Cuando una persona o empresa tiene una deuda pendiente de pago, acudir directamente a los tribunales no siempre es el primer paso necesario.
En muchas situaciones, puede ser conveniente realizar previamente una reclamación extrajudicial de la deuda, dejando constancia de la cantidad reclamada, de su origen y del plazo concedido para pagar.
Una reclamación correctamente planteada puede facilitar el cobro, evitar un procedimiento judicial innecesario y, en determinados casos, tener efectos importantes sobre la prescripción de la deuda.
Pero no basta con enviar un mensaje diciendo que existe una cantidad pendiente. La reclamación debe estar correctamente identificada, documentada y dirigida al deudor.
¿Qué es una reclamación extrajudicial de una deuda?
La reclamación extrajudicial es el requerimiento que realiza el acreedor al deudor para solicitar formalmente el pago de una cantidad que considera pendiente.
Puede utilizarse tanto antes de iniciar un procedimiento judicial como durante una negociación con el deudor.
Su finalidad principal es:
- reclamar formalmente el pago;
- identificar la deuda;
- dejar constancia de la voluntad de cobrar;
- conceder al deudor un plazo para pagar;
- reclamar, cuando corresponda, intereses y costes;
- y preparar, si fuera necesario, una posterior reclamación judicial.
Además, en el ámbito civil, la reclamación extrajudicial puede interrumpir la prescripción de una acción, siempre que se realice de forma adecuada y llegue al conocimiento del deudor.
¿Es obligatorio reclamar extrajudicialmente antes de acudir a los tribunales?
No existe una regla general por la que todas las deudas tengan que reclamarse previamente por vía extrajudicial.
Sin embargo, puede ser conveniente hacerlo.
Una reclamación previa permite comprobar si el deudor está dispuesto a pagar voluntariamente y puede evitar los costes y tiempos de un procedimiento judicial.
También permite dejar constancia de que el acreedor ha reclamado la deuda y de las cantidades que considera pendientes.
En determinadas situaciones pueden existir requisitos específicos de procedibilidad o mecanismos previos que deban analizarse antes de presentar una demanda. Por eso, antes de iniciar acciones judiciales conviene revisar la naturaleza concreta de la deuda.
¿Qué debe contener una reclamación de deuda?
Una reclamación extrajudicial debería ser suficientemente clara para que el deudor pueda identificar exactamente qué se le está reclamando.
Como mínimo, conviene incluir:
Identificación del acreedor
Debe quedar claro quién reclama la deuda.
Si se trata de una empresa, conviene identificar correctamente la sociedad y sus datos.
Identificación del deudor
Debe identificarse correctamente a la persona física o jurídica a la que se dirige la reclamación.
Es especialmente importante utilizar un domicilio o medio de comunicación que permita acreditar posteriormente que el requerimiento fue enviado y recibido.
Origen de la deuda
Debe explicarse de dónde procede la cantidad reclamada.
Por ejemplo:
- una factura;
- un contrato;
- un préstamo;
- una prestación de servicios;
- un suministro;
- una compraventa;
- un reconocimiento de deuda;
- o cualquier otra relación jurídica.
Importe reclamado
Debe indicarse claramente la cantidad que se reclama.
Si existen varias facturas, puede ser conveniente relacionarlas individualmente, indicando:
- número;
- fecha;
- concepto;
- importe;
- vencimiento;
- y cantidad pendiente.
Intereses
Cuando proceda, deben reclamarse también los intereses correspondientes.
En las operaciones comerciales sujetas a la Ley 3/2004, el deudor incurre en mora automáticamente cuando no paga dentro del plazo pactado o legalmente establecido, sin necesidad de requerimiento previo, siempre que concurran los requisitos establecidos por la propia norma.
En estos casos puede reclamarse el interés de demora pactado o, en defecto de pacto válido, el interés legal de demora correspondiente.
Costes de cobro
En las operaciones comerciales incluidas en la Ley 3/2004, el acreedor tiene derecho, cuando el deudor incurre en mora y se cumplen los requisitos legales, a una cantidad fija de 40 euros, además de los costes de cobro debidamente acreditados que excedan de esa cantidad.
Por tanto, cuando resulte aplicable, conviene incluir expresamente esta cantidad en la reclamación.
¿Qué documentación debe acompañar a la reclamación?
La reclamación será mucho más sólida si el acreedor puede acreditar documentalmente el origen de la deuda.
Dependiendo del caso, puede ser conveniente disponer de:
- contrato;
- presupuesto aceptado;
- pedido;
- factura;
- albarán;
- justificante de entrega;
- correos electrónicos;
- mensajes;
- partes de trabajo;
- reconocimiento de deuda;
- extractos de cuenta;
- comunicaciones anteriores;
- y cualquier otro documento relacionado con la operación.
No siempre será necesario enviar toda la documentación al deudor.
En ocasiones puede ser preferible identificar los documentos en la reclamación y conservarlos organizados para una eventual reclamación judicial.
¿Es mejor enviar un burofax?
El burofax con certificación de contenido y acreditación de entrega puede ser una herramienta especialmente útil cuando se quiere dejar constancia sólida de una reclamación.
Su principal ventaja es que permite acreditar posteriormente:
- qué se reclamó;
- a quién se reclamó;
- cuándo se realizó la comunicación;
- y que fue entregada en determinadas condiciones.
Esto puede ser relevante si posteriormente existe una discusión sobre si el deudor recibió la reclamación o sobre cuál era exactamente su contenido.
No significa que el burofax sea obligatorio en todas las reclamaciones.
Existen otros medios de comunicación que pueden ser válidos dependiendo de las circunstancias, pero debe valorarse siempre la capacidad de acreditar posteriormente tanto el contenido como la recepción.
¿Puede reclamarse una deuda por correo electrónico?
Puede ser posible, pero hay que valorar las circunstancias.
Un correo electrónico puede servir para acreditar una reclamación cuando existen elementos suficientes que permitan demostrar su envío, contenido y recepción.
El problema aparece cuando el deudor niega haber recibido el mensaje o cuestiona su contenido.
Por ello, cuando la deuda es importante o existe riesgo de conflicto, puede ser conveniente utilizar un medio que proporcione una prueba más sólida de la comunicación.
¿La reclamación extrajudicial interrumpe la prescripción?
Puede hacerlo.
Elartículo 1973 del Código Civil establece que la prescripción de las acciones se interrumpe, entre otros supuestos, por la reclamación extrajudicial del acreedor.
Esto significa que una reclamación correctamente realizada puede tener importancia no solamente para intentar cobrar la deuda, sino también para conservar la posibilidad de ejercitar posteriormente una acción judicial.
Ahora bien, no cualquier comunicación tiene necesariamente ese efecto.
La reclamación debe permitir identificar suficientemente:
- el derecho que se pretende hacer valer;
- la deuda reclamada;
- la persona frente a la que se reclama;
- y la voluntad del acreedor de exigir el cumplimiento.
Además, debe poder acreditarse que la reclamación llegó al deudor.
Por ello, es importante no esperar hasta el último momento del plazo de prescripción para realizar una reclamación.
¿Qué plazo debe darse al deudor para pagar?
No existe un único plazo válido para todas las reclamaciones.
El plazo puede depender de la naturaleza de la deuda, del contrato y de las circunstancias concretas.
En una reclamación extrajudicial es habitual conceder un plazo razonable para efectuar el pago, indicando claramente la fecha límite.
Por ejemplo:
“Se requiere el pago de la cantidad reclamada en el plazo de X días desde la recepción de la presente comunicación.”
También puede indicarse una cuenta bancaria o medio concreto para realizar el pago.
Cuando se trata de operaciones comerciales, deben tenerse en cuenta además los plazos de pago establecidos legalmente o pactados entre las partes.
¿Qué ocurre si el deudor reconoce la deuda pero no puede pagar?
Una reclamación extrajudicial no tiene por qué terminar necesariamente en un procedimiento judicial.
Si el deudor reconoce la deuda pero manifiesta que no puede pagarla inmediatamente, pueden negociarse alternativas.
Por ejemplo:
- pago íntegro en una fecha determinada;
- pago fraccionado;
- calendario de pagos;
- reconocimiento de deuda;
- acuerdo de pago;
- o garantías adicionales.
Si se llega a un acuerdo, conviene documentarlo correctamente.
Un acuerdo verbal puede generar nuevos problemas si posteriormente existe una discusión sobre las cantidades, fechas o condiciones pactadas.
¿Conviene aceptar un pago a plazos?
Depende de las circunstancias.
Si el deudor propone pagar la deuda de forma fraccionada, antes de aceptar conviene valorar:
- la cantidad pendiente;
- la situación económica del deudor;
- los plazos propuestos;
- las garantías ofrecidas;
- los intereses;
- las consecuencias de un nuevo incumplimiento;
- y si existen otras deudas pendientes.
Cuando el importe es significativo, puede ser conveniente formalizar un acuerdo de pago en el que queden perfectamente determinadas las obligaciones de ambas partes.
¿Qué ocurre si el deudor niega la deuda?
La reclamación extrajudicial también puede servir para identificar la posición del deudor.
Si responde negando la deuda, conviene analizar los motivos que expone.
Por ejemplo, puede alegar:
- que la factura ya fue pagada;
- que el servicio no fue prestado;
- que los productos no fueron entregados;
- que existían defectos;
- que el importe no coincide con lo pactado;
- que la factura no corresponde al deudor;
- o que la deuda está prescrita.
En estos casos, antes de iniciar una reclamación judicial es importante revisar la documentación y determinar si la objeción tiene fundamento.
¿Qué ocurre si el deudor no responde?
El silencio del deudor no significa que la deuda quede automáticamente reconocida.
Si después de recibir la reclamación no realiza el pago ni formula una respuesta, el acreedor puede valorar las acciones que correspondan.
Una de ellas puede ser el procedimiento monitorio, siempre que la deuda reúna los requisitos necesarios.
El procedimiento monitorio permite reclamar determinadas deudas dinerarias líquidas, determinadas, vencidas y exigibles cuando se dispone de documentos que acrediten su existencia.
Entre los documentos que pueden servir para acreditar la deuda se encuentran las facturas, albaranes, contratos y otros documentos comerciales.
¿Qué ventajas tiene reclamar primero extrajudicialmente?
Una reclamación bien planteada puede ofrecer varias ventajas.
Puede facilitar el cobro
El deudor puede pagar al recibir una reclamación formal sin que sea necesario iniciar un procedimiento judicial.
Permite concretar la deuda
Obliga a identificar exactamente qué cantidad se reclama y cuál es su origen.
Deja constancia documental
Permite acreditar que el acreedor reclamó el pago y cuándo lo hizo.
Puede ser relevante para la prescripción
Una reclamación extrajudicial correctamente realizada puede interrumpir la prescripción de la acción.
Puede abrir una negociación
El deudor puede plantear un pago inmediato, fraccionado o un acuerdo.
Prepara una posible reclamación judicial
Si finalmente es necesario acudir a los tribunales, la documentación generada durante la reclamación extrajudicial puede formar parte de la estrategia probatoria.
Errores frecuentes al reclamar una deuda
Uno de los errores más habituales consiste en enviar una reclamación demasiado genérica.
Por ejemplo:
“Tiene usted una factura pendiente. Pague inmediatamente.”
Una comunicación de este tipo puede resultar insuficiente cuando posteriormente existe una discusión sobre el origen o la cuantía de la deuda.
También conviene evitar:
- reclamar una cantidad incorrecta;
- no identificar las facturas;
- no indicar el origen de la deuda;
- utilizar datos incorrectos del deudor;
- no conservar justificantes del envío y recepción;
- reclamar intereses sin comprobar que corresponden;
- no revisar la posible prescripción;
- amenazar con acciones judiciales que después no se van a ejercitar;
- o conceder acuerdos de pago sin documentarlos.
¿Qué hacer antes de enviar la reclamación?
Antes de realizar el requerimiento, conviene revisar cinco cuestiones fundamentales.
1. Comprobar que la deuda existe
Debe existir una obligación jurídicamente exigible.
2. Determinar la cantidad
Hay que calcular correctamente principal, intereses y, cuando corresponda, costes de cobro.
3. Revisar la documentación
Es importante disponer de contratos, facturas, pedidos, albaranes y comunicaciones que permitan acreditar la deuda.
4. Comprobar la prescripción
Debe analizarse el plazo aplicable a esa deuda y si ha existido alguna actuación que haya interrumpido su cómputo.
5. Elegir el medio de reclamación
Debe utilizarse un medio que permita acreditar adecuadamente el contenido y la recepción de la reclamación cuando las circunstancias lo aconsejen.
¿Qué hacer si después de la reclamación no se paga?
Si el deudor no paga dentro del plazo concedido, el acreedor deberá valorar la siguiente actuación.
Dependiendo de las características de la deuda, puede plantearse:
- una nueva negociación;
- un acuerdo de pago;
- un procedimiento monitorio;
- una demanda declarativa;
- o cualquier otra acción que corresponda según la naturaleza de la obligación.
La elección dependerá de factores como la cuantía, documentación disponible, oposición previsible del deudor, solvencia y naturaleza de la deuda.
No siempre tiene sentido prolongar indefinidamente las reclamaciones extrajudiciales si el deudor no muestra ninguna voluntad de pago.
Conclusión
La reclamación extrajudicial de una deuda puede ser un paso importante antes de iniciar una reclamación judicial.
Para que resulte eficaz, debe identificar claramente al deudor, explicar el origen de la deuda, concretar las cantidades reclamadas, indicar el plazo de pago y conservar pruebas suficientes de su envío y recepción.
Además, en determinadas circunstancias puede tener efectos sobre la prescripción y, en las operaciones comerciales sujetas a la normativa específica sobre morosidad, permitir reclamar intereses de demora y los costes de cobro que correspondan.
Cuando el deudor no paga después del requerimiento, conviene valorar rápidamente las acciones disponibles y evitar que el paso del tiempo perjudique la posibilidad de reclamar judicialmente.
Una reclamación correctamente preparada puede facilitar una solución extrajudicial y, si finalmente es necesario acudir a los tribunales, dejar preparada la documentación necesaria para defender la existencia y exigibilidad de la deuda.
