En una relación comercial, el retraso de un proveedor puede parecer inicialmente un problema menor. Sin embargo, cuando una empresa depende de una entrega para fabricar, vender o prestar un servicio, unos días de demora pueden provocar paralizaciones, sobrecostes, pérdida de clientes o incumplimientos frente a terceros.
La cuestión jurídica no consiste únicamente en determinar si el proveedor llegó tarde. Hay que analizar qué se había pactado, si el plazo era esencial, qué consecuencias tenía el retraso y qué perjuicios puede acreditar la empresa afectada.
¿Cuándo existe un incumplimiento por retraso?
El punto de partida debe ser siempre el contrato.
Si el proveedor se comprometió a entregar determinados productos en una fecha o dentro de un plazo concreto y no lo hace, existe un incumplimiento de la obligación pactada.
El Código Civil establece que las obligaciones contractuales tienen fuerza vinculante entre las partes y que los contratos obligan no solo a lo expresamente pactado, sino también a las consecuencias que correspondan conforme a la buena fe, al uso y a la ley.
Por tanto, lo primero será comprobar:
- La fecha de entrega pactada.
- Si existe un margen de tolerancia.
- Si el plazo es fijo o aproximado.
- Si se establecieron penalizaciones.
- Si el contrato contempla causas de fuerza mayor.
- Qué consecuencias se atribuyen al retraso.
- Si existe un procedimiento específico para reclamar.
¿Todo retraso permite resolver el contrato?
No necesariamente.
Esta es una cuestión especialmente importante. El Tribunal Supremo ha señalado que el mero retraso no equivale automáticamente a un incumplimiento que permita resolver el contrato.
Cuando las partes han establecido expresamente que determinado plazo tiene carácter esencial o que su incumplimiento permite resolver el contrato, habrá que atender a lo pactado.
Cuando no existe esa previsión, habrá que valorar las circunstancias del caso y, especialmente, si el retraso tiene suficiente importancia como para frustrar el fin económico del contrato. Poder Judicial
Por ejemplo, no tendrá necesariamente las mismas consecuencias:
- recibir una mercancía con tres días de retraso cuando existe stock suficiente;
- que recibirla con tres días de retraso cuando la empresa debía utilizarla en un evento concreto;
- o que el retraso provoque la paralización de una línea de producción.
La importancia jurídica del retraso dependerá, por tanto, de la naturaleza de la obligación y de las circunstancias concretas de la relación contractual.
¿Cuándo entra el proveedor en mora?
El Código Civil regula la mora del obligado a entregar una cosa o realizar una prestación.
Como regla general, la mora se produce cuando el acreedor exige judicial o extrajudicialmente el cumplimiento. Sin embargo, no es necesaria esa reclamación cuando la ley o la obligación lo establecen expresamente o cuando, por la naturaleza y circunstancias de la obligación, el momento de cumplimiento era determinante para contratar.
Esto tiene una consecuencia práctica importante:
no conviene esperar indefinidamente a que el proveedor entregue la mercancía.
Cuando existe un retraso, resulta recomendable dejar constancia escrita de la reclamación y fijar, cuando proceda, un plazo para que se produzca la entrega.
¿Qué perjuicios puede causar el retraso?
El retraso puede generar diferentes tipos de perjuicios para una empresa.
Por ejemplo:
Sobrecostes
La empresa puede verse obligada a adquirir el producto a otro proveedor y pagar un precio superior.
También pueden aparecer:
- gastos de transporte urgente;
- gastos de almacenamiento;
- contratación de servicios alternativos;
- costes extraordinarios de producción.
Paralización de la actividad
Si la empresa necesita el producto para continuar trabajando, la falta de suministro puede provocar una interrupción de la actividad.
Esto puede ser especialmente relevante cuando se trata de:
- materias primas;
- componentes industriales;
- productos necesarios para prestar un servicio;
- mercancías destinadas a una venta comprometida con un cliente.
Pérdida de ventas
Si la empresa no puede atender pedidos como consecuencia del retraso, puede producirse una pérdida de ingresos.
Sin embargo, no basta con afirmar que se han perdido ventas. Para reclamar una indemnización será necesario acreditar adecuadamente el daño y su relación con el incumplimiento.
El Código Civil contempla tanto la pérdida sufrida como la ganancia dejada de obtener, aunque establece límites respecto de los daños indemnizables en función de circunstancias como su previsibilidad y su relación con el incumplimiento.
Daños frente a terceros
El retraso de un proveedor puede provocar a su vez que la empresa incumpla sus obligaciones frente a sus propios clientes.
Por ejemplo, una empresa recibe un pedido para entregar un producto determinado y depende de un proveedor para poder cumplirlo. Si el proveedor se retrasa y la empresa no puede realizar la entrega, pueden aparecer penalizaciones o reclamaciones de sus clientes.
En estos casos resulta especialmente importante demostrar la relación causal entre el retraso del proveedor y el perjuicio finalmente producido.
¿Qué documentación debe conservar la empresa?
Cuando existe un problema de suministro, la documentación puede ser determinante.
Conviene conservar:
- Contrato firmado.
- Condiciones generales aplicables.
- Pedidos realizados.
- Confirmaciones de pedido.
- Correos electrónicos.
- Mensajes intercambiados con el proveedor.
- Albaranes.
- Facturas.
- Fechas previstas de entrega.
- Fechas reales de entrega.
- Reclamaciones realizadas.
- Respuestas del proveedor.
- Facturas de compras realizadas a otros proveedores.
- Gastos extraordinarios de transporte.
- Documentación que acredite la paralización de la actividad.
- Pedidos o contratos con clientes afectados.
La documentación debe permitir reconstruir cronológicamente qué se pidió, cuándo debía entregarse, qué ocurrió realmente y qué consecuencias produjo el retraso.
¿Qué debe hacer la empresa cuando detecta el retraso?
Una actuación ordenada puede evitar que el problema se agrave.
1. Revisar el contrato
Antes de reclamar, hay que comprobar exactamente qué obligación asumió el proveedor.
Especialmente:
- fecha o plazo de entrega;
- condiciones de entrega;
- penalizaciones;
- causas de exoneración;
- fuerza mayor;
- procedimiento de reclamación;
- causas de resolución.
2. Reclamar por escrito
Es conveniente comunicar formalmente al proveedor que la entrega no se ha producido en el plazo pactado.
La comunicación debería identificar:
- número de pedido;
- producto pendiente;
- fecha prevista de entrega;
- retraso producido;
- necesidad de cumplimiento;
- consecuencias que, en su caso, se estén produciendo.
La reclamación escrita permite además dejar constancia de la posición de la empresa.
3. Fijar un plazo cuando sea necesario
Cuando resulte jurídicamente adecuado, puede requerirse al proveedor para que cumpla dentro de un plazo determinado.
La duración de ese plazo dependerá de las circunstancias y de lo establecido en el contrato.
4. Documentar los daños
Si el retraso está generando costes, deben conservarse todos los justificantes.
Por ejemplo, si la empresa necesita acudir a un proveedor alternativo a un precio superior, deberá conservar la factura y la documentación que permita relacionar esa adquisición extraordinaria con el incumplimiento original.
5. Valorar si procede exigir daños y perjuicios
Elartículo 1101 del Código Civill establece la responsabilidad por los daños y perjuicios causados por dolo, negligencia, morosidad o incumplimiento de las obligaciones
Pero esto no significa que todo retraso genere automáticamente derecho a una indemnización.
Habrá que acreditar el incumplimiento, el daño y la relación entre ambos, además de analizar las limitaciones o condiciones que puedan existir en el contrato.
¿Puede reclamarse una indemnización?
Sí, en determinadas circunstancias.
El Código Civil establece que el incumplimiento de las obligaciones puede generar responsabilidad por daños y perjuicios. Además, la indemnización puede comprender tanto la pérdida sufrida como la ganancia dejada de obtener, dentro de los límites establecidos legalmente.
Por ejemplo, podrían plantearse reclamaciones por:
Daño emergente
El perjuicio económico efectivamente sufrido.
Ejemplo: pagar 4.000 euros adicionales a otro proveedor para conseguir urgentemente la mercancía.
Lucro cesante
La ganancia que razonablemente se ha dejado de obtener como consecuencia del incumplimiento.
Ejemplo: no poder realizar determinadas ventas directamente relacionadas con la falta de suministro.
La acreditación del lucro cesante suele exigir especial cuidado, porque no basta con presentar una estimación genérica de las ventas que podrían haberse producido.
¿Y si el contrato establece una penalización por retraso?
Es relativamente frecuente que los contratos de suministro establezcan una cantidad o porcentaje determinado por cada día o periodo de retraso.
Si existe una cláusula de este tipo, habrá que revisar exactamente:
- cuándo se activa;
- cómo se calcula;
- si existe un límite máximo;
- qué incumplimientos contempla;
- si sustituye o no a la indemnización de otros daños;
- y si existen causas de exclusión.
La existencia de una penalización contractual puede facilitar la determinación de las consecuencias económicas del retraso, pero su alcance dependerá de la redacción concreta de la cláusula y del conjunto del contrato.
¿Puede la empresa resolver el contrato?
En determinados casos, sí.
El artículo 1124 del Código Civil permite, en las obligaciones recíprocas, que el perjudicado opte entre exigir el cumplimiento o solicitar la resolución, con indemnización de daños y perjuicios en ambos casos.
Pero no cualquier retraso permite automáticamente resolver el contrato.
Como ha señalado el Tribunal Supremo, cuando el plazo no tiene carácter esencial, debe analizarse si el incumplimiento alcanza la suficiente gravedad para frustrar la finalidad económica del contrato. Poder Judicial
Por ello, antes de comunicar unilateralmente que se da por terminado un contrato de suministro, conviene analizar:
- duración del retraso;
- importancia del suministro;
- carácter esencial o no del plazo;
- posibilidad de cumplimiento tardío;
- perjuicios ocasionados;
- cláusulas contractuales;
- comportamiento de ambas partes.
¿Qué ocurre si el proveedor alega fuerza mayor?
También debe revisarse esta cuestión.
No basta con que el proveedor alegue genéricamente que ha tenido «problemas logísticos», «problemas de producción» o dificultades con sus propios proveedores.
Será necesario analizar:
- qué ocurrió;
- si era imprevisible o inevitable;
- si el contrato contempla esa circunstancia;
- qué medidas adoptó el proveedor para evitar o reducir el retraso;
- y qué consecuencias atribuye el contrato a esa situación.
El Código Civil contempla determinados supuestos en los que no existe responsabilidad por acontecimientos imprevisibles o inevitables, salvo que la obligación o la ley establezcan otra cosa.
Por eso es importante comparar lo ocurrido realmente con la cláusula de fuerza mayor del contrato.
Un retraso debe analizarse dentro de todo el contrato
Un proveedor puede entregar finalmente la mercancía y, aun así, haber causado un incumplimiento con consecuencias económicas.
Pero también puede ocurrir que un retraso, atendiendo a las circunstancias concretas, no tenga entidad suficiente para permitir resolver el contrato.
El Tribunal Supremo ha analizado contratos de suministro y ha aplicado las reglas generales sobre responsabilidad contractual, indemnización de daños y perjuicios y buena fe en la ejecución de las relaciones contractuales. Poder Judicial
Por ello, la respuesta jurídica no depende únicamente del número de días de retraso.
Lo relevante es analizar conjuntamente el contrato, la importancia del plazo, las circunstancias del incumplimiento y los perjuicios efectivamente acreditados.
¿Qué conviene hacer ante un retraso de un proveedor?
Como regla práctica:
- Revisar el contrato y el pedido.
- Comprobar exactamente el plazo pactado.
- Determinar si el plazo era esencial.
- Reclamar por escrito al proveedor.
- Fijar, cuando proceda, un plazo para cumplir.
- Conservar toda la documentación.
- Documentar los costes y perjuicios ocasionados.
- Comprobar si existen penalizaciones contractuales.
- Valorar si procede exigir el cumplimiento o resolver el contrato.
- Analizar la posibilidad de reclamar daños y perjuicios.
En C&F Abogados
Un retraso en una entrega puede afectar directamente a la actividad de una empresa y generar consecuencias económicas que van mucho más allá del valor de la mercancía pendiente.
En C&F Abogados analizamos contratos de suministro e incumplimientos de proveedores, revisando las obligaciones pactadas, la importancia del plazo, la documentación disponible y los perjuicios que pueda haber ocasionado el retraso.
Cuando existe un incumplimiento, actuar rápidamente y documentar correctamente lo ocurrido puede ser fundamental para proteger los derechos de la empresa y determinar las acciones que procedan.
