La carta de despido es uno de los documentos más importantes cuando una empresa decide extinguir la relación laboral. No se trata de una simple comunicación al trabajador: debe permitir conocer las razones de la decisión y, en determinados tipos de despido, cumplir unos requisitos formales concretos.
Una carta de despido insuficiente, imprecisa o contradictoria puede dificultar la defensa de la decisión empresarial y contribuir a que el despido sea declarado improcedente o, en determinados supuestos, nulo.
Por eso, antes de entregar una carta de despido conviene revisar tanto la causa de la extinción como el contenido de la comunicación y el procedimiento seguido.
¿Qué es la carta de despido?
La carta de despido es la comunicación escrita mediante la que la empresa informa al trabajador de la extinción de su contrato y de las razones que justifican la decisión.
Los requisitos concretos dependen del tipo de despido.
En el despido disciplinario, el Estatuto de los Trabajadores exige que la comunicación sea escrita y que incluya los hechos que motivan el despido y la fecha en que tendrá efectos.
En el despido por causas objetivas, la comunicación también debe realizarse por escrito y expresar la causa que fundamenta la extinción.
Por tanto, no existe una única carta válida para cualquier situación. El contenido debe adaptarse al tipo de despido y a las circunstancias concretas.
¿Qué debe incluir una carta de despido disciplinario?
En un despido disciplinario, la carta debería identificar de manera suficientemente clara los hechos que la empresa atribuye al trabajador.
Como mínimo, debe incluir:
Identificación de las partes
Debe quedar claro quién comunica el despido y a qué trabajador se dirige.
Es conveniente identificar correctamente:
- Empresa.
- Trabajador.
- Puesto o relación laboral.
- Fecha de comunicación.
Descripción de los hechos
Este es uno de los elementos fundamentales.
La carta debe explicar qué ha ocurrido, evitando limitarse a utilizar expresiones genéricas como «incumplimiento de sus obligaciones» o «pérdida de confianza».
Cuando se imputan determinados comportamientos, conviene concretar las circunstancias relevantes: fechas, actuaciones realizadas, instrucciones incumplidas, incidencias o cualquier otro dato que permita identificar los hechos.
La finalidad es que el trabajador pueda conocer las razones concretas de la decisión y defenderse frente a ellas.
La jurisprudencia ha destacado la importancia de que la comunicación proporcione los datos necesarios para que el trabajador pueda formular oposición a los hechos que se le atribuyen.
La fecha de efectos
La carta debe indicar cuándo tendrá efectos el despido.
No debe confundirse la fecha en que se entrega la carta con la fecha de efectos de la extinción cuando ambas no coincidan.
La calificación del incumplimiento
La empresa debe relacionar los hechos con el incumplimiento que fundamenta el despido disciplinario.
El Estatuto de los Trabajadores contempla, entre otros, supuestos como las faltas repetidas e injustificadas de asistencia o puntualidad, la indisciplina o desobediencia, las ofensas, la transgresión de la buena fe contractual o determinadas conductas de acoso.
Además, debe tenerse en cuenta el convenio colectivo aplicable, ya que puede establecer requisitos adicionales o concretar el régimen disciplinario.
Una novedad importante: la audiencia previa
Desde la sentencia del Tribunal Supremo de 18 de noviembre de 2024, la empresa debe ofrecer al trabajador la posibilidad de defenderse de los cargos antes de adoptar un despido disciplinario, salvo que no pueda razonablemente exigirse al empleador conceder esa posibilidad.
El Tribunal Supremo reiteró esta doctrina en mayo de 2025 al analizar un despido disciplinario producido antes del cambio jurisprudencial.
Por ello, actualmente no conviene considerar la carta de despido como el primer momento en el que el trabajador conoce los hechos imputados.
La empresa debe analizar previamente cómo articula la audiencia y dejar constancia de las actuaciones realizadas.
¿Qué debe incluir una carta de despido objetivo?
El despido objetivo tiene requisitos diferentes.
La comunicación escrita debe expresar la causa que fundamenta la extinción.
Además, como regla general, la empresa debe poner simultáneamente a disposición del trabajador la indemnización correspondiente, de 20 días de salario por año de servicio con el límite de 12 mensualidades, y respetar el plazo de preaviso legalmente establecido.
Por tanto, una carta de despido objetivo no debería limitarse a indicar que existen «razones económicas» o «necesidades organizativas».
La comunicación debe permitir conocer cuál es la causa concreta y cómo se relaciona con la decisión extintiva.
Errores frecuentes al redactar una carta de despido
1. Utilizar motivos demasiado genéricos
Uno de los errores más frecuentes es utilizar expresiones como:
«Por incumplimiento de sus obligaciones laborales».
Una afirmación de este tipo puede ser insuficiente si no explica cuáles fueron las obligaciones incumplidas y qué hechos concretos justifican la decisión.
2. No concretar suficientemente los hechos
Una carta excesivamente breve puede dificultar que el trabajador conozca exactamente qué se le reprocha.
Por ejemplo, no es lo mismo indicar:
«Ha incumplido reiteradamente su horario».
que identificar las fechas, horarios o incidencias concretas que fundamentan la acusación.
La concreción debe adaptarse, no obstante, a la naturaleza de los hechos. En conductas continuadas o complejas, la forma de describirlos puede ser diferente.
3. Añadir posteriormente nuevos motivos
La empresa debe ser especialmente cuidadosa con la información incluida en la carta.
No es recomendable entregar una comunicación con una explicación mínima y tratar de completar posteriormente las razones del despido durante un eventual procedimiento judicial.
La carta constituye una referencia fundamental para determinar cuáles fueron los hechos comunicados al trabajador.
4. Confundir hechos con valoraciones
Es preferible describir primero los hechos y después explicar su relevancia disciplinaria.
Por ejemplo, resulta más útil indicar qué conducta concreta se produjo que limitarse a calificarla como «grave», «inaceptable» o «contraria a la confianza».
La valoración jurídica debe apoyarse en hechos suficientemente identificados.
5. No revisar el convenio colectivo
El Estatuto de los Trabajadores establece determinados requisitos generales, pero el convenio colectivo puede establecer otras exigencias formales y un régimen específico de faltas y sanciones.
Por ello, antes de preparar la carta conviene comprobar cuál es el convenio aplicable.
6. No comprobar los plazos
Las infracciones laborales sujetas al régimen disciplinario tienen plazos de prescripción.
El Estatuto establece, con carácter general, diferentes plazos en función de la gravedad de la falta.
Por ello, antes de entregar la carta es necesario comprobar cuándo tuvieron lugar los hechos, cuándo fueron conocidos por la empresa y si existe alguna circunstancia que afecte al cómputo.
7. No comprobar situaciones especialmente protegidas
Antes de despedir a un trabajador también conviene analizar si existen circunstancias que puedan afectar a la validez de la decisión.
Entre otras cuestiones, puede ser necesario revisar posibles indicios de:
- Discriminación.
- Vulneración de derechos fundamentales.
- Represalias por reclamaciones realizadas por el trabajador.
- Situaciones relacionadas con embarazo o determinadas situaciones familiares.
- Circunstancias relacionadas con discapacidad o enfermedad.
- Ejercicio de derechos laborales protegidos.
Una causa aparentemente válida no elimina por sí sola el riesgo de nulidad si la decisión vulnera un derecho fundamental o una garantía legal específica.
¿Qué documentación debería revisar la empresa antes de entregar la carta?
La carta no debería redactarse de forma aislada.
Antes de comunicar el despido conviene revisar la documentación que permite acreditar los hechos.
Dependiendo del caso, puede incluir:
- Contrato de trabajo.
- Convenio colectivo.
- Comunicaciones con el trabajador.
- Registros horarios.
- Informes internos.
- Correos electrónicos.
- Advertencias o sanciones anteriores.
- Documentación sobre instrucciones impartidas.
- Informes de incidencias.
- Testimonios o declaraciones.
- Documentación relacionada con los hechos imputados.
La empresa debe asegurarse de que la documentación que fundamenta el despido es coherente con lo que finalmente se comunica en la carta.
¿Cómo debería estructurarse una carta de despido?
Una estructura práctica podría ser:
1. Identificación de la empresa y del trabajador
2. Comunicación de la decisión
3. Descripción concreta de los hechos
4. Referencia a las obligaciones incumplidas
5. Fundamentación jurídica o disciplinaria
6. Fecha de efectos
7. Consecuencias económicas y documentación correspondiente, cuando proceda
8. Firma y constancia de recepción
La estructura concreta deberá adaptarse al tipo de despido.
La entrega de la carta también es importante
La empresa debería poder acreditar que la carta fue entregada al trabajador y cuál era exactamente su contenido.
Por ello, conviene utilizar un sistema que permita dejar constancia de:
- Fecha de entrega.
- Documento entregado.
- Identidad del receptor.
- Fecha de efectos.
- Circunstancias de la comunicación.
Si el trabajador se niega a recibir o firmar la carta, la empresa debe valorar qué mecanismo utilizar para acreditar adecuadamente la comunicación.
¿Qué ocurre si la carta está mal redactada?
Un defecto en la carta no significa automáticamente que el despido vaya a ser declarado improcedente o nulo.
La consecuencia dependerá del tipo de defecto, del tipo de despido, de las circunstancias del caso y de las exigencias legales y convencionales aplicables.
En determinados supuestos, los defectos formales pueden tener consecuencias específicas.
Por ejemplo, el Estatuto permite en determinados casos realizar un nuevo despido dentro de un plazo de 20 días cuando el primero no haya cumplido los requisitos formales correspondientes, aunque el segundo despido solo produzca efectos desde su fecha.
Por eso, cuando se detecta un error después de entregar la carta, no conviene improvisar una solución: debe analizarse qué defecto se ha producido y qué consecuencias puede tener.
Checklist antes de entregar una carta de despido
Antes de comunicar la decisión, la empresa debería comprobar:
- Tipo de despido: ¿disciplinario u objetivo?
- Causa: ¿está correctamente identificada?
- Hechos: ¿están suficientemente concretados?
- Fechas: ¿se han comprobado los plazos?
- Convenio: ¿se han revisado sus requisitos?
- Audiencia previa: ¿se ha cumplido cuando corresponde?
- Documentación: ¿existen pruebas que respalden los hechos?
- Situaciones protegidas: ¿se ha descartado un posible riesgo de nulidad?
- Fecha de efectos: ¿está correctamente indicada?
- Indemnización: ¿corresponde y se ha calculado correctamente?
- Preaviso: ¿es exigible?
- Entrega: ¿puede acreditarse la comunicación?
Conclusión
La carta de despido debe ser mucho más que una comunicación formal de la decisión empresarial.
Debe estar conectada con una causa jurídicamente válida, describir adecuadamente los hechos, respetar los requisitos formales aplicables y ser coherente con la documentación que la empresa pueda aportar posteriormente.
En el caso del despido disciplinario, además, la empresa debe tener presente la doctrina actual del Tribunal Supremo sobre la audiencia previa del trabajador antes de adoptar la decisión.
Una revisión jurídica previa de la causa, del procedimiento y de la carta puede ayudar a detectar errores antes de que la decisión de despido sea comunicada y reducir los riesgos derivados de una incorrecta tramitación.
