Las condiciones generales de contratación permiten a una empresa establecer de forma uniforme las reglas aplicables a sus operaciones con clientes, proveedores u otros colaboradores. Son especialmente habituales cuando una empresa utiliza contratos o documentos que se repiten en numerosas operaciones.
Sin embargo, utilizar unas condiciones generales no significa que cualquier cláusula incluida en ellas vaya a ser válida o que quede automáticamente incorporada al contrato.
La falta de claridad, la ausencia de información al contratante o determinadas cláusulas mal redactadas pueden generar conflictos y dificultar posteriormente la reclamación de cantidades, la resolución del contrato o la exigencia de responsabilidades.
¿Qué son las condiciones generales de contratación?
Son cláusulas predispuestas por una de las partes para incorporarlas a una pluralidad de contratos. No tienen por qué ser necesariamente abusivas ni perjudiciales para la otra parte.
Pueden utilizarse tanto en contratos entre empresas como en contratos celebrados con consumidores.
La Ley 7/1998 exige, con carácter general, que las condiciones generales se incorporen correctamente al contrato y que estén redactadas con transparencia, claridad, concreción y sencillez.
Por tanto, no basta con incluir un documento denominado «Condiciones generales de contratación». Es necesario que pueda acreditarse que esas condiciones formaban realmente parte del acuerdo.
¿Qué errores son más frecuentes?
1. No entregar las condiciones generales antes de contratar
Uno de los errores más habituales consiste en entregar las condiciones generales después de que el cliente haya aceptado el contrato, realizado el pedido o contratado el servicio.
Si la empresa pretende que esas condiciones formen parte del contrato, debe facilitar al contratante una posibilidad real de conocerlas en el momento de la contratación.
Esto resulta especialmente importante cuando el contrato principal hace referencia a un documento separado de condiciones generales.
2. Incorporar las condiciones generales sin hacer referencia a ellas
El contrato debería identificar claramente las condiciones generales que forman parte del acuerdo.
Una referencia genérica del tipo «el cliente acepta las condiciones de la empresa» puede generar problemas si no permite identificar qué documento se está incorporando.
Es recomendable indicar el documento concreto, su versión o fecha y conservar evidencia de que fue entregado o puesto a disposición del contratante.
3. Utilizar cláusulas demasiado ambiguas
Una condición general debe permitir conocer razonablemente cuáles son los derechos y obligaciones que establece.
Expresiones indeterminadas, contradicciones o cláusulas excesivamente complejas pueden dificultar su interpretación.
Además, cuando existen condiciones generales oscuras, las reglas legales de interpretación pueden operar en contra de quien las ha redactado.
Por ello, no conviene confundir un contrato técnicamente completo con un contrato innecesariamente complicado.
4. Contradecir el contrato particular
Otro problema frecuente aparece cuando las condiciones generales establecen una regla diferente de la prevista expresamente en el contrato particular.
Por ejemplo:
Contrato particular: pago a 60 días.
Condiciones generales: pago a 30 días.
Este tipo de contradicciones puede generar una discusión sobre cuál de las dos reglas debe aplicarse.
Como regla general, cuando existe contradicción entre las condiciones generales y las condiciones particulares específicamente pactadas, estas últimas prevalecen, salvo determinadas excepciones.
La solución más segura es evitar contradicciones antes de firmar.
5. Modificar unilateralmente precios o condiciones sin establecer reglas claras
Algunas empresas incluyen cláusulas que les permiten modificar unilateralmente precios, tarifas, servicios o condiciones contractuales.
El problema no está necesariamente en establecer mecanismos de revisión, sino en hacerlo de forma genérica o sin determinar cuándo, por qué y cómo puede producirse la modificación.
Una cláusula de revisión debería definir, cuando corresponda:
- La circunstancia que permite revisar el precio.
- El índice o referencia utilizada.
- La fórmula de cálculo.
- El momento en que puede aplicarse.
- La comunicación que debe realizarse.
- Las consecuencias para las partes.
Cuando el contrato se celebra con consumidores, además, existen requisitos específicos de protección frente a determinadas cláusulas desequilibradas.
6. Establecer penalizaciones desproporcionadas
Las cláusulas penales pueden ser útiles para proteger a una empresa frente a determinados incumplimientos.
Pero deben estar correctamente configuradas.
Una penalización excesiva, ambigua o desconectada del incumplimiento que pretende cubrir puede terminar generando una controversia sobre su aplicación o incluso sobre su validez.
Antes de introducir una penalización conviene analizar qué incumplimiento pretende cubrir y qué consecuencias económicas razonables puede producir.
7. No regular correctamente la duración y las prórrogas
Los contratos recurrentes deberían determinar con claridad:
- Duración inicial.
- Fecha de comienzo.
- Fecha de finalización.
- Posibilidad de prórroga.
- Duración de las prórrogas.
- Forma y plazo para comunicar la no renovación.
- Consecuencias de la terminación.
Las cláusulas de renovación automática son especialmente sensibles cuando no explican correctamente cuándo y cómo puede evitarse la prórroga.
8. No establecer claramente las causas de resolución
Una empresa puede encontrarse con dificultades cuando necesita terminar un contrato y las condiciones generales no determinan claramente cuándo puede hacerlo.
Es conveniente regular las principales causas de resolución, especialmente cuando exista:
- Incumplimiento de pago.
- Incumplimiento de obligaciones esenciales.
- Retrasos reiterados.
- Incumplimiento de requisitos legales.
- Uso indebido de información confidencial.
- Incumplimiento de determinadas obligaciones de seguridad o cumplimiento.
También conviene establecer, cuando proceda, el procedimiento de comunicación y los efectos de la resolución.
9. Limitar la responsabilidad de forma excesiva
Las empresas suelen intentar limitar contractualmente su responsabilidad.
La posibilidad de hacerlo depende del tipo de contrato, de las partes y de las circunstancias concretas.
Una cláusula que pretenda excluir prácticamente cualquier responsabilidad puede resultar problemática, especialmente si afecta a obligaciones esenciales o contradice normas imperativas.
La limitación debe estar redactada de manera precisa y analizarse dentro del conjunto del contrato.
10. Remitir a documentos que el cliente nunca ha recibido
Otro error frecuente consiste en utilizar expresiones como:
«Según nuestras tarifas vigentes».
o:
«Conforme a nuestra política de contratación».
Si esos documentos son relevantes para determinar las obligaciones del contrato, deberían estar identificados y ponerse a disposición del contratante en el momento adecuado.
No conviene construir un contrato sobre documentos que posteriormente no puedan acreditarse.
Condiciones generales entre empresas y condiciones con consumidores
Es importante distinguir ambos escenarios.
Las condiciones generales pueden utilizarse en relaciones entre empresas. En estos contratos también deben respetarse las normas generales sobre contratación, interpretación, buena fe y cumplimiento de las obligaciones.
Cuando interviene un consumidor, el régimen de protección es más exigente. Las cláusulas no negociadas individualmente deben superar además los controles establecidos por la normativa de consumidores, incluida la prohibición de determinadas cláusulas abusivas.
Por eso, una plantilla contractual utilizada indistintamente con empresas y consumidores puede generar problemas si no se adapta correctamente a cada tipo de relación.
¿Qué debería revisar una empresa antes de utilizar sus condiciones generales?
Antes de utilizar una plantilla de condiciones generales conviene comprobar al menos:
- Quiénes son los destinatarios: empresas, profesionales, consumidores o varios colectivos.
- Cómo se incorporan al contrato.
- Qué documento concreto contiene las condiciones.
- Si existe una versión identificable y fechada.
- Si las cláusulas son claras y comprensibles.
- Si existen contradicciones con el contrato principal.
- Cómo se determinan los precios y sus posibles revisiones.
- Qué obligaciones corresponden a cada parte.
- Qué ocurre en caso de incumplimiento.
- Cuándo puede resolverse el contrato.
- Cómo funcionan las prórrogas.
- Qué limitaciones de responsabilidad existen.
- Qué información debe conservarse para acreditar la contratación.
- Si existen obligaciones específicas por el sector de actividad.
La importancia de conservar evidencias
No basta con disponer de unas condiciones generales correctamente redactadas.
En caso de conflicto, puede ser necesario demostrar qué condiciones se encontraban vigentes cuando se celebró el contrato y que fueron efectivamente puestas a disposición de la otra parte.
Por ello, una empresa debería conservar, según su sistema de contratación:
- Contrato firmado.
- Condiciones generales aplicables.
- Versión y fecha del documento.
- Presupuesto o pedido.
- Comunicaciones previas.
- Aceptación electrónica.
- Documentación entregada al cliente.
- Modificaciones posteriores.
Esto puede resultar especialmente importante cuando la contratación se realiza por medios electrónicos.
¿Cada cuánto conviene revisar las condiciones generales?
No es recomendable considerar las condiciones generales como un documento que se redacta una vez y permanece indefinidamente.
Conviene revisarlas cuando:
- Cambia la legislación aplicable.
- Se modifica el modelo de negocio.
- Se introducen nuevos servicios.
- Cambian los sistemas de contratación.
- Aparecen nuevos tipos de clientes.
- Se producen conflictos recurrentes con determinadas cláusulas.
- Se modifican precios o sistemas de facturación.
- Se incorporan nuevas obligaciones de cumplimiento.
También es aconsejable identificar claramente las distintas versiones para evitar utilizar documentos antiguos.
Una condición general mal redactada puede convertirse en un problema
Las condiciones generales deberían servir para reducir la incertidumbre, no para aumentarla.
Una plantilla extensa no es necesariamente una buena plantilla. Lo importante es que las obligaciones estén correctamente definidas, que las condiciones puedan incorporarse al contrato y que cada parte pueda conocer con claridad qué ha aceptado.
Por ello, antes de utilizar unas condiciones generales de contratación de forma habitual, resulta recomendable realizar una revisión jurídica de su contenido, de su sistema de incorporación y de la forma en que la empresa acredita cada contratación.
Una revisión preventiva puede evitar que una cláusula aparentemente secundaria termine convirtiéndose en el origen de una reclamación o de un conflicto contractual.
