La igualdad en el ámbito laboral no se limita a evitar situaciones de discriminación. Las empresas deben adoptar determinadas medidas y disponer de documentación que permita acreditar que cumplen sus obligaciones en materia de igualdad, prevención del acoso y transparencia retributiva.
Para una pyme, conocer qué obligaciones le corresponden según su tamaño es importante para evitar problemas laborales y actuar correctamente ante una inspección o una reclamación de un trabajador.
Además, algunas obligaciones son exigibles a todas las empresas, mientras que otras dependen del número de personas trabajadoras o de determinadas circunstancias de la empresa.
¿Qué obligaciones tiene una empresa en materia de igualdad?
Todas las empresas deben respetar el principio de igualdad de trato y oportunidades y evitar cualquier discriminación en las relaciones laborales.
Esto afecta, entre otras cuestiones, a:
- la contratación;
- las condiciones de trabajo;
- la retribución;
- la promoción profesional;
- la formación;
- la clasificación profesional;
- la conciliación;
- la extinción de la relación laboral;
- y la prevención del acoso.
Por tanto, aunque una pequeña empresa no esté obligada a disponer de un plan de igualdad, eso no significa que esté exenta de las obligaciones relacionadas con la igualdad laboral.
El registro retributivo: una obligación para todas las empresas
Una de las obligaciones que debe tener en cuenta cualquier empresa es el registro retributivo.
Todas las empresas deben disponer de un registro en el que consten los valores medios de los salarios, complementos salariales y percepciones extrasalariales de su plantilla, desglosados por sexo y de acuerdo con los criterios establecidos legalmente.
El objetivo es permitir comprobar si existen diferencias retributivas que puedan estar relacionadas con el sexo de las personas trabajadoras.
El registro debe mantenerse actualizado y realizarse siguiendo los criterios establecidos por la normativa sobre igualdad retributiva.
Por ello, una pyme debería revisar periódicamente:
- cómo están estructurados los salarios;
- qué complementos se están abonando;
- cómo se clasifican los puestos;
- si existen diferencias retributivas entre hombres y mujeres;
- y si esas diferencias responden a razones objetivas y justificadas.
¿Cuándo es obligatorio un plan de igualdad?
El plan de igualdad es obligatorio para las empresas que tienen 50 o más personas trabajadoras, además de aquellos otros supuestos en los que pueda existir una obligación específica derivada de la normativa o de un convenio.
El plan no consiste simplemente en elaborar un documento.
Debe partir de un diagnóstico de la situación de la empresa y establecer objetivos, medidas concretas y mecanismos de seguimiento y evaluación.
Entre las materias que deben analizarse se encuentran:
- selección y contratación;
- clasificación profesional;
- formación;
- promoción profesional;
- condiciones de trabajo;
- retribuciones;
- conciliación y corresponsabilidad;
- infrarrepresentación femenina;
- y prevención del acoso sexual y por razón de sexo.
Los planes de igualdad obligatorios deben negociarse conforme a las reglas establecidas legalmente y deben inscribirse en el registro correspondiente.
¿Qué ocurre con las pymes que tienen menos de 50 trabajadores?
Una empresa con menos de 50 trabajadores no está obligada, por regla general, a disponer de un plan de igualdad por el mero hecho de tener trabajadores.
Sin embargo, sí debe cumplir las obligaciones generales en materia de igualdad y no discriminación.
Esto significa que una pequeña empresa debería tener correctamente organizados, entre otros aspectos:
- el sistema retributivo;
- los criterios de contratación;
- las condiciones laborales;
- los procedimientos de promoción;
- la prevención del acoso;
- y las medidas necesarias para evitar situaciones discriminatorias.
Además, una empresa de menos de 50 trabajadores puede establecer voluntariamente determinadas medidas de igualdad o elaborar un plan de igualdad.
Prevención del acoso sexual y por razón de sexo
La empresa también debe adoptar medidas para prevenir y evitar situaciones de acoso sexual y acoso por razón de sexo en el trabajo.
Esta obligación no desaparece porque la empresa tenga pocos trabajadores.
La empresa debe promover un entorno laboral en el que este tipo de conductas no sean toleradas y debe establecer mecanismos adecuados para prevenirlas y actuar cuando se produzca una situación de posible acoso.
En función de las características de la empresa, resulta conveniente disponer de un procedimiento o protocolo que permita:
- comunicar una posible situación de acoso;
- determinar quién recibe la comunicación;
- establecer cómo se investigarán los hechos;
- garantizar la confidencialidad;
- proteger a las personas implicadas;
- adoptar las medidas que correspondan;
- y evitar posibles represalias.
No se trata únicamente de tener un documento archivado. La empresa debe conocer el procedimiento y poder aplicarlo cuando sea necesario.
Obligaciones relacionadas con las personas LGTBI
Las empresas también deben tener en cuenta las obligaciones específicas introducidas en materia de igualdad y no discriminación de las personas LGTBI.
Para determinadas empresas, especialmente aquellas que superan el umbral legal de plantilla, deben establecerse medidas planificadas para garantizar la igualdad y prevenir la discriminación.
Estas medidas incluyen también actuaciones frente al acoso o la violencia por razón de orientación e identidad sexual o expresión de género.
Por ello, las empresas que estén dentro del ámbito de aplicación de estas obligaciones deben revisar su situación y comprobar que disponen de las medidas y procedimientos exigibles.
Igualdad salarial y trabajo de igual valor
La igualdad retributiva no significa necesariamente que todas las personas de una empresa tengan que cobrar lo mismo.
La cuestión jurídica consiste en garantizar una igual retribución por trabajos de igual valor, evitando diferencias salariales que no puedan justificarse mediante criterios objetivos.
Para ello es importante que la empresa tenga correctamente definidos:
- los puestos de trabajo;
- las funciones;
- las responsabilidades;
- los criterios de valoración;
- las categorías o grupos profesionales;
- y los diferentes conceptos retributivos.
Una estructura salarial poco definida puede generar problemas cuando existen diferencias entre trabajadores que realizan funciones iguales o de similar valor.
¿Qué debe tener preparado una pyme?
Aunque las obligaciones concretas dependen de las características de cada empresa, una pyme debería revisar periódicamente que tiene correctamente organizada la siguiente documentación y procedimientos:
Registro retributivo
Debe estar elaborado y actualizado conforme a los requisitos legales.
Medidas de igualdad
La empresa debe poder acreditar las medidas adoptadas para garantizar la igualdad y evitar discriminaciones.
Protocolo o procedimiento frente al acoso
Debe existir un sistema adecuado para prevenir y actuar ante posibles situaciones de acoso sexual o por razón de sexo.
Contratos y documentación laboral
Las condiciones de contratación deben estar correctamente documentadas y ser coherentes con las funciones y condiciones reales del trabajador.
Sistema retributivo
Conviene revisar salarios, complementos y criterios utilizados para determinar la retribución.
Criterios de selección y promoción
Las decisiones sobre contratación, promoción y formación deben basarse en criterios objetivos y evitar situaciones discriminatorias.
Plan de igualdad
Cuando la empresa alcanza el número de trabajadores que hace obligatorio disponer de él, debe iniciarse el correspondiente proceso de elaboración y negociación.
Medidas específicas para empresas obligadas por la normativa LGTBI
Las empresas que se encuentren dentro del ámbito de aplicación de estas obligaciones deben comprobar que han adoptado las medidas y procedimientos correspondientes.
¿Qué riesgos existen si la empresa no cumple?
El incumplimiento de las obligaciones relacionadas con la igualdad puede generar diferentes consecuencias jurídicas.
Dependiendo de la conducta y de las circunstancias, pueden existir:
- responsabilidades administrativas;
- reclamaciones de los trabajadores;
- conflictos relacionados con diferencias salariales;
- reclamaciones por discriminación;
- consecuencias derivadas de situaciones de acoso;
- problemas en procedimientos de despido o modificación de condiciones;
- y otras responsabilidades que pueden depender de la gravedad de los hechos.
Además, una deficiente organización interna puede hacer más difícil para la empresa acreditar que actuó correctamente cuando surge un conflicto.
Errores frecuentes en las pymes
Uno de los errores más habituales es pensar que las obligaciones de igualdad solamente afectan a las grandes empresas.
También es frecuente:
- no mantener actualizado el registro retributivo;
- no revisar las diferencias salariales;
- no disponer de un procedimiento frente al acoso;
- desconocer las obligaciones que aparecen al alcanzar determinados niveles de plantilla;
- elaborar documentación que después no se aplica realmente;
- no documentar correctamente las decisiones laborales;
- o actuar ante una reclamación sin haber revisado previamente la situación jurídica de la empresa.
La prevención resulta especialmente importante porque muchos problemas laborales son más fáciles de solucionar antes de que aparezca el conflicto.
¿Cuándo debería revisar una empresa sus obligaciones?
No es recomendable esperar a recibir una reclamación para comprobar si la empresa cumple sus obligaciones en materia de igualdad.
Conviene realizar una revisión cuando:
- aumenta significativamente la plantilla;
- se incorporan nuevos puestos o categorías;
- cambia el sistema retributivo;
- aparecen diferencias salariales;
- se producen promociones o cambios organizativos;
- se incorpora personal de diferentes centros o departamentos;
- se recibe una denuncia o comunicación relacionada con acoso;
- o se produce cualquier situación que pueda plantear un riesgo de discriminación.
También resulta conveniente revisar periódicamente la documentación existente para comprobar que sigue siendo adecuada a la realidad de la empresa.
La igualdad también forma parte de la prevención jurídica de la empresa
Para una pyme, cumplir correctamente las obligaciones laborales no consiste únicamente en gestionar contratos, nóminas y despidos.
La igualdad, la transparencia retributiva y la prevención del acoso forman parte de una adecuada gestión jurídica de las relaciones laborales.
Disponer de la documentación correcta, establecer procedimientos claros y revisar periódicamente las obligaciones aplicables permite detectar problemas antes de que se conviertan en conflictos laborales.
Conclusión
Las obligaciones de igualdad de una empresa dependen, en parte, de su tamaño y de sus circunstancias, pero ninguna empresa puede ignorar las reglas generales de igualdad y no discriminación.
Una pyme debería comprobar especialmente que dispone de un registro retributivo adecuado, medidas de igualdad, procedimientos frente al acoso y una estructura laboral correctamente documentada. Cuando alcanza los umbrales que establece la normativa, deberá además cumplir las obligaciones específicas relacionadas con el plan de igualdad y otras medidas que resulten aplicables.
Una revisión jurídica preventiva permite identificar qué obligaciones corresponden realmente a cada empresa y qué documentación debería tener preparada antes de que aparezca un conflicto.
