevenir estos riesgos?

La prevención jurídica no significa revisar absolutamente todo de forma permanente. Consiste en identificar las áreas de riesgo que realmente afectan a la empresa y establecer procedimientos adecuados para gestionarlas.

Entre las medidas que pueden resultar útiles se encuentran:

• Revisar periódicamente los contratos principales.
• Mantener correctamente organizada la documentación empresarial.
• Establecer procedimientos para reclamar facturas impagadas.
• Revisar las decisiones laborales antes de adoptarlas.
• Proteger adecuadamente los datos y la información confidencial.
• Revisar las obligaciones específicas de la actividad.
• Documentar correctamente las decisiones societarias.
• Identificar los principales riesgos jurídicos de la empresa.
• Contar con asesoramiento jurídico cuando una operación o decisión pueda tener consecuencias relevantes.

La prevención jurídica puede evitar problemas posteriores

Los riesgos jurídicos de una pequeña empresa no se limitan a los grandes conflictos judiciales. Muchas veces comienzan con una decisión cotidiana: firmar un contrato sin revisarlo, aceptar determinadas condiciones de un proveedor, retrasar una reclamación, adoptar una medida laboral sin comprobar sus requisitos o no documentar correctamente un acuerdo entre socios.

Detectar estas situaciones antes de que se conviertan en un problema permite a la empresa actuar con mayor seguridad y conocer mejor las consecuencias de sus decisiones.

Cada empresa tiene una actividad, una estructura y unos riesgos diferentes. Analizar estas circunstancias permite establecer una estrategia jurídica adaptada al negocio y prevenir conflictos antes de que aparezcan.