Sociedad Limitada: qué debe saber un empresario antes de constituirla
Constituir una Sociedad Limitada (S.L.) es una de las opciones más habituales para desarrollar una actividad empresarial en España. Su estructura permite separar, con carácter general, el patrimonio de la sociedad del patrimonio personal de los socios y establecer unas reglas claras para la propiedad, administración y funcionamiento de la empresa.
Sin embargo, constituir una S.L. no consiste simplemente en aportar un capital, firmar ante notario y empezar a trabajar. Antes de hacerlo conviene tomar varias decisiones que afectarán a la empresa durante años: quiénes serán los socios, qué porcentaje tendrá cada uno, quién administrará la sociedad, qué actividad desarrollará, cómo se tomarán las decisiones y qué ocurrirá si surgen conflictos entre los socios.
¿Qué es una Sociedad Limitada?
La Sociedad de Responsabilidad Limitada es una sociedad de capital cuyo capital está dividido en participaciones sociales.
Una de sus características principales es que, como regla general, los socios no responden personalmente de las deudas sociales. Es la sociedad, como persona jurídica, la que responde de sus obligaciones con su patrimonio. BOE
Esto permite diferenciar dos patrimonios:
Patrimonio de la sociedad
Es el que responde, en principio, de las deudas y obligaciones de la empresa.
Patrimonio personal de los socios
No responde automáticamente de las deudas de la sociedad por el mero hecho de ser socios.
Ahora bien, esta separación patrimonial no significa que los socios o administradores estén siempre protegidos frente a cualquier responsabilidad. Existen supuestos específicos en los que pueden responder personalmente.
¿Cuánto capital hace falta para constituir una S.L.?
Actualmente, una Sociedad Limitada puede constituirse con un capital social mínimo de 1 euro.
Esta posibilidad existe desde la entrada en vigor de la Ley 18/2022, que eliminó el anterior mínimo general de 3.000 euros. BOE
Pero constituir una sociedad con 1 euro tiene determinadas consecuencias.
Mientras el capital social no alcance los 3.000 euros:
- debe destinarse a reserva legal al menos el 20 % del beneficio hasta que la suma del capital y la reserva alcance los 3.000 euros;
- si la sociedad se liquida y su patrimonio resulta insuficiente para pagar las obligaciones sociales, los socios responden solidariamente de la diferencia entre 3.000 euros y el capital suscrito. BOE
Por tanto, aunque legalmente sea posible constituir una S.L. con 1 euro, el capital social no debería determinarse únicamente atendiendo al mínimo legal.
Hay que valorar cuánto dinero necesita realmente la empresa para comenzar su actividad.
¿Cuántos socios puede tener?
Una Sociedad Limitada puede constituirse con un único socio.
En ese caso hablamos de una Sociedad Limitada Unipersonal (S.L.U.).
También puede constituirse con dos o más socios, distribuyendo las participaciones sociales según las aportaciones realizadas.
Esta decisión es especialmente importante cuando participan varias personas.
No es lo mismo constituir una sociedad:
- con dos socios al 50 %;
- con un socio con el 60 % y otro con el 40 %;
- con tres socios con participaciones diferentes;
- o con un socio mayoritario y varios minoritarios.
La distribución del capital determinará buena parte de los derechos políticos y económicos de cada socio.
¿Qué debe decidirse antes de constituir la sociedad?
Antes de acudir al notario conviene tener claras varias cuestiones fundamentales.
1. Quiénes serán los socios
Debe determinarse quién participará en la sociedad y qué porcentaje tendrá cada persona.
No conviene tomar esta decisión exclusivamente en función del dinero aportado.
También puede ser necesario valorar:
- quién aportará trabajo;
- quién gestionará la empresa;
- quién aportará conocimientos o contactos;
- quién asumirá determinadas responsabilidades;
- y qué papel tendrá cada socio en el futuro.
2. Cuál será el objeto social
El objeto social determina las actividades que desarrollará la sociedad.
Debe redactarse con suficiente precisión y teniendo en cuenta no solamente la actividad que la empresa va a realizar inicialmente, sino también las actividades que razonablemente pueda desarrollar posteriormente.
La escritura y los estatutos deben recoger, entre otros elementos, la denominación, el objeto social, el domicilio, el capital y la estructura de administración. BOE
Un objeto social mal planteado puede obligar posteriormente a modificar los estatutos si la empresa quiere desarrollar determinadas actividades que no están comprendidas en él.
3. Dónde estará el domicilio social
La sociedad debe tener un domicilio social.
También hay que diferenciarlo del domicilio fiscal cuando corresponda, ya que ambos pueden tener consecuencias distintas.
La Agencia Tributaria exige comunicar, entre otros datos, el domicilio fiscal y el domicilio social cuando sean diferentes. Agencia Tributaria
4. Quién será el administrador
La administración de la sociedad puede organizarse de diferentes maneras.
Entre las opciones previstas se encuentran:
- administrador único;
- varios administradores solidarios;
- varios administradores mancomunados;
- consejo de administración.
Los estatutos pueden establecer diferentes sistemas de organización de la administración dentro de las posibilidades previstas legalmente. BOE
Esta decisión tiene una importancia práctica enorme.
No es lo mismo que cualquiera de dos administradores pueda representar por sí solo a la sociedad que sea necesaria la actuación conjunta de ambos.
¿El administrador responde personalmente de las deudas?
La responsabilidad limitada protege fundamentalmente a los socios frente a las deudas sociales, pero no significa que el administrador pueda actuar sin asumir responsabilidades.
Los administradores deben cumplir los deberes inherentes a su cargo y pueden responder frente a la sociedad, los socios y los acreedores cuando concurran los presupuestos legales de responsabilidad. BOE
Por ello, antes de aceptar el cargo de administrador conviene conocer correctamente:
- sus funciones;
- sus deberes;
- sus facultades;
- las obligaciones contables y societarias;
- las obligaciones fiscales;
- las situaciones que pueden generar responsabilidad;
- y las obligaciones que existen cuando la sociedad atraviesa dificultades económicas.
Ser administrador no debe entenderse como una mera formalidad.
¿Qué son las participaciones sociales?
El capital de una S.L. está dividido en participaciones.
Cada participación atribuye a su titular la condición de socio y los derechos que correspondan conforme a la legislación y a los estatutos. BOE
Las participaciones determinan, entre otras cuestiones, la posición económica y política de los socios dentro de la sociedad.
Por ello, antes de constituir una empresa con varios socios es importante decidir cuidadosamente cómo se distribuirán.
¿Qué ocurre si dos socios tienen el 50 %?
Esta situación merece especial atención.
Una sociedad con dos socios al 50 % puede funcionar perfectamente si existe una buena relación y mecanismos adecuados para tomar decisiones.
Pero también puede producirse un bloqueo.
Por ejemplo:
Dos socios tienen el 50 % de las participaciones cada uno y dejan de estar de acuerdo sobre la estrategia de la empresa.
Si ninguno puede imponer su posición y no existe un mecanismo adecuado para resolver el conflicto, determinadas decisiones pueden quedar bloqueadas.
Por eso, cuando existe una sociedad con varios socios, resulta recomendable estudiar desde el principio qué ocurrirá si aparece un desacuerdo grave.
¿Es recomendable firmar un pacto de socios?
En determinadas sociedades puede ser muy conveniente.
Los estatutos regulan el funcionamiento de la sociedad, pero un pacto de socios puede permitir establecer acuerdos adicionales sobre las relaciones entre quienes participan en el proyecto.
Puede regular cuestiones como:
- funciones de cada socio;
- dedicación al proyecto;
- entrada de nuevos socios;
- salida de socios;
- transmisión de participaciones;
- derecho de adquisición;
- situaciones de bloqueo;
- financiación de la empresa;
- política de dividendos;
- confidencialidad;
- no competencia;
- propiedad intelectual;
- resolución de conflictos.
Especialmente cuando existen dos o más socios que van a participar activamente en la empresa, conviene plantearse estas cuestiones antes de que aparezca el conflicto.
¿Se puede vender libremente una participación?
No debe confundirse una S.L. con una sociedad cuyas participaciones puedan transmitirse libremente a cualquier persona.
La transmisión de participaciones sociales está sometida a un régimen específico.
Además, los estatutos pueden establecer determinadas reglas dentro de los límites legales.
Esto tiene una consecuencia práctica importante:
antes de constituir una sociedad con varios socios conviene pensar también cómo podrá entrar o salir una persona de la empresa.
Por ejemplo:
- ¿qué ocurre si un socio quiere vender?
- ¿puede vender a un tercero?
- ¿tienen los demás socios algún derecho?
- ¿qué sucede si fallece un socio?
- ¿qué ocurre si un socio deja de trabajar en la empresa?
Son cuestiones que pueden parecer lejanas cuando se constituye la sociedad, pero pueden convertirse en problemas importantes posteriormente.
¿Qué documentos son necesarios para constituir una S.L.?
La constitución requiere, entre otros elementos, una escritura pública de constitución y unos estatutos sociales.
La escritura debe recoger, como mínimo:
- identidad de los socios;
- voluntad de constituir la sociedad;
- aportaciones realizadas;
- participaciones atribuidas;
- estatutos;
- identidad de quienes asumirán inicialmente la administración y representación. BOE
Además, debe elegirse la denominación social.
Antes de otorgar la escritura es necesario obtener la correspondiente certificación negativa de denominación, que acredita que la denominación elegida no figura registrada en los términos exigidos. BOE
¿Hay que acudir al notario?
La constitución tradicional de una S.L. se formaliza mediante escritura pública.
Además, actualmente las sociedades de responsabilidad limitada pueden constituirse también mediante un procedimiento íntegramente en línea en los casos y con los requisitos establecidos legalmente. BOE
La elección del procedimiento dependerá de las circunstancias de cada constitución.
¿Hay que inscribir la sociedad en el Registro Mercantil?
Sí.
La inscripción registral forma parte esencial del proceso de constitución de la sociedad.
Una vez constituida e inscrita, la sociedad podrá desarrollar su actividad como persona jurídica conforme al régimen correspondiente.
La Agencia Tributaria exige, para la obtención del NIF definitivo, la documentación de constitución y, cuando proceda, la acreditación de la inscripción registral. Agencia Tributaria
¿Qué obligaciones fiscales tendrá la sociedad?
Una S.L. es una persona jurídica y, con carácter general, tributa por sus beneficios mediante el Impuesto sobre Sociedades.
Además, dependiendo de la actividad desarrollada, podrá tener obligaciones relacionadas con:
- IVA;
- retenciones;
- trabajadores;
- operaciones intracomunitarias;
- declaraciones censales;
- contabilidad;
- cuentas anuales.
La Agencia Tributaria señala que el Impuesto sobre Sociedades grava la renta obtenida por las sociedades y demás entidades jurídicas que sean contribuyentes del impuesto. Agencia Tributaria
Por tanto, constituir una S.L. implica asumir también una estructura contable, fiscal y societaria permanente.
La sociedad tiene obligaciones aunque no tenga actividad
Otro error frecuente consiste en pensar que, si la empresa no está facturando, deja de tener obligaciones.
Una sociedad constituida sigue teniendo determinadas obligaciones societarias y fiscales aunque su actividad sea reducida o incluso temporalmente inexistente.
Por eso, antes de constituirla conviene valorar si realmente se necesita mantener una sociedad activa y cuáles serán los costes y obligaciones recurrentes.
¿Cuáles son los principales errores al constituir una S.L.?
Algunos problemas aparecen porque la atención se centra exclusivamente en conseguir la escritura y el NIF.
Entre los aspectos que conviene evitar están:
Constituirla con un capital insuficiente
El mínimo legal no siempre coincide con las necesidades económicas reales del negocio.
Repartir las participaciones sin pensar en el futuro
Una distribución aparentemente sencilla puede generar problemas cuando los socios dejan de estar de acuerdo.
No establecer reglas entre socios
Especialmente cuando participan varias personas.
Elegir un objeto social demasiado limitado
Puede dificultar futuras actividades de la empresa.
No analizar quién será administrador
El cargo implica responsabilidades y obligaciones concretas.
Utilizar estatutos demasiado genéricos
Los estatutos pueden necesitar una adaptación a las características reales del proyecto.
No regular la salida de los socios
Conviene prever qué puede ocurrir si uno de ellos quiere abandonar la empresa.
¿Sociedad Limitada o autónomo?
La elección depende de las características del proyecto.
Una actividad desarrollada como empresario individual tiene una estructura diferente de una sociedad mercantil.
Al valorar una S.L. pueden ser relevantes cuestiones como:
- volumen previsto de actividad;
- inversión necesaria;
- número de personas que participarán;
- nivel de riesgo empresarial;
- necesidad de incorporar socios;
- financiación;
- imagen y estructura empresarial;
- obligaciones administrativas;
- fiscalidad;
- previsión de crecimiento.
Por tanto, no existe una respuesta universal sobre qué forma jurídica debe elegir cada empresario.
La decisión debería adoptarse después de analizar las características concretas del negocio.
¿Cuánto cuesta constituir una Sociedad Limitada?
El coste depende de diferentes factores y del procedimiento utilizado.
Puede incluir:
- certificación de denominación;
- notaría;
- Registro Mercantil;
- asesoramiento jurídico;
- gestoría;
- trámites fiscales;
- otros gastos relacionados con la puesta en marcha.
A estos costes iniciales hay que añadir los gastos y obligaciones de funcionamiento de la sociedad.
Por ello, el empresario debe valorar no solo cuánto cuesta constituir la S.L., sino también cuánto costará mantenerla correctamente durante los siguientes años.
¿Qué debería decidir un empresario antes de constituir una S.L.?
Antes de iniciar los trámites, sería recomendable tener definidos al menos estos puntos:
- Quiénes serán los socios.
- Qué porcentaje tendrá cada uno.
- Qué actividad desarrollará la sociedad.
- Cuál será el domicilio social.
- Cuánto capital necesita realmente el proyecto.
- Quién será el administrador.
- Cómo se organizará la administración.
- Cómo se tomarán las decisiones importantes.
- Qué ocurrirá si existe un conflicto entre socios.
- Cómo podrá salir un socio de la sociedad.
- Qué ocurrirá si fallece o deja de participar en el negocio.
- Qué obligaciones tendrá la empresa una vez constituida.
La constitución formal es solo el comienzo. La verdadera planificación jurídica consiste en diseñar correctamente la estructura de la empresa antes de que aparezcan los problemas.
Constituir una S.L. no debería ser solo un trámite
Una Sociedad Limitada puede proporcionar una estructura jurídica adecuada para muchos proyectos empresariales, pero su utilidad depende en buena medida de cómo se configure.
No basta con elegir un nombre, aportar el capital mínimo y obtener el NIF.
Hay que prestar atención a la relación entre los socios, la administración, el objeto social, las reglas de transmisión de participaciones y los mecanismos para afrontar posibles conflictos.
Especialmente cuando la empresa va a estar formada por varios socios, prevenir jurídicamente los problemas desde el principio puede ser mucho más sencillo que intentar resolverlos cuando ya han aparecido.
En C&F Abogados
En C&F Abogados asesoramos a empresarios y profesionales en la constitución y organización jurídica de sociedades, incluyendo la elección de la estructura societaria, preparación de estatutos, distribución de participaciones, organización de la administración y elaboración de pactos de socios.
También asesoramos en las cuestiones jurídicas que pueden surgir posteriormente en la vida de la empresa: conflictos entre socios, responsabilidad de administradores, transmisión de participaciones, modificaciones societarias y disolución.
Antes de constituir una Sociedad Limitada, analizar correctamente la estructura del proyecto puede ayudar a evitar problemas jurídicos y societarios en el futuro.
