Productos defectuosos en un contrato de suministro: ¿qué puede reclamar una empresa?
Recibir productos defectuosos de un proveedor puede generar un problema mucho mayor que la simple devolución de una mercancía.
Cuando los productos suministrados no cumplen las especificaciones pactadas, pueden producirse retrasos, costes adicionales, paralización de la producción, necesidad de sustituir la mercancía o incluso incumplimientos frente a los clientes de la empresa.
Por eso, ante un suministro defectuoso, es importante actuar rápidamente, revisar el contrato y documentar correctamente tanto el defecto como las consecuencias económicas que haya producido.
Además, en las relaciones entre empresas hay que distinguir entre un producto que presenta un defecto subsanable y aquellos supuestos en los que lo entregado es sustancialmente distinto de lo contratado o resulta completamente inservible para la finalidad prevista.
¿Qué se considera un producto defectuoso en un contrato de suministro?
La primera cuestión es determinar qué se había comprometido a entregar el proveedor.
El defecto puede consistir, por ejemplo, en:
- Productos dañados.
- Cantidades incorrectas.
- Productos de características diferentes a las pactadas.
- Incumplimiento de especificaciones técnicas.
- Materiales de una calidad inferior a la contratada.
- Productos que no funcionan correctamente.
- Mercancía que no puede utilizarse para la finalidad prevista.
- Productos que no cumplen los estándares o certificaciones acordados.
Por ello, para determinar si existe incumplimiento no basta con examinar físicamente la mercancía. Es necesario comparar lo entregado con lo que establecen el contrato, el pedido, las especificaciones técnicas o cualquier otra documentación que forme parte de la relación comercial.
Lo primero: revisar qué se pactó con el proveedor
Ante un suministro defectuoso, el contrato es el punto de partida.
Conviene revisar especialmente:
- Descripción del producto.
- Características técnicas.
- Calidad exigida.
- Cantidades.
- Tolerancias permitidas.
- Normas o certificaciones.
- Procedimiento de control de calidad.
- Plazo para comunicar defectos.
- Garantías.
- Obligaciones de sustitución o reparación.
- Penalizaciones.
- Limitaciones de responsabilidad.
- Procedimiento para resolver el contrato.
También deben revisarse los pedidos concretos realizados al proveedor, especialmente cuando el contrato marco permite realizar pedidos sucesivos.
La existencia de una obligación contractual de suministrar determinados productos conforme a unas especificaciones permite analizar el problema desde la perspectiva del incumplimiento contractual.
El artículo 1101 del Código Civilestablece la responsabilidad por los daños y perjuicios causados por dolo, negligencia, morosidad o por cualquier contravención del contenido de las obligaciones.
¿Qué puede reclamar una empresa?
Las consecuencias concretas dependerán del contrato, de la naturaleza del defecto y de los perjuicios ocasionados.
Entre las opciones que pueden plantearse se encuentran las siguientes.
1. Sustitución de los productos defectuosos
Cuando el defecto puede solucionarse mediante una nueva entrega, puede solicitarse al proveedor la sustitución de la mercancía por productos que cumplan las condiciones pactadas.
Es especialmente importante que la sustitución se realice dentro de un plazo razonable cuando la empresa necesita los productos para continuar con su actividad.
El contrato puede establecer además un procedimiento específico para realizar la reclamación y determinar quién asume los costes de transporte, devolución y nueva entrega.
2. Reparación
En determinados suministros, el problema puede solucionarse mediante la reparación del producto.
Esto puede suceder, por ejemplo, cuando se trata de maquinaria, componentes o equipos que presentan una deficiencia pero pueden ser puestos en condiciones adecuadas de funcionamiento.
Habrá que comprobar qué establece el contrato y si la reparación resulta realmente suficiente para cumplir la prestación pactada.
3. Reducción del precio
Dependiendo de las circunstancias y del régimen jurídico aplicable, puede plantearse una reducción del precio cuando los productos presentan determinadas deficiencias pero siguen siendo utilizables.
El Código Civil contempla, en materia de saneamiento por vicios ocultos, la posibilidad de optar entre desistir del contrato o solicitar una rebaja proporcional del precio en los supuestos previstos legalmente. Boletín Oficial del Estado
Sin embargo, en una relación empresarial de suministro no debe aplicarse automáticamente este régimen a cualquier defecto. Hay que analizar la naturaleza del contrato y, sobre todo, lo que hayan pactado las partes.
4. Devolución de la mercancía
Cuando los productos no cumplen las condiciones contratadas, puede resultar procedente solicitar su devolución.
En ese caso habrá que determinar:
- Quién organiza el transporte.
- Quién asume su coste.
- Qué ocurre con las cantidades ya pagadas.
- Cuándo debe realizarse la devolución.
- Si el proveedor debe entregar inmediatamente mercancía sustitutiva.
Es conveniente dejar constancia documental de la devolución mediante albaranes, fotografías y comunicaciones con el proveedor.
5. Indemnización por los daños y perjuicios
Esta puede ser una de las cuestiones económicamente más importantes.
El incumplimiento del proveedor puede generar daños adicionales que no se limitan al precio de los productos defectuosos.
Por ejemplo:
- Coste de transporte de devolución.
- Coste de una nueva entrega urgente.
- Adquisición de mercancía a otro proveedor a un precio superior.
- Costes de reparación.
- Mano de obra adicional.
- Paralización de una línea de producción.
- Daños ocasionados a otros productos.
- Penalizaciones soportadas frente a clientes.
- Pérdidas de negocio que puedan acreditarse.
El artículo 1101 del Código Civil constituye una base general para reclamar daños y perjuicios cuando concurren los presupuestos de la responsabilidad contractual.
Pero no todo perjuicio alegado se convierte automáticamente en una cantidad indemnizable. Será necesario acreditar adecuadamente el daño y su relación causal con el incumplimiento.
¿Qué ocurre cuando el producto es completamente inservible?
Existe una diferencia importante entre un defecto menor y un incumplimiento que afecta sustancialmente al objeto del contrato.
El Tribunal Supremo ha utilizado la doctrina conocida como aliud pro alio para determinados supuestos en los que la prestación entregada es distinta de la pactada o resulta totalmente inhábil para la finalidad prevista.
En una sentencia relativa precisamente a un contrato de suministro mercantil, el Tribunal Supremo analizó un suministro de mortero que presentaba defectos sustanciales de homogeneidad, pigmentación y fraguado, provocando patologías en los revestimientos de un edificio y costes adicionales de reparación. El Tribunal consideró aplicable la doctrina del aliud pro alio cuando la prestación resulta totalmente inhábil para el uso previsto o existe una insatisfacción objetiva que frustra la finalidad del contrato. Poder Judicial
Esto es importante porque no todos los defectos deben tratarse jurídicamente de la misma manera.
No es igual:
Un defecto menor:
El producto puede utilizarse, pero presenta una deficiencia que debe ser corregida.
Un defecto relevante:
El producto no cumple determinadas especificaciones y requiere reparación o sustitución.
Un incumplimiento esencial:
Lo entregado resulta completamente inservible para la finalidad prevista o es sustancialmente diferente de aquello que se contrató.
La calificación dependerá de las circunstancias concretas del suministro.
¿Hay que reclamar inmediatamente?
Sí. Ante la recepción de mercancía defectuosa, no es recomendable esperar.
El contrato puede establecer un plazo concreto para comunicar las deficiencias y un procedimiento específico de reclamación.
Además, cuando la relación pueda quedar sometida a las reglas de la compraventa mercantil, existen disposiciones específicas sobre la comprobación de las mercancías y la reclamación por defectos de cantidad o calidad. El Código de Comercio contempla, en determinados supuestos de mercancías embaladas, un plazo de cuatro días para reclamar por defectos de cantidad o calidad, y establece asimismo un plazo de treinta días para determinadas reclamaciones por vicios internos. B
Estos plazos no deben trasladarse automáticamente a cualquier contrato de suministro, ya que habrá que determinar primero el régimen jurídico aplicable y revisar las condiciones contractuales.
Precisamente por ello, cuando se detecta un defecto, resulta prudente comunicarlo lo antes posible, aunque el contrato contemple un plazo diferente.
¿Cómo debe comunicarse el defecto al proveedor?
La reclamación debería realizarse por un medio que permita acreditar posteriormente su contenido y recepción.
Es conveniente indicar:
- Número de pedido.
- Fecha de entrega.
- Producto afectado.
- Cantidad afectada.
- Naturaleza del defecto.
- Especificación contractual incumplida.
- Fotografías o informes técnicos.
- Consecuencias que se están produciendo.
- Solución solicitada.
- Plazo para responder o solucionar el problema.
Por ejemplo:
«Los productos correspondientes al pedido nº XXX, recibidos el día XX, no cumplen las especificaciones técnicas previstas en el contrato, concretamente […]. Se adjunta documentación y material fotográfico acreditativo. Solicitamos la sustitución de los productos afectados y confirmación del procedimiento de retirada de la mercancía.»
Una reclamación concreta y documentada es mucho más útil que una comunicación genérica indicando simplemente que «el material ha llegado defectuoso».
La importancia de conservar pruebas
Cuando existe una controversia con un proveedor, la documentación puede resultar decisiva.
La empresa debería conservar:
- Contrato de suministro.
- Condiciones generales.
- Pedido.
- Confirmación del pedido.
- Fichas técnicas.
- Especificaciones del producto.
- Certificados de calidad.
- Albaranes.
- Fotografías.
- Informes técnicos.
- Correos electrónicos.
- Comunicaciones con el proveedor.
- Facturas.
- Facturas de proveedores alternativos.
- Gastos extraordinarios.
- Reclamaciones de clientes afectados.
También puede ser recomendable no destruir ni modificar la mercancía defectuosa antes de documentarla adecuadamente, especialmente cuando existe la posibilidad de que posteriormente sea necesario acreditar técnicamente el defecto.
¿Puede la empresa comprar a otro proveedor?
En determinados casos puede ser necesario adquirir urgentemente los productos a un proveedor alternativo para evitar que la actividad empresarial se paralice.
Si posteriormente se pretende reclamar al proveedor incumplidor el sobrecoste generado, será especialmente importante poder demostrar:
- Qué productos debía suministrar.
- Por qué no podían utilizarse los recibidos.
- Qué necesidad tenía la empresa de obtener una solución alternativa.
- Qué precio se había pactado originalmente.
- Qué precio tuvo que pagar finalmente.
- Por qué la adquisición alternativa estaba relacionada con el incumplimiento.
Por ejemplo, si una empresa debía pagar 20.000 euros por una determinada mercancía y, debido al suministro defectuoso, tuvo que adquirirla urgentemente a otro proveedor por 27.000 euros, los 7.000 euros de diferencia podrían constituir un elemento relevante para valorar una eventual reclamación, siempre que concurran los requisitos jurídicos y pueda acreditarse adecuadamente.
¿Puede resolverse el contrato?
En determinados supuestos, sí.
Cuando existe un incumplimiento suficientemente relevante de una obligación contractual, puede plantearse la resolución del contrato conforme al régimen general de las obligaciones recíprocas.
El artículo 1124 del Código Civil contempla, en determinadas obligaciones recíprocas, la posibilidad de que el perjudicado solicite el cumplimiento o la resolución, con indemnización de daños y perjuicios cuando proceda.
Pero un defecto no implica automáticamente que la empresa pueda resolver todo el contrato de suministro.
Habrá que valorar:
- Gravedad del defecto.
- Número de entregas afectadas.
- Posibilidad de sustitución.
- Reiteración de los incumplimientos.
- Importancia del producto.
- Finalidad del suministro.
- Cláusulas de resolución.
- Perjuicios ocasionados.
Un defecto puntual que el proveedor sustituye inmediatamente puede tener consecuencias muy diferentes de un incumplimiento reiterado que impide a la empresa desarrollar su actividad.
¿Y si el proveedor niega que exista un defecto?
En ese caso puede ser necesario recurrir a una valoración técnica independiente.
Esto resulta especialmente importante cuando el defecto no es evidente o cuando existen especificaciones técnicas complejas.
Un informe puede determinar:
- Qué producto se recibió.
- Qué características debía tener.
- Qué defecto presenta.
- Por qué se ha producido.
- Si puede utilizarse.
- Si puede repararse.
- Qué coste tiene su reparación.
- Qué consecuencias puede generar.
Cuando la controversia tiene un componente técnico importante, disponer de esta documentación antes de iniciar una reclamación puede reforzar considerablemente la posición de la empresa.
¿Qué ocurre si el producto defectuoso causa daños a terceros?
La situación puede complicarse cuando la mercancía defectuosa no solo genera un problema entre proveedor y empresa, sino que provoca daños a otras personas o empresas.
Por ejemplo, un componente defectuoso puede incorporarse a un producto fabricado por la empresa y ocasionar posteriormente daños a un cliente.
En estos casos será necesario analizar separadamente:
- La responsabilidad del proveedor.
- La responsabilidad de la empresa frente a su propio cliente.
- La relación causal entre el defecto y el daño.
- Las condiciones del contrato de suministro.
- Las garantías y seguros existentes.
- La normativa específica que pueda resultar aplicable al producto.
Por tanto, no conviene limitar el análisis al precio de la mercancía defectuosa.
¿Qué debería hacer una empresa al recibir productos defectuosos?
Una actuación ordenada puede ser la siguiente:
1. Comprobar la mercancía inmediatamente.
2. Documentar el defecto mediante fotografías, vídeos e informes cuando sea necesario.
3. Revisar el contrato y las especificaciones técnicas.
4. Comprobar los plazos previstos para comunicar defectos.
5. Comunicar la incidencia al proveedor por escrito.
6. Indicar claramente qué solución se solicita.
7. Conservar la mercancía y las evidencias necesarias.
8. Documentar todos los costes adicionales.
9. Valorar si es necesario recurrir a un proveedor alternativo.
10. Analizar si procede reclamar daños y perjuicios o resolver el contrato.
No todos los productos defectuosos generan la misma reclamación
La respuesta dependerá de las circunstancias concretas.
Un defecto fácilmente subsanable puede solucionarse mediante una sustitución. En otros casos puede resultar procedente una reducción del precio, una reparación o una reclamación de daños.
Y cuando la mercancía resulta completamente inhábil para su finalidad o supone un incumplimiento sustancial de lo contratado, puede ser necesario analizar otras acciones contractuales, incluida la resolución.
La jurisprudencia del Tribunal Supremo ha reconocido esta diferencia en contratos de suministro y ha distinguido entre simples defectos y aquellos incumplimientos que afectan de manera sustancial a la finalidad del contrato. Poder Judicial
Por ello, antes de aceptar una mercancía defectuosa, devolverla, sustituirla o resolver el contrato, conviene revisar las condiciones concretas del suministro y documentar correctamente la incidencia.
En C&F Abogados
En C&F Abogados asesoramos a empresas y profesionales en la revisión y reclamación de incumplimientos derivados de contratos de suministro.
Analizamos el contrato, las condiciones del pedido, las características de los productos, la documentación disponible y los perjuicios ocasionados para determinar qué opciones pueden plantearse frente al proveedor.
Cuando una empresa recibe productos defectuosos, actuar rápidamente y conservar las pruebas puede ser fundamental para proteger sus derechos y evitar que una incidencia de suministro termine generando mayores pérdidas.
