El impago de una factura puede convertirse en un problema importante para una empresa, especialmente cuando afecta a varias operaciones o a una cantidad relevante para su tesorería.
Cuando un cliente no paga dentro del plazo acordado, la empresa no tiene por qué limitarse a esperar. Existen diferentes vías para reclamar la deuda, desde una reclamación extrajudicial hasta la correspondiente reclamación judicial.
Además, una reclamación bien preparada desde el principio permite conservar pruebas, calcular correctamente las cantidades reclamables y decidir con mayor seguridad qué actuación conviene realizar.
1. Comprobar que la factura está correctamente emitida
Antes de iniciar una reclamación conviene comprobar que la factura y la operación que la origina son correctas.
La empresa debe revisar especialmente:
- Identidad del cliente.
- Concepto facturado.
- Importe.
- IVA y demás conceptos fiscales que correspondan.
- Fecha de emisión.
- Fecha de vencimiento.
- Condiciones de pago.
- Contrato, presupuesto o pedido que origina la factura.
También es importante comprobar que el servicio se haya prestado o que los productos se hayan entregado conforme a lo acordado.
Una factura impagada será más sencilla de reclamar cuando la empresa pueda acreditar claramente qué se vendió o qué servicio se prestó, cuál era el precio y cuándo debía pagarse.
2. Comprobar cuándo venció la deuda
El siguiente paso consiste en determinar si la factura está realmente vencida.
En las operaciones comerciales entre empresas, la Ley 3/2004 establece reglas específicas sobre los plazos de pago. Cuando no se ha pactado un plazo, el plazo legal general es de 30 días naturales en los términos establecidos por la normativa. Si existe un plazo pactado, debe respetar los límites legales y, con carácter general, no puede superar los 60 días naturales.
Por tanto, antes de reclamar conviene comprobar:
Fecha de la operación → recepción de bienes o servicios → emisión y recepción de la factura → vencimiento.
Esta comprobación es especialmente importante cuando existen procedimientos de aceptación o comprobación de los bienes o servicios.
3. Revisar si existen motivos alegados por el cliente para no pagar
No todo impago significa necesariamente que el cliente carezca de motivos para oponerse al pago.
Antes de reclamar conviene comprobar si el cliente ha comunicado alguna incidencia relacionada con:
- Productos defectuosos.
- Servicios prestados incorrectamente.
- Diferencias entre lo contratado y lo entregado.
- Facturación incorrecta.
- Incumplimiento de plazos.
- Compensaciones o descuentos pactados.
- Incidencias pendientes de resolver.
Si el cliente ha cuestionado la factura, la empresa debe analizar primero el motivo de la discrepancia.
Esto puede ser especialmente importante antes de iniciar una reclamación judicial, porque una oposición posterior puede convertir una reclamación aparentemente sencilla en un procedimiento contencioso.
4. Reunir toda la documentación
Una reclamación de deuda debe estar respaldada por documentación suficiente.
Conviene reunir y conservar, entre otros documentos:
- Contrato.
- Presupuesto aceptado.
- Pedido.
- Factura.
- Albarán de entrega.
- Parte de trabajo.
- Justificante de prestación del servicio.
- Correos electrónicos.
- Mensajes relacionados con la operación.
- Comunicaciones sobre el vencimiento.
- Reconocimientos de deuda.
- Reclamaciones anteriores.
La factura por sí sola puede ser un documento importante, pero disponer de documentación complementaria permite acreditar con mayor claridad el origen y exigibilidad de la deuda.
La Ley de Enjuiciamiento Civil contempla expresamente las facturas, albaranes, certificaciones y otros documentos comerciales como medios que pueden servir para acreditar una deuda en un procedimiento monitorio. Poder Judicial
5. Reclamar extrajudicialmente la factura
Una vez comprobada la deuda, normalmente conviene realizar una reclamación extrajudicial antes de acudir a los tribunales.
La reclamación debería identificar claramente:
- La factura o facturas pendientes.
- El importe reclamado.
- La fecha de vencimiento.
- Los intereses que, en su caso, correspondan.
- El plazo concedido para pagar.
- La forma de realizar el pago.
- Las consecuencias de no atender el requerimiento.
El objetivo no es simplemente recordar al cliente que existe una factura pendiente. Es dejar constancia clara de que la empresa reclama formalmente una deuda vencida.
El medio utilizado debe permitir conservar prueba suficiente de la comunicación y de su contenido.
6. ¿Puede reclamar intereses de demora?
Sí, cuando concurran los requisitos establecidos por la normativa aplicable.
En las operaciones comerciales incluidas en la Ley 3/2004, el deudor incurre en mora automáticamente cuando no paga dentro del plazo pactado o legalmente establecido, sin necesidad de que el acreedor tenga que realizar previamente una reclamación para que nazca la mora.
El interés de demora será el pactado y, en defecto de pacto, se aplica el tipo legal previsto por la Ley 3/2004, calculado conforme al tipo de referencia del Banco Central Europeo más ocho puntos porcentuales.
Por ello, al preparar una reclamación conviene calcular correctamente:
Principal + intereses de demora + costes de cobro que puedan corresponder.
7. ¿Puede reclamarse una cantidad adicional por los costes de cobro?
La Ley 3/2004 reconoce, cuando concurren sus requisitos, una cantidad fija de 40 euros en concepto de indemnización por costes de cobro, además del derecho a reclamar determinados costes adicionales debidamente acreditados que superen esa cantidad.
Esto debe analizarse en cada caso y teniendo en cuenta la naturaleza de la deuda y las circunstancias concretas de la reclamación.
Por tanto, al reclamar una factura impagada entre empresas no conviene limitarse automáticamente al importe que aparece en la factura.
8. Si el cliente no paga, valorar la vía judicial
Si el requerimiento extrajudicial no consigue el pago, la empresa puede valorar acudir a los tribunales.
Una de las vías habituales para reclamar determinadas deudas dinerarias es el procedimiento monitorio.
Este procedimiento puede utilizarse cuando existe una deuda dineraria vencida y exigible y puede acreditarse mediante los documentos previstos legalmente. Entre ellos se encuentran las facturas, albaranes y otros documentos que habitualmente acreditan relaciones comerciales. Poder Judicial
El procedimiento monitorio puede ser especialmente útil cuando la deuda está suficientemente documentada y no existe, inicialmente, una controversia compleja sobre su origen.
9. Una novedad importante: la negociación previa antes del monitorio
Desde el 3 de abril de 2025, la Ley Orgánica 1/2025 introdujo con carácter general el requisito de acudir previamente a un medio adecuado de solución de controversias —MASC— en los asuntos civiles y mercantiles sujetos a esta regulación.
El procedimiento monitorio no figura entre las excepciones expresamente previstas por la norma. Los criterios judiciales publicados desde la entrada en vigor de la reforma han considerado, con carácter general, que el requisito también resulta aplicable al monitorio.
Esto significa que, antes de presentar una reclamación monitoria, no basta con preparar la factura y el resto de documentación. También debe analizarse el cumplimiento del requisito de procedibilidad y dejar constancia documental del intento de negociación.
La actividad negociadora puede realizarse mediante diferentes mecanismos. La propia normativa contempla, entre otros, la negociación directa entre las partes o a través de sus abogados, la mediación, la conciliación o una oferta vinculante confidencial.
La documentación que acredite el intento de negociación debe conservarse adecuadamente.
10. ¿Qué ocurre si el deudor se opone al monitorio?
El procedimiento monitorio no garantiza que el deudor vaya a pagar simplemente porque se presente la reclamación.
El deudor puede pagar, no comparecer u oponerse a la reclamación.
Si existe oposición, el procedimiento puede continuar por la vía procesal que corresponda en función de la cuantía y de las circunstancias del caso.
Por eso, antes de iniciar el monitorio conviene valorar no solamente la documentación de la deuda, sino también la posibilidad de que el cliente discuta:
- La existencia del contrato.
- La prestación realizada.
- El precio.
- La calidad de los productos o servicios.
- El vencimiento.
- La cuantía reclamada.
- La existencia de compensaciones u otras circunstancias.
Una buena preparación previa permite anticipar mejor estas posibles objeciones.
11. ¿Hace falta abogado para reclamar una factura?
La petición inicial del procedimiento monitorio está exceptuada de la intervención preceptiva de abogado y procurador.
Sin embargo, cuando el procedimiento continúa por oposición o se pasa a una fase de ejecución en los supuestos en que la ley exige su intervención, puede ser necesaria la asistencia de estos profesionales.
El Consejo General del Poder Judicial señala, además, que para la petición inicial del monitorio no es necesario abogado ni procurador y que, en determinados supuestos superiores a 2.000 euros, sí resulta necesaria su intervención en las fases posteriores correspondientes. Poder Judicial
En la práctica, cuando la deuda presenta cierta complejidad o existe riesgo de oposición, puede ser conveniente preparar jurídicamente la reclamación desde el principio.
12. No dejar pasar el tiempo
Una factura impagada no debería permanecer indefinidamente sin reclamar.
Además de los problemas de tesorería, el transcurso del tiempo puede dificultar la conservación de documentación, la localización de comunicaciones o la acreditación de determinados hechos.
La empresa debería disponer de un procedimiento interno para detectar las facturas vencidas y decidir cuándo realizar el primer requerimiento y cuándo escalar la reclamación.
Esto resulta especialmente importante cuando existen varios impagos del mismo cliente.
13. Si existen varias facturas impagadas
Cuando un mismo cliente acumula varias facturas pendientes, conviene analizar conjuntamente la situación.
Debe comprobarse:
- Qué facturas están vencidas.
- Cuáles han sido reclamadas.
- Qué cantidades han sido pagadas parcialmente.
- Si existen facturas discutidas.
- Qué intereses corresponden.
- Si todas proceden de la misma relación contractual.
- Si existen compensaciones o créditos a favor del cliente.
No siempre será adecuado tratar todas las facturas exactamente de la misma manera.
La estrategia dependerá de la documentación disponible, del origen de las deudas y de las circunstancias concretas del cliente.
14. La reclamación debe estar correctamente documentada
Uno de los errores más frecuentes consiste en esperar demasiado tiempo y comenzar a recopilar documentación solamente cuando se decide acudir a los tribunales.
Es preferible que la empresa mantenga desde el inicio un expediente organizado de cada deuda relevante.
Una buena documentación permite acreditar:
qué se contrató → qué se entregó o realizó → cuánto debía pagarse → cuándo venció → qué se reclamó → qué respondió el cliente.
Esta trazabilidad puede resultar fundamental si finalmente es necesario iniciar un procedimiento judicial.
Reclamar una factura impagada requiere actuar con método
Cuando un cliente deja de pagar una factura, la empresa debería actuar de forma ordenada y no limitarse a enviar recordatorios sucesivos sin una estrategia definida.
El primer paso consiste en comprobar que la deuda existe, está vencida y puede acreditarse. Después conviene realizar un requerimiento formal y valorar las cantidades adicionales que puedan corresponder, incluidos los intereses de demora y, cuando proceda, los costes de cobro.
Si el cliente continúa sin pagar, deberá analizarse la vía judicial adecuada y, en los procedimientos civiles sujetos a la Ley Orgánica 1/2025, el cumplimiento previo del requisito de negociación.
Una reclamación bien preparada desde el principio puede facilitar la recuperación de la deuda y evitar que un impago termine afectando innecesariamente a la actividad de la empresa.
