Cuando un cliente no paga una factura, disponer de una documentación ordenada puede ser determinante para reclamar la deuda con garantías.
La factura es un documento importante, pero no siempre es suficiente por sí sola. En función de cómo se haya desarrollado la relación comercial, pueden resultar relevantes el contrato, el presupuesto aceptado, el pedido, los albaranes, los correos electrónicos, los justificantes de entrega o las comunicaciones mantenidas con el cliente.
Además, si la empresa termina acudiendo a los tribunales, será necesario acreditar de la forma más clara posible qué se contrató, qué se entregó o prestó, cuánto debía pagarse y cuándo venció la deuda.
1. La factura impagada
El primer documento que debe conservar la empresa es, evidentemente, la factura pendiente de pago.
Debe comprobarse que contiene correctamente:
- Identificación de la empresa y del cliente.
- Número y fecha de factura.
- Concepto facturado.
- Importe.
- Impuestos correspondientes.
- Condiciones de pago.
- Fecha de vencimiento, cuando proceda.
También conviene conservar la evidencia de que la factura fue efectivamente enviada o puesta a disposición del cliente.
Una factura correctamente emitida y recibida permite acreditar una parte importante de la reclamación, pero es recomendable acompañarla de la documentación que demuestre el origen de la deuda.
2. El contrato que origina la deuda
Cuando existe un contrato escrito, debe conservarse junto con la factura.
El contrato permite acreditar aspectos esenciales como:
- Qué servicio debía prestarse.
- Qué productos debían entregarse.
- Cuál era el precio.
- Cuáles eran las condiciones de pago.
- Cuándo debía realizarse el pago.
- Qué obligaciones asumía cada parte.
- Qué consecuencias se habían previsto para un posible incumplimiento.
Si el contrato contiene condiciones específicas sobre intereses, penalizaciones o gastos derivados del impago, también será necesario revisarlas antes de calcular la cantidad que se reclama.
3. Presupuesto o propuesta aceptada
No todas las relaciones comerciales se formalizan mediante un contrato extenso.
En muchas pequeñas empresas, la operación comienza con un presupuesto que posteriormente acepta el cliente.
Ese presupuesto puede ser una prueba importante si permite acreditar:
- El trabajo contratado.
- El precio.
- Las condiciones de prestación.
- Los productos incluidos.
- Los plazos.
- La aceptación por parte del cliente.
Por ello, conviene conservar tanto el presupuesto enviado como la prueba de su aceptación.
Un correo electrónico, una aceptación mediante una plataforma digital o cualquier otra comunicación que permita acreditar que el cliente aceptó las condiciones puede resultar relevante.
4. Pedido realizado por el cliente
Cuando existe un pedido, también debe conservarse.
Puede tratarse de un pedido realizado:
- Por correo electrónico.
- Mediante una plataforma comercial.
- A través de la página web.
- Por escrito.
- Mediante un sistema interno de gestión.
El pedido permite relacionar la factura con una operación concreta y puede ser especialmente útil cuando existen numerosas facturas o pedidos sucesivos entre las mismas empresas.
5. Albaranes y justificantes de entrega
Cuando la factura corresponde a la venta o suministro de productos, los albaranes pueden tener una importancia especial.
El albarán permite acreditar, según su contenido y circunstancias, que determinados productos fueron entregados al cliente.
Conviene conservar:
- Albarán.
- Fecha de entrega.
- Identificación del destinatario.
- Productos entregados.
- Cantidades.
- Firma o acreditación de recepción, cuando exista.
Si la entrega se realizó mediante una empresa de transporte, también puede ser útil conservar el justificante de entrega proporcionado por el transportista.
6. Documentación que acredita la prestación de un servicio
En el caso de servicios, puede no existir un albarán.
En estas situaciones conviene conservar cualquier documentación que permita demostrar que el trabajo se realizó.
Por ejemplo:
- Partes de trabajo.
- Informes.
- Actas.
- Hojas de servicio.
- Entregables.
- Informes técnicos.
- Comunicaciones de finalización.
- Correos electrónicos.
- Documentación entregada al cliente.
Cuanto más difícil sea demostrar materialmente que el servicio fue prestado, más importante será conservar adecuadamente estas evidencias.
7. Correos electrónicos y comunicaciones con el cliente
Las comunicaciones mantenidas con el cliente pueden ser especialmente importantes.
Por ejemplo, puede resultar relevante conservar un correo en el que el cliente:
- Reconoce que existe la factura.
- Solicita un aplazamiento.
- Se compromete a pagar en una determinada fecha.
- Explica el motivo por el que todavía no ha pagado.
- Solicita una copia de la factura.
- Reconoce parcialmente la deuda.
- Propone un calendario de pagos.
Estas comunicaciones pueden ayudar a demostrar la existencia de la relación comercial y las circunstancias del impago.
Por eso, no conviene eliminar correos relacionados con una deuda simplemente porque haya terminado la relación comercial.
8. Comunicaciones sobre incidencias o reclamaciones del cliente
También deben conservarse las comunicaciones en las que el cliente manifieste algún desacuerdo.
Esto es importante porque una factura impagada puede estar relacionada con una controversia sobre el producto o servicio.
Por ejemplo, el cliente puede alegar:
- Que no recibió la mercancía.
- Que el servicio no se prestó correctamente.
- Que existen defectos.
- Que la cantidad facturada no coincide con lo acordado.
- Que ya realizó un pago.
- Que existe un descuento pendiente.
Antes de reclamar judicialmente una factura conviene conocer y documentar estas circunstancias.
9. Justificante del envío y recepción de la factura
También puede ser útil acreditar que la factura llegó al cliente.
Dependiendo del sistema utilizado, puede conservarse:
- Correo electrónico de envío.
- Confirmación de recepción.
- Registro de la plataforma utilizada.
- Factura electrónica y su correspondiente registro.
- Comunicación posterior en la que el cliente se refiera a la factura.
Esta documentación puede resultar especialmente útil cuando el cliente posteriormente afirma que nunca recibió la factura.
10. Requerimientos de pago realizados
Si la empresa ya ha reclamado la deuda, debe conservar todas las comunicaciones realizadas.
Por ejemplo:
- Correos electrónicos.
- Cartas.
- Requerimientos formales.
- Burofax.
- Comunicaciones electrónicas que permitan acreditar su contenido y recepción.
El requerimiento debería identificar claramente la deuda reclamada y permitir determinar qué cantidad se solicita.
Además, desde la reforma procesal introducida en 2025, en determinados procedimientos civiles y mercantiles debe tenerse en cuenta el requisito de intentar previamente una actividad negociadora adecuada antes de acudir a los tribunales. Por ello, cuando resulte aplicable, también será importante conservar la documentación que acredite ese intento de negociación.
11. Reconocimiento de deuda o compromiso de pago
Si el cliente ha reconocido expresamente que debe una cantidad, ese documento o comunicación debe conservarse.
Puede tratarse de:
- Un reconocimiento de deuda.
- Un acuerdo de pago.
- Un correo electrónico.
- Un documento firmado.
- Una propuesta de pago a plazos.
- Un mensaje en el que el cliente reconozca expresamente el importe pendiente.
Este tipo de documentación puede tener especial valor probatorio porque permite acreditar que el propio cliente reconoce la existencia de la deuda.
12. Justificantes de pagos parciales
Si el cliente ha realizado algún pago, deben conservarse los justificantes correspondientes.
Esto permite determinar correctamente cuál es la cantidad que continúa pendiente.
También conviene comprobar si los pagos parciales se han aplicado a determinadas facturas o conceptos.
Una reclamación debe partir de una cantidad correctamente calculada.
13. Documentación para calcular los intereses
Cuando puedan reclamarse intereses de demora, la empresa debe disponer de la información necesaria para calcularlos.
Conviene identificar:
- Importe principal.
- Fecha de vencimiento.
- Fecha desde la que se genera la mora.
- Pagos parciales realizados.
- Tipo de interés aplicable.
- Periodo durante el que se generan los intereses.
En las operaciones comerciales sujetas a la normativa específica sobre morosidad, el impago dentro del plazo puede generar intereses de demora en los términos establecidos legalmente.
Por ello, no es recomendable incluir una cantidad de intereses calculada de forma aproximada.
14. ¿Qué documentación puede ser necesaria para un procedimiento monitorio?
Si la empresa decide reclamar la deuda mediante un procedimiento monitorio, la documentación adquiere una importancia todavía mayor.
La Ley de Enjuiciamiento Civil permite utilizar este procedimiento para reclamar deudas dinerarias que reúnan los requisitos legalmente establecidos y contempla como documentos relevantes, entre otros, las facturas y documentos comerciales que acrediten la relación entre las partes.
La documentación puede incluir:
- Factura impagada.
- Contrato.
- Presupuesto aceptado.
- Pedido.
- Albaranes.
- Justificantes de entrega.
- Documentación que acredite la prestación del servicio.
- Comunicaciones comerciales.
- Reconocimientos de deuda.
- Requerimientos de pago.
- Documentación relacionada con la negociación previa cuando resulte exigible.
La documentación concreta dependerá de cómo se haya originado la deuda.
15. No es necesario tener un contrato firmado en todos los casos
La ausencia de un contrato firmado no significa necesariamente que una empresa no pueda reclamar una factura.
Las relaciones comerciales pueden acreditarse mediante diferentes documentos y comunicaciones.
Por ejemplo, puede existir:
presupuesto → aceptación → prestación del servicio → factura → comunicaciones sobre el pago.
O bien:
pedido → entrega de mercancía → albarán → factura → reclamación.
Lo importante será poder acreditar suficientemente la existencia de la relación y de la deuda.
Por eso, cuando no existe un contrato formal, adquieren especial importancia el resto de documentos que permitan reconstruir cómo se desarrolló la operación.
16. ¿Qué ocurre si el cliente niega la deuda?
Si el cliente niega la existencia de la deuda, la documentación reunida puede resultar determinante.
No tendrá la misma situación una empresa que únicamente dispone de una factura que otra que puede aportar:
- Presupuesto aceptado.
- Pedido del cliente.
- Albarán firmado.
- Correos electrónicos.
- Documentación de entrega.
- Factura.
- Reclamaciones anteriores.
- Reconocimiento parcial de la deuda.
Cuanto más completa sea la documentación, más sencillo será explicar el origen de la reclamación y responder a las posibles objeciones del cliente.
17. Organizar un expediente de cada factura impagada
Una buena práctica consiste en crear un expediente para cada deuda relevante.
Por ejemplo:
01. Contrato o presupuesto
02. Pedido
03. Albaranes o documentación del servicio
04. Factura
05. Justificante de envío
06. Comunicaciones con el cliente
07. Requerimientos de pago
08. Reconocimiento o propuesta de pago
09. Pagos parciales
10. Documentación de negociación previa, cuando corresponda
Esta organización permite conocer rápidamente la situación de la deuda y facilita su análisis antes de decidir qué actuación realizar.
18. ¿Cuándo conviene revisar la documentación con un abogado?
No todas las facturas impagadas requieren la misma estrategia.
Puede ser especialmente recomendable realizar una revisión jurídica cuando:
- La cantidad reclamada es elevada.
- El cliente niega la deuda.
- Existen defectos o incidencias sobre el servicio.
- Hay varias facturas pendientes.
- Se han producido pagos parciales.
- El contrato contiene cláusulas complejas.
- Existen compensaciones entre las partes.
- El cliente ha enviado un requerimiento o una reclamación.
- Se está valorando iniciar un procedimiento judicial.
Una revisión previa permite comprobar si la deuda está correctamente documentada y cuál puede ser la vía más adecuada para reclamarla.
Una buena documentación facilita la reclamación
Reclamar una factura impagada no consiste únicamente en presentar la factura ante el cliente o ante un tribunal.
La empresa debe poder explicar de forma clara de dónde procede la deuda, qué obligación asumió el cliente, qué se entregó o prestó, cuál era el precio, cuándo debía pagarse y qué cantidad continúa pendiente.
Por eso, conservar correctamente la documentación desde el inicio de la relación comercial puede ser tan importante como realizar posteriormente la reclamación.
Una empresa que mantiene organizada la documentación de sus operaciones está mejor preparada para reclamar una deuda y defender sus intereses cuando surge un conflicto.
