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Contrato de prestación de servicios entre empresas: ¿qué debe incluir?

Las empresas contratan continuamente servicios de otras empresas o profesionales: asesoría, mantenimiento, informática, marketing, consultoría, transporte, limpieza, servicios técnicos, formación o asistencia profesional, entre muchos otros.

En todos estos casos, disponer de un contrato de prestación de servicios permite dejar claro qué debe hacer cada parte, cuánto debe pagarse, cuándo debe realizarse el servicio y qué ocurre si alguna de las partes incumple.

Aunque determinados contratos pueden existir y producir efectos aunque no se hayan formalizado en un documento escrito, el Código Civil reconoce la libertad de las partes para establecer los pactos y condiciones que consideren convenientes, dentro de los límites legales. Además, los contratos obligan no solo a lo expresamente pactado, sino también a las consecuencias que deriven de la buena fe, el uso y la ley.

Por eso, en una relación empresarial continuada, poner por escrito las condiciones del servicio puede evitar muchos conflictos posteriores.

¿Qué es un contrato de prestación de servicios?

Es el acuerdo mediante el cual una empresa o profesional se compromete a prestar determinados servicios a otra empresa a cambio de una remuneración.

Puede utilizarse tanto para un servicio puntual como para una relación continuada durante meses o años.

Por ejemplo:

• mantenimiento informático;
• servicios de marketing;
• asesoramiento empresarial;
• servicios de limpieza;
• mantenimiento de instalaciones;
• consultoría;
• servicios técnicos;
• desarrollo de software;
• servicios de diseño;
• formación;
• servicios de transporte o logística.

El contenido del contrato dependerá en gran medida del tipo de servicio contratado.

No es lo mismo contratar una campaña de marketing durante tres meses que contratar el mantenimiento informático de una empresa durante varios años.

¿Es obligatorio hacer el contrato por escrito?

No existe una regla general según la cual todos los contratos de prestación de servicios entre empresas tengan que constar necesariamente por escrito.

El Código Civil establece que el contrato existe cuando las partes consienten en obligarse y que, con carácter general, se perfecciona por el mero consentimiento.

Sin embargo, que un contrato pueda existir verbalmente no significa que sea recomendable contratar de esta manera.

En una relación empresarial es importante poder acreditar posteriormente:

• qué servicio se contrató;
• qué precio se acordó;
• cuándo debía prestarse;
• qué resultados o entregables estaban previstos;
• quién debía aportar determinados medios;
• qué ocurre ante un incumplimiento;
• cuánto dura el contrato;
• cómo puede finalizarse.

Por ello, en relaciones empresariales, especialmente cuando existe una cierta duración, inversión o riesgo económico, resulta aconsejable documentar las condiciones por escrito.

1. Identificación de las partes

El contrato debe comenzar identificando correctamente a las empresas que intervienen.

Conviene incluir:

• denominación social;
• NIF;
• domicilio;
• datos registrales cuando proceda;
• nombre y cargo de la persona que firma;
• título o poder en virtud del cual actúa en representación de la empresa.

Este último aspecto es importante.

No basta con saber quién firma físicamente el documento. También debe quedar claro que esa persona tiene capacidad para representar a la empresa.

2. Descripción concreta del servicio

Este es uno de los puntos más importantes del contrato.

Debe explicarse con suficiente precisión qué servicio se contrata.

Una descripción demasiado genérica puede generar problemas posteriormente.

No es lo mismo decir:

«La empresa prestará servicios de asesoramiento informático.»

que establecer, por ejemplo:

«La empresa prestará servicios de mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos informáticos de la empresa cliente, incluyendo asistencia remota, soporte telefónico y determinadas intervenciones presenciales.»

Cuanto más importante sea el servicio, más recomendable resulta definirlo detalladamente.

Si existen especificaciones técnicas, presupuestos, propuestas comerciales o anexos, pueden incorporarse al contrato y formar parte del mismo.

3. Alcance del servicio: qué está incluido y qué no

No basta con explicar qué hará el proveedor.

También conviene determinar qué queda fuera del servicio contratado.

Por ejemplo, un contrato de mantenimiento puede establecer:

• número máximo de intervenciones;
• horario de atención;
• tiempos de respuesta;
• desplazamientos incluidos;
• materiales incluidos;
• servicios adicionales;
• actuaciones que requieren presupuesto independiente.

Esto permite evitar una situación bastante habitual: que el cliente considere incluido un servicio que el proveedor entiende que no forma parte del contrato.

4. Duración del contrato

Debe establecerse cuánto tiempo estará vigente el contrato.

Puede tratarse de:

• un servicio puntual;
• un contrato de duración determinada;
• un contrato indefinido;
• un contrato con renovación automática.

Si existe renovación automática, conviene indicar:

• duración de cada período;
• plazo de preaviso;
• forma en que debe comunicarse la voluntad de no renovar.

Por ejemplo:

«El contrato tendrá una duración inicial de un año y se prorrogará por períodos anuales salvo que cualquiera de las partes comunique a la otra su voluntad de no renovarlo con una antelación mínima de 30 días.»

Una cláusula de este tipo evita dudas sobre la continuidad de la relación.

5. Precio y forma de pago

El contrato debe determinar claramente cuánto debe pagar el cliente.

Puede establecerse:

• un precio fijo;
• un precio por hora;
• un precio por servicio;
• una cuota mensual;
• un sistema de precios variables;
• un presupuesto cerrado;
• un sistema mixto.

También conviene determinar:

• cuándo se factura;
• cuándo debe pagarse;
• medio de pago;
• anticipos;
• gastos adicionales;
• impuestos;
• posibles revisiones de precios.

En las prestaciones de servicios entre empresarios o profesionales, la facturación debe cumplir las obligaciones fiscales correspondientes. La Agencia Tributaria establece, con carácter general, la obligación de expedir factura por las prestaciones de servicios realizadas en el desarrollo de la actividad y determina los datos que deben figurar en las facturas.

6. Obligaciones de la empresa que presta el servicio

El contrato debería recoger de forma clara las obligaciones del proveedor.

Por ejemplo:

• prestar el servicio en las condiciones pactadas;
• cumplir los plazos establecidos;
• utilizar personal cualificado cuando sea necesario;
• aportar los medios comprometidos;
• informar de incidencias relevantes;
• mantener determinadas condiciones de confidencialidad;
• cumplir las obligaciones legales aplicables a su actividad.

Cuando el servicio tenga unos estándares concretos, puede ser conveniente incorporarlos mediante un anexo técnico o acuerdo de nivel de servicio (SLA).

7. Obligaciones del cliente

También deben establecerse las obligaciones de la empresa que contrata.

Por ejemplo:

• proporcionar la información necesaria;
• facilitar el acceso a instalaciones o sistemas;
• entregar documentación;
• designar una persona de contacto;
• aprobar determinados trabajos;
• pagar las facturas dentro del plazo pactado.

Esto es especialmente importante cuando el proveedor depende de la colaboración del cliente para poder realizar correctamente el servicio.

8. Plazos y niveles de servicio

En determinados contratos resulta fundamental establecer cuándo y cómo debe prestarse el servicio.

Por ejemplo, en un contrato de soporte informático pueden establecerse diferentes tiempos de respuesta dependiendo de la gravedad de la incidencia.

También puede determinarse:

• plazo máximo de respuesta;
• plazo previsto de resolución;
• horario de servicio;
• disponibilidad;
• sistema de comunicación de incidencias;
• procedimiento de escalado.

Estas condiciones pueden formar parte del propio contrato o de un anexo.

9. Propiedad intelectual

Cuando el servicio implique crear contenidos, software, diseños, informes, fotografías, vídeos, documentación o cualquier otro material protegido, conviene determinar quién podrá utilizar esos materiales y en qué condiciones.

Por ejemplo, debe analizarse:

• quién conserva los derechos;
• qué derechos se ceden;
• si la cesión es exclusiva o no exclusiva;
• durante cuánto tiempo;
• para qué territorios;
• qué usos están permitidos;
• si la remuneración incluye esa cesión.

Esta cuestión puede ser especialmente importante en contratos de:

• desarrollo de software;
• diseño gráfico;
• marketing;
• fotografía;
• producción audiovisual;
• creación de contenidos;
• consultoría técnica.

10. Confidencialidad

Durante la prestación de un servicio, el proveedor puede tener acceso a información empresarial que no debería divulgarse.

Puede tratarse de:

• información financiera;
• precios;
• estrategias comerciales;
• información de clientes;
• procedimientos internos;
• documentación técnica;
• información sobre proveedores;
• secretos empresariales.

Por ello, el contrato puede incluir una cláusula de confidencialidad o incorporar un acuerdo específico de confidencialidad (NDA).

Conviene definir qué información tiene carácter confidencial, quién puede acceder a ella y qué obligaciones existen durante y después del contrato.

11. Protección de datos personales

Si para prestar el servicio el proveedor necesita acceder a datos personales por cuenta de la empresa cliente, no basta con incluir una referencia genérica a la protección de datos.

Puede ser necesario formalizar un contrato de encargo del tratamiento.

La Agencia Española de Protección de Datos señala que la relación entre responsable y encargado debe formalizarse mediante un contrato o acto jurídico vinculante y que este debe regular, entre otras cuestiones, el objeto, duración, naturaleza y finalidad del tratamiento, los tipos de datos y categorías de interesados y las instrucciones del responsable.

Por tanto, esta cuestión debe analizarse según el servicio concreto.

12. Subcontratación

También conviene decidir si el proveedor puede contratar a terceros para realizar parte del servicio.

Por ejemplo:

¿Puede una empresa de mantenimiento subcontratar a otra empresa?

¿Puede una agencia contratar a un tercero para desarrollar una parte del proyecto?

El contrato puede establecer:

• si la subcontratación está permitida;
• si requiere autorización previa;
• qué obligaciones debe asumir el subcontratista;
• quién responde frente al cliente;
• qué ocurre con la confidencialidad y la protección de datos.

13. Responsabilidad por incumplimiento

Esta es otra de las cláusulas que merece especial atención.

El contrato debería determinar qué ocurre si una de las partes incumple sus obligaciones.

Puede regularse, según el caso:

• obligación de subsanar;
• penalizaciones;
• indemnización de daños y perjuicios;
• límites de responsabilidad;
• exclusiones;
• plazos para reclamar;
• consecuencias de determinados incumplimientos.

No conviene introducir automáticamente límites de responsabilidad o penalizaciones sin analizar antes la naturaleza del servicio y los riesgos que realmente existen.

14. Cláusula penal

En determinados contratos puede establecerse una penalización para determinados incumplimientos.

Por ejemplo:

«En caso de retraso injustificado superior a X días en la prestación comprometida, el proveedor abonará…»

Pero la cláusula debe estar correctamente redactada y determinar qué incumplimiento activa la penalización y cuáles son sus consecuencias.

Una cláusula penal ambigua puede convertirse posteriormente en una fuente de conflicto en lugar de evitarlo.

15. Resolución anticipada del contrato

El contrato debería establecer cuándo puede finalizar antes de la fecha prevista.

Por ejemplo:

• incumplimiento grave;
• impago;
• incumplimiento reiterado;
• pérdida de determinadas autorizaciones;
• insolvencia en determinados supuestos;
• vulneración de la confidencialidad;
• incumplimiento de obligaciones de protección de datos;
• imposibilidad sobrevenida de prestar el servicio.

También puede establecerse un mecanismo de resolución mediante preaviso cuando la relación sea indefinida.

16. Qué ocurre con la información y documentación al terminar

Cuando finaliza un contrato, puede quedar información de una empresa en poder de la otra.

Conviene determinar qué ocurre con:

• documentos;
• contraseñas;
• bases de datos;
• archivos;
• equipos;
• documentación confidencial;
• copias de seguridad;
• materiales creados durante el servicio.

En determinados servicios también puede ser necesario establecer cómo se realizará la transición a otro proveedor.

17. Independencia entre las empresas

Cuando una empresa contrata a otra para prestar servicios, conviene dejar clara la naturaleza de la relación.

El contrato no debería generar artificialmente una apariencia distinta de la relación realmente existente.

Esto es especialmente importante cuando el servicio es prestado por profesionales o trabajadores que desarrollan su actividad de forma continuada para una empresa cliente.

La calificación jurídica de una relación no depende únicamente del nombre que las partes den al contrato, sino de las circunstancias reales en las que se desarrolla.

18. Comunicaciones entre las partes

Es recomendable establecer cómo deben realizarse las comunicaciones relevantes.

Por ejemplo:

• correo electrónico;
• domicilio contractual;
• plataforma de gestión;
• comunicación electrónica certificada;
• burofax para determinadas comunicaciones.

También puede establecerse qué dirección electrónica se considera válida a efectos contractuales.

19. Legislación aplicable y jurisdicción

Finalmente, especialmente cuando las empresas operan en diferentes territorios, conviene determinar:

• legislación aplicable;
• tribunales competentes;
• mecanismos de negociación;
• mediación o arbitraje, si procede.

En contratos puramente nacionales también puede resultar conveniente prever un mecanismo para intentar resolver determinados conflictos antes de acudir a los tribunales.

¿Qué debe contener como mínimo un contrato de prestación de servicios?

Como regla práctica, antes de firmarlo conviene comprobar que el contrato responde claramente a estas preguntas:

Cuestión	Debe quedar claro
Quién contrata	Identificación completa de las empresas
Qué se contrata	Descripción concreta del servicio
Qué incluye	Alcance del servicio
Qué no incluye	Exclusiones y servicios adicionales
Cuánto cuesta	Precio y posibles revisiones
Cómo se paga	Facturación y forma de pago
Cuándo se presta	Plazos y calendario
Durante cuánto tiempo	Duración y renovaciones
Qué debe hacer cada parte	Obligaciones del proveedor y cliente
Qué ocurre si hay incumplimiento	Penalizaciones, indemnización y demás consecuencias
Cómo puede terminarse	Resolución y preaviso
Información confidencial	Obligaciones de confidencialidad
Datos personales	Responsabilidades y, cuando proceda, encargo del tratamiento
Materiales y contenidos	Propiedad intelectual y derechos de uso
Subcontratación	Si está permitida y en qué condiciones
Conflictos	Procedimiento de resolución y jurisdicción

Errores frecuentes al contratar servicios entre empresas

Algunos de los problemas más habituales aparecen cuando el contrato:

• describe el servicio de forma demasiado genérica;
• no establece qué está incluido en el precio;
• no determina los plazos;
• permite modificar unilateralmente determinadas condiciones;
• no regula la renovación;
• no establece cómo puede terminarse;
• no contempla los incumplimientos;
• utiliza cláusulas de responsabilidad excesivamente genéricas;
• no regula la propiedad intelectual;
• omite la confidencialidad;
• no analiza correctamente el tratamiento de datos personales;
• permite subcontratar sin establecer condiciones;
• no determina qué ocurre con la información al finalizar el contrato.

En muchos casos, el problema no está en que no exista un contrato, sino en que el contrato no regula realmente aquello que después genera el conflicto.

Un contrato bien redactado debe anticiparse al conflicto

Un contrato de prestación de servicios entre empresas no debería limitarse a indicar quién presta el servicio y cuánto se paga.

Debe establecer cómo funcionará realmente la relación comercial.

Cuanto mayor sea la duración, el valor económico o la importancia del servicio para la actividad de la empresa, mayor importancia tendrá revisar aspectos como el alcance del servicio, los niveles de prestación, la responsabilidad, la confidencialidad, la propiedad intelectual, la protección de datos y las condiciones de terminación.

Antes de firmar, conviene comprobar que el contrato protege los intereses de la empresa y que las obligaciones asumidas pueden cumplirse en la práctica.

¿Vas a contratar o prestar servicios para otra empresa?

En C&F Abogados podemos ayudarte a revisar o preparar contratos de prestación de servicios adaptados a la actividad de tu empresa, identificando las cláusulas que pueden generar riesgos antes de que aparezca un conflicto.