Que un cliente no pague una factura es una situación relativamente habitual para muchas empresas. El problema puede comenzar con un simple retraso y terminar convirtiéndose en una deuda difícil de recuperar si no se actúa correctamente.
Ante una factura impagada, la empresa no debería limitarse a esperar. Conviene comprobar primero que la deuda es correcta y exigible, reclamar el pago de forma adecuada y, si el cliente continúa sin pagar, valorar la vía judicial.
Además, cuando se trata de operaciones comerciales entre empresas, la legislación sobre morosidad reconoce el derecho a reclamar intereses de demora y determinados costes de cobro, siempre que se cumplan los requisitos correspondientes.
Lo primero: comprobar que la factura puede reclamarse
Antes de iniciar una reclamación conviene revisar la documentación.
La empresa debería comprobar:
- que el servicio o producto fue efectivamente entregado;
- que la factura corresponde a una operación real;
- que el importe es correcto;
- que la factura fue correctamente emitida;
- que el vencimiento ya se ha producido;
- que el cliente recibió la factura;
- que no existe una reclamación o incidencia pendiente;
- que las condiciones de pago fueron las pactadas.
También es importante conservar toda la documentación relacionada con la operación:
- contrato;
- presupuesto;
- pedido;
- factura;
- albarán;
- justificantes de entrega;
- correos electrónicos;
- mensajes;
- partes de trabajo;
- documentos de aceptación;
- comunicaciones mantenidas con el cliente.
Esta documentación puede resultar fundamental si posteriormente es necesario acudir a los tribunales.
¿Cuándo se considera que una factura está impagada?
La respuesta dependerá de las condiciones de pago pactadas.
En las operaciones comerciales entre empresas, la Ley 3/2004 establece un régimen específico de lucha contra la morosidad.
Si las partes han pactado un plazo de pago, debe atenderse al plazo establecido dentro de los límites legales. Cuando no existe un plazo pactado, la regla general establece un plazo de 30 días naturales en los términos previstos legalmente.
Además, los plazos de pago pactados no pueden superar, con carácter general, los 60 días naturales. BOE
Por tanto, antes de reclamar una factura es importante determinar correctamente cuándo comenzó a correr el plazo de pago y cuándo venció.
1. Contactar con el cliente
Cuando se produce el primer retraso, puede ser conveniente realizar una primera comunicación para conocer el motivo del impago.
No todos los retrasos significan necesariamente que el cliente pretenda dejar de pagar.
Puede existir:
- un error administrativo;
- una factura que no llegó al departamento correspondiente;
- un problema con los datos bancarios;
- una discrepancia sobre el servicio;
- un problema temporal de tesorería;
- una incidencia con la documentación.
Una primera comunicación puede permitir resolver rápidamente el problema.
Sin embargo, si el cliente no responde o reconoce la deuda pero continúa sin pagar, conviene pasar a una reclamación más formal.
2. Realizar una reclamación extrajudicial
Cuando la factura continúa impagada, es recomendable realizar una reclamación extrajudicial por escrito.
La reclamación debería identificar claramente:
- la factura;
- la fecha de emisión;
- el importe;
- la fecha de vencimiento;
- el concepto;
- la cantidad pendiente;
- el plazo concedido para pagar;
- la cuenta o medio de pago;
- las consecuencias de no realizar el pago.
También puede incluirse la reclamación de los intereses de demora que correspondan y, cuando proceda, los costes de cobro.
La reclamación debe realizarse mediante un medio que permita acreditar posteriormente qué se comunicó, cuándo se hizo y que llegó al destinatario.
Dependiendo de las circunstancias, puede utilizarse correo electrónico con mecanismos adecuados de acreditación, comunicación electrónica certificada, burofax u otros medios que permitan dejar constancia de la reclamación.
3. ¿Puede la empresa reclamar intereses de demora?
Sí.
En las operaciones comerciales sometidas a la Ley 3/2004, el deudor incurre en mora cuando no paga dentro del plazo pactado o legalmente establecido, y los intereses de demora se devengan automáticamente cuando se cumplen los requisitos legales, sin necesidad de una intimación previa. BOE
El interés aplicable será el pactado por las partes y, en defecto de pacto, se aplica el tipo legal previsto en la normativa de morosidad.
Este tipo se calcula conforme al mecanismo establecido legalmente, tomando como referencia el tipo aplicado por el Banco Central Europeo y añadiendo ocho puntos porcentuales. BOE
Por tanto, una factura impagada puede generar una deuda superior al importe inicialmente facturado.
4. También pueden reclamarse los costes de cobro
La normativa sobre morosidad contempla además una cantidad fija de 40 euros en concepto de costes de cobro cuando el deudor incurre en mora.
Esta cantidad se añade a la deuda principal y, además, pueden reclamarse los costes de cobro debidamente acreditados que superen esos 40 euros. BOE
Por tanto, cuando una empresa reclama una factura impagada, conviene comprobar si además del principal existen:
- intereses de demora;
- 40 euros de compensación por costes de cobro;
- otros costes de cobro que puedan acreditarse.
Hay que analizar siempre las circunstancias concretas de la operación y si la normativa de morosidad resulta aplicable.
5. ¿Qué documentación necesita la empresa para reclamar?
Cuanto mejor documentada esté la deuda, más sencillo será defenderla.
Conviene reunir, como mínimo:
| Documento | Utilidad |
|---|---|
| Contrato | Acredita las condiciones de la relación |
| Presupuesto | Permite acreditar el precio acordado |
| Pedido | Acredita la contratación |
| Factura | Determina el importe reclamado |
| Albarán | Acredita la entrega cuando proceda |
| Parte de trabajo | Acredita la prestación realizada |
| Correos electrónicos | Pueden acreditar comunicaciones y aceptación |
| Justificante de recepción | Acredita que la documentación llegó al cliente |
| Reclamación extrajudicial | Acredita que se reclamó el pago |
| Reconocimiento de deuda | Puede reforzar la acreditación de la obligación |
No siempre será necesario disponer de todos estos documentos.
Lo importante es poder acreditar el origen de la deuda, su importe, su vencimiento y la falta de pago.
6. ¿Qué ocurre si el cliente dice que no reconoce la factura?
Esta situación requiere analizar por qué se rechaza el pago.
No es lo mismo que el cliente diga:
«No he recibido la factura.»
que:
«No estoy de acuerdo con el importe.»
o:
«El servicio no se realizó correctamente.»
En el primer caso puede tratarse de un problema administrativo.
En el segundo o tercero puede existir una controversia sobre el origen o exigibilidad de la deuda.
Por eso, antes de iniciar una reclamación judicial conviene determinar si existe realmente una deuda vencida, líquida y exigible o si existe una cuestión contractual que deba resolverse previamente.
7. ¿Y si el cliente reconoce la deuda pero dice que no puede pagar?
También es una situación frecuente.
El cliente puede reconocer que debe el dinero pero solicitar:
- un aplazamiento;
- un pago fraccionado;
- una reducción;
- una espera;
- una refinanciación.
La empresa no está obligada necesariamente a aceptar estas propuestas.
Si decide hacerlo, es recomendable formalizar por escrito el acuerdo de pago.
El documento debería establecer:
- importe total pendiente;
- calendario de pagos;
- fechas concretas;
- cantidades;
- medio de pago;
- consecuencias del incumplimiento;
- situación de los intereses;
- garantías, si procede.
De esta forma se evita que una conversación informal termine generando nuevas dudas sobre la deuda.
8. ¿Cuándo conviene acudir a los tribunales?
Si la reclamación extrajudicial no consigue que el cliente pague, puede ser necesario acudir a la vía judicial.
Para muchas deudas empresariales, una de las vías que puede valorarse es el procedimiento monitorio.
El procedimiento monitorio permite reclamar judicialmente una deuda dineraria que sea líquida, determinada, vencida y exigible, siempre que pueda acreditarse mediante alguno de los documentos admitidos legalmente.
Entre estos documentos pueden encontrarse las propias facturas, albaranes, certificaciones y otros documentos habituales en las relaciones comerciales. Poder Judicial
El Consejo General del Poder Judicial explica que el procedimiento monitorio permite reclamar deudas dinerarias de cualquier importe cuando se cumplen los requisitos legales y existe documentación que permita acreditar la deuda. Poder Judicial
9. ¿Qué ocurre si el cliente no se opone al monitorio?
Si el deudor recibe el requerimiento judicial y no paga ni presenta oposición dentro del plazo correspondiente, el acreedor puede solicitar que se despache ejecución.
Esto permite pasar de la fase de reclamación a la fase de ejecución forzosa de la deuda.
En ese momento pueden adoptarse, cuando legalmente proceda, medidas dirigidas a obtener el cobro mediante el patrimonio del deudor.
10. ¿Y si el cliente se opone?
Si el cliente se opone al procedimiento monitorio, el asunto puede continuar por el procedimiento declarativo que corresponda en función de la cuantía y de la naturaleza de la controversia.
En ese caso ya no se trata simplemente de reclamar una factura.
Puede ser necesario discutir cuestiones como:
- si el servicio se prestó;
- si se entregaron los productos;
- si existieron defectos;
- si el precio era correcto;
- si existía una condición contractual;
- si la deuda estaba realmente vencida;
- si existió algún incumplimiento previo.
Por eso es tan importante preparar correctamente la documentación antes de iniciar la reclamación.
11. ¿Puede recuperarse el IVA de una factura impagada?
En determinadas circunstancias, una empresa puede modificar la base imponible del IVA correspondiente a un crédito incobrable.
No obstante, no basta con que una factura lleve meses sin pagarse.
La normativa del IVA establece determinados requisitos y plazos, entre ellos que haya transcurrido el período correspondiente desde el devengo y que se haya instado el cobro mediante reclamación judicial, requerimiento notarial u otro medio que acredite fehacientemente la reclamación, además de cumplir las restantes condiciones fiscales. Agencia Tributaria
Para las empresas que no tengan la consideración de gran empresa existe, en determinados supuestos, la posibilidad de aplicar el plazo de seis meses o un año previsto en la normativa.
Por tanto, cuando una factura lleva tiempo impagada, conviene coordinar la reclamación jurídica con el asesoramiento fiscal para no perder los plazos necesarios para recuperar el IVA.
12. ¿Qué hacer si existen varias facturas impagadas?
Cuando un cliente debe varias facturas, conviene realizar primero una revisión conjunta de la relación comercial.
Hay que comprobar:
- cuáles están vencidas;
- cuáles han sido pagadas;
- cuáles están parcialmente pagadas;
- cuáles han sido discutidas;
- qué intereses corresponden;
- qué documentación acredita cada deuda.
Dependiendo de las circunstancias, puede ser posible reclamar conjuntamente varias cantidades cuando exista una base documental y jurídica suficiente.
En estos casos resulta especialmente importante elaborar un cuadro actualizado de la deuda, factura por factura.
13. No conviene dejar pasar el tiempo
Una factura impagada no debería permanecer indefinidamente en la contabilidad sin que la empresa tome una decisión.
Cuanto más tiempo transcurre:
- más difícil puede resultar localizar documentación;
- pueden cambiar las circunstancias económicas del deudor;
- puede complicarse la acreditación de determinadas comunicaciones;
- pueden aparecer nuevas deudas;
- puede producirse una situación de insolvencia;
- pueden acercarse los plazos de prescripción.
Por eso, ante un impago, conviene establecer una estrategia desde el principio.
¿Qué hacer cuando un cliente no paga una factura?
Como regla práctica, podemos resumir el proceso en estos pasos:
1. Comprobar la deuda
Verificar que la factura es correcta, está vencida y corresponde a una operación efectivamente realizada.
2. Reunir la documentación
Contrato, pedido, presupuesto, factura, albaranes, correos y cualquier otra prueba.
3. Contactar con el cliente
Intentar conocer el motivo del retraso.
4. Reclamar formalmente
Realizar una reclamación escrita dejando constancia de su recepción.
5. Calcular la deuda
Principal, intereses de demora y costes de cobro que puedan corresponder.
6. Valorar un acuerdo
Si el cliente reconoce la deuda pero necesita tiempo, formalizar por escrito cualquier acuerdo de pago.
7. Valorar la vía judicial
Si no se produce el pago, estudiar la posibilidad de iniciar un procedimiento monitorio u otra acción judicial.
8. Revisar las consecuencias fiscales
Especialmente cuando el impago se prolonga, comprobar si puede modificarse la base imponible del IVA por crédito incobrable.
Una factura impagada debe reclamarse con una estrategia
Ante el impago de una factura, el objetivo no debería ser simplemente enviar un mensaje al cliente solicitando que pague.
La empresa debe poder demostrar por qué existe la deuda, cuál es su importe, cuándo venció y qué se ha hecho para reclamarla.
Una reclamación bien documentada puede facilitar una solución extrajudicial y, si finalmente es necesario acudir a los tribunales, proporcionar la base documental necesaria para defender la pretensión.
Además, en operaciones entre empresas, pueden existir derechos adicionales relacionados con los intereses de demora y los costes de cobro, por lo que conviene incluirlos correctamente en la reclamación.
¿Tienes una factura impagada?
En C&F Abogados podemos ayudarte a analizar la deuda, preparar la reclamación extrajudicial y, cuando sea necesario, estudiar la vía judicial más adecuada para intentar recuperar el importe pendiente.
