Una de las principales ventajas de constituir una sociedad de capital es que, en principio, las deudas de la empresa corresponden a la propia sociedad y no al patrimonio personal de sus socios o administradores.
Sin embargo, esta separación patrimonial no significa que el administrador esté siempre protegido frente a cualquier responsabilidad.
La legislación establece determinados supuestos en los que el administrador puede responder personalmente por los daños causados por su actuación, por incumplir sus obligaciones legales o estatutarias y, en determinadas circunstancias, incluso por deudas de la propia sociedad.
Por eso, ser administrador de una sociedad implica asumir obligaciones que deben conocerse y gestionarse correctamente.
¿El administrador responde de las deudas de la sociedad?
Como regla general, no.
La sociedad tiene personalidad jurídica y responde de sus propias obligaciones con su patrimonio.
Por tanto, que una sociedad tenga deudas no significa automáticamente que el administrador tenga que pagarlas con su patrimonio personal.
Para que pueda exigirse responsabilidad al administrador es necesario que concurra alguno de los supuestos establecidos legalmente y que se cumplan los requisitos correspondientes.
Esta distinción es especialmente importante en las sociedades limitadas, donde es frecuente confundir la responsabilidad limitada de los socios con una supuesta ausencia absoluta de responsabilidad de los administradores.
¿Cuándo puede responder personalmente un administrador?
La responsabilidad del administrador puede aparecer, entre otros supuestos, cuando:
- causa un daño mediante una actuación contraria a la ley o a los estatutos;
- incumple los deberes inherentes a su cargo;
- realiza actos que perjudican directamente a socios o terceros;
- incumple determinados deberes cuando existe una causa legal de disolución;
- o desarrolla una actuación que genera un daño directamente imputable a su conducta.
La situación debe analizarse en función de la actuación concreta del administrador y de la relación entre esa actuación y el daño producido.
Responsabilidad por incumplir sus deberes como administrador
La Ley de Sociedades de Capital establece que los administradores responden frente a la sociedad, los socios y los acreedores sociales por los daños que causen mediante actos u omisiones contrarios a la ley o a los estatutos, o por incumplir los deberes inherentes a su cargo, cuando exista dolo o culpa.
La responsabilidad puede afectar tanto a administradores de derecho como a determinados administradores de hecho.
Por tanto, no es necesario que exista necesariamente una actuación deliberadamente perjudicial. Dependiendo del supuesto, una actuación negligente o contraria a los deberes legales puede generar responsabilidad.
¿Puede responder el administrador aunque la junta haya aprobado la decisión?
Sí.
La aprobación, autorización o ratificación de una actuación por la junta general no elimina automáticamente la responsabilidad del administrador.
La responsabilidad debe analizarse atendiendo a la actuación realizada y a las obligaciones que correspondían al administrador.
Esto resulta especialmente relevante cuando determinadas decisiones empresariales se adoptan formalmente por la junta, pero su ejecución o gestión corresponde al órgano de administración.
Responsabilidad por las deudas sociales
Uno de los supuestos que más preocupa a los administradores es la posibilidad de tener que responder personalmente por deudas de la sociedad.
El artículo 367 de la Ley de Sociedades de Capital establece un régimen específico cuando existe una causa legal o estatutaria de disolución y el administrador incumple sus obligaciones.
Cuando concurre una causa de disolución, el administrador debe actuar dentro de los plazos establecidos legalmente.
Si no lo hace, puede llegar a responder solidariamente de determinadas obligaciones sociales posteriores al nacimiento de la causa de disolución.
¿Qué es una causa legal de disolución?
La Ley de Sociedades de Capital contempla diferentes situaciones que pueden determinar la existencia de una causa de disolución.
Entre ellas se encuentran:
- el cese de la actividad durante más de un año;
- la conclusión de la empresa que constituye el objeto social;
- la imposibilidad manifiesta de conseguir el fin social;
- la paralización de los órganos sociales cuando resulte imposible su funcionamiento;
- determinadas pérdidas que reduzcan el patrimonio neto por debajo de la mitad del capital social;
- la reducción del capital por debajo del mínimo legal en determinados supuestos;
- determinadas situaciones relacionadas con participaciones o acciones sin voto;
- y las causas de disolución previstas en los estatutos.
La situación debe analizarse teniendo en cuenta las circunstancias concretas de la sociedad.
¿Qué debe hacer el administrador cuando existe una causa de disolución?
Cuando concurre una causa legal o estatutaria de disolución, los administradores deben convocar la junta general dentro del plazo legal para que adopte el acuerdo correspondiente o, cuando proceda, adopte las medidas necesarias para eliminar la causa de disolución.
Con carácter general, el plazo es de dos meses desde que concurre la causa de disolución.
Si la junta no adopta el acuerdo necesario, tampoco se celebra o el acuerdo resulta contrario a la disolución, pueden existir obligaciones adicionales para solicitar la disolución judicial.
La legislación contempla además determinadas situaciones relacionadas con el concurso y con las negociaciones para alcanzar un plan de reestructuración.
¿Qué ocurre si el administrador no actúa?
Este es uno de los supuestos más importantes de responsabilidad personal.
Si existe una causa legal de disolución y el administrador incumple las obligaciones que le corresponden, puede responder solidariamente de las obligaciones sociales posteriores al nacimiento de dicha causa, en los términos establecidos legalmente.
Por tanto, no todas las deudas de la sociedad pasan automáticamente a ser deudas personales del administrador.
El régimen de responsabilidad por deudas sociales tiene unos presupuestos concretos y, como regla general, se refiere a las obligaciones posteriores al nacimiento de la causa de disolución.
¿Puede responder un administrador que acaba de ser nombrado?
Sí, pero también existen reglas específicas.
La Ley de Sociedades de Capital contempla expresamente el supuesto del administrador nombrado cuando la sociedad ya se encuentra en una situación que genera determinadas obligaciones.
En estos casos resulta especialmente importante determinar:
- cuándo apareció la causa de disolución;
- cuándo aceptó el administrador su cargo;
- qué obligaciones sociales surgieron posteriormente;
- y qué actuaciones realizó desde que asumió la administración.
Por eso, cuando una persona acepta el cargo de administrador de una sociedad que atraviesa dificultades económicas, resulta recomendable realizar previamente una revisión de la situación jurídica, contable y financiera de la empresa.
¿Puede el administrador responder por una deuda anterior?
No debe confundirse la existencia de una deuda anterior con la fecha en que se reclama.
En materia de responsabilidad por deudas sociales del artículo 367, resulta especialmente relevante determinar cuándo nació la obligación y cuándo apareció la causa de disolución.
La jurisprudencia del Tribunal Supremo ha reiterado que la responsabilidad prevista en este artículo se refiere, con carácter general, a las obligaciones posteriores al nacimiento de la causa de disolución.
Por eso, ante una reclamación dirigida contra un administrador, es necesario analizar cronológicamente la deuda y la situación de la sociedad.
Responsabilidad por daños causados directamente a terceros
Existe otro supuesto diferente: la llamada acción individual de responsabilidad.
Los socios y terceros pueden reclamar una indemnización por actos de los administradores que lesionen directamente sus intereses.
En este caso no basta con demostrar que la sociedad tiene una deuda o que el negocio ha producido pérdidas.
Debe analizarse la actuación concreta del administrador y la existencia de una relación entre esa conducta y el daño sufrido directamente por el tercero.
Esta diferencia es importante porque no cualquier incumplimiento de una sociedad permite reclamar automáticamente al administrador.
Responsabilidad frente a la propia sociedad
El administrador también puede responder frente a la propia sociedad cuando su actuación cause un daño y concurran los requisitos establecidos legalmente.
La sociedad puede ejercitar la correspondiente acción de responsabilidad contra el administrador.
En determinados supuestos, también los socios y, subsidiariamente, los acreedores pueden intervenir en el ejercicio de estas acciones conforme a las reglas establecidas legalmente.
Por ello, las obligaciones del administrador no se limitan a responder frente a terceros.
También existe un deber de gestionar la sociedad de acuerdo con la ley, los estatutos y los deberes propios del cargo.
¿Todos los administradores responden por igual?
Cuando existe un órgano colegiado de administración, la responsabilidad puede alcanzar a varios administradores.
La Ley de Sociedades de Capital establece un régimen de responsabilidad solidaria para los miembros del órgano que hayan adoptado el acuerdo o realizado el acto lesivo.
No obstante, existen circunstancias que pueden permitir excluir la responsabilidad de un administrador, por ejemplo cuando pueda acreditar que no intervino en la adopción y ejecución del acuerdo y que desconocía su existencia o que, conociéndola, hizo todo lo posible para evitar el daño o se opuso expresamente.
Por ello, la actuación y participación concreta de cada administrador resulta relevante.
¿Qué importancia tiene la documentación de la sociedad?
La documentación puede ser fundamental para determinar las responsabilidades de los administradores.
Conviene conservar adecuadamente:
- actas de las juntas generales;
- actas del consejo de administración;
- cuentas anuales;
- informes económicos;
- contratos;
- comunicaciones relevantes;
- decisiones empresariales;
- documentación relacionada con dificultades financieras;
- requerimientos de acreedores;
- acuerdos de refinanciación;
- documentación relacionada con reestructuraciones;
- y cualquier actuación relacionada con una posible causa de disolución.
Una adecuada documentación permite acreditar qué decisiones se adoptaron, cuándo se adoptaron y quién intervino en ellas.
¿Qué debe hacer un administrador si la empresa empieza a tener dificultades económicas?
Las dificultades económicas no significan automáticamente que exista responsabilidad personal del administrador.
Sin embargo, cuando la situación financiera empeora, resulta especialmente importante analizar la situación de la sociedad y determinar si concurre alguna causa legal de disolución o si existen obligaciones relacionadas con la insolvencia y la reestructuración.
El administrador no debería limitarse a esperar a que la situación se resuelva por sí sola.
Conviene revisar:
- La situación patrimonial de la sociedad.
- La evolución de las pérdidas.
- Las obligaciones pendientes.
- La tesorería.
- Las deudas con proveedores.
- Las obligaciones tributarias y laborales.
- La existencia de causas de disolución.
- La posible situación de insolvencia.
- Las alternativas de reestructuración.
- Las obligaciones legales del órgano de administración.
¿Qué riesgos existen si el administrador continúa gestionando una sociedad en crisis?
Continuar desarrollando la actividad empresarial no constituye por sí mismo una actuación ilícita.
El problema puede aparecer cuando la sociedad se encuentra en una situación que genera obligaciones legales para el administrador y este no adopta las medidas correspondientes.
En determinados casos, retrasar la adopción de decisiones puede aumentar la exposición a reclamaciones de socios, acreedores o terceros.
Por eso, cuando la empresa atraviesa una situación económica complicada, es importante analizar jurídicamente la situación antes de continuar tomando decisiones que puedan incrementar las obligaciones de la sociedad.
¿Cómo puede prevenir riesgos el administrador?
Una adecuada prevención pasa por establecer mecanismos de control y seguimiento de la situación de la empresa.
Entre otras medidas, resulta recomendable:
- mantener actualizada la contabilidad;
- revisar periódicamente el patrimonio neto;
- controlar las obligaciones pendientes;
- documentar las decisiones relevantes;
- celebrar correctamente las juntas y reuniones del órgano de administración;
- conservar las actas y documentos;
- revisar las causas legales de disolución;
- analizar rápidamente las situaciones de insolvencia;
- y solicitar asesoramiento jurídico cuando aparezcan dificultades relevantes.
El objetivo no es evitar cualquier riesgo empresarial, sino asegurarse de que las decisiones del administrador se adoptan con conocimiento de la situación y dentro de sus obligaciones legales.
¿Ser administrador supone responder con el patrimonio personal?
No por el mero hecho de ser administrador.
La responsabilidad personal aparece cuando concurren los presupuestos establecidos legalmente.
Puede producirse, entre otros casos, por:
- incumplimiento de los deberes inherentes al cargo;
- actos contrarios a la ley o a los estatutos;
- daños causados directamente a socios o terceros;
- incumplimiento de las obligaciones relacionadas con una causa de disolución;
- o determinados supuestos específicos previstos por la legislación societaria.
Por tanto, la existencia de una deuda empresarial o de una situación de pérdidas no permite afirmar por sí sola que el administrador deba responder personalmente.
Conclusión
El administrador de una sociedad no responde automáticamente con su patrimonio personal por las deudas de la empresa. La personalidad jurídica de la sociedad mantiene, como regla general, separadas las obligaciones de la sociedad de las responsabilidades personales de sus administradores.
Sin embargo, esa separación no es absoluta.
Un administrador puede responder personalmente cuando causa daños mediante actuaciones contrarias a la ley o a los estatutos, incumple sus deberes, lesiona directamente los intereses de socios o terceros o incumple las obligaciones que le corresponden cuando concurre una causa legal de disolución.
Especial importancia tiene la responsabilidad por deudas sociales cuando el administrador no actúa ante una causa de disolución dentro de los plazos establecidos legalmente.
Por ello, cuando una sociedad comienza a atravesar dificultades económicas, el administrador debe analizar la situación cuanto antes y comprobar qué obligaciones legales pueden haber surgido.
Una revisión jurídica temprana puede permitir identificar las alternativas disponibles, documentar correctamente las decisiones y reducir el riesgo de que una responsabilidad inicialmente atribuible a la sociedad termine afectando personalmente al administrador.
Si es administrador de una sociedad que atraviesa dificultades económicas, tiene deudas pendientes o ha recibido reclamaciones de acreedores, podemos analizar la situación de la empresa y las posibles responsabilidades derivadas del cargo.
El acoso laboral es una situación que puede afectar gravemente a la salud y a la dignidad de una persona trabajadora y que, además, puede generar importantes responsabilidades para la empresa.
La prevención del acoso no consiste únicamente en actuar cuando un trabajador presenta una denuncia. La empresa tiene obligaciones generales en materia de prevención de riesgos laborales y debe adoptar medidas para identificar y gestionar los riesgos psicosociales que puedan favorecer situaciones de violencia o acoso.
Por ello, una empresa debería contar con mecanismos adecuados para prevenir, detectar, investigar y, cuando corresponda, corregir este tipo de conductas.
¿Qué se considera acoso laboral?
El acoso laboral, también denominado acoso psicológico o mobbing, puede describirse como una exposición a conductas de violencia psicológica que se producen de forma reiterada y prolongada en el tiempo, dentro de una relación laboral y desde una posición de poder, que no tiene por qué ser necesariamente jerárquica.
No cualquier conflicto, discusión o desacuerdo entre trabajadores constituye acoso laboral.
Para valorar si existe una situación de acoso deben analizarse las circunstancias concretas, la reiteración de las conductas, su duración, la posición de las personas implicadas y sus posibles efectos sobre la persona trabajadora.
Entre las situaciones que pueden requerir especial atención se encuentran:
- humillaciones o descalificaciones reiteradas;
- aislamiento deliberado;
- amenazas o intimidaciones;
- asignación de tareas con finalidad de perjudicar o humillar;
- retirada injustificada y continuada de funciones;
- difusión de informaciones destinadas a desacreditar al trabajador;
- conductas reiteradas de hostigamiento;
- o comportamientos que puedan afectar a la dignidad o salud de la persona trabajadora.
La existencia de un conflicto laboral no significa automáticamente que exista acoso. Cada situación debe analizarse individualmente.
¿Tiene la empresa la obligación de prevenir el acoso laboral?
Sí, aunque es importante distinguir entre las diferentes formas de acoso.
En el caso del acoso laboral o psicológico, no existe una obligación legal general que imponga a todas las empresas disponer de un protocolo específico denominado necesariamente «protocolo de acoso laboral».
Sin embargo, esto no significa que la empresa pueda ignorar este riesgo.
La normativa de prevención de riesgos laborales obliga al empresario a garantizar la seguridad y salud de los trabajadores y a integrar la prevención en la organización de la empresa.
Los riesgos psicosociales forman parte de esta obligación preventiva.
Por ello, cuando exista riesgo de violencia o acoso en el entorno laboral, la empresa debe adoptar las medidas preventivas y correctoras que correspondan.
¿Qué obligaciones tiene la empresa?
Las obligaciones de la empresa pueden resumirse en varios ámbitos.
1. Evaluar los riesgos psicosociales
La prevención comienza por identificar los riesgos existentes en la organización.
La empresa debe tener en cuenta factores relacionados con:
- organización del trabajo;
- carga de trabajo;
- autonomía;
- comunicación interna;
- estilos de dirección;
- relaciones entre trabajadores;
- claridad de las funciones;
- cambios organizativos;
- conflictos internos;
- y otros factores que puedan afectar a la salud psicosocial.
No se trata simplemente de esperar a que aparezca una denuncia.
La prevención debe intentar identificar las circunstancias que pueden favorecer la aparición de situaciones de violencia o acoso.
2. Adoptar medidas preventivas
Una vez identificados los riesgos, la empresa debe adoptar las medidas preventivas necesarias para eliminarlos, reducirlos o controlarlos.
Entre ellas pueden encontrarse:
- mejorar los canales de comunicación;
- establecer claramente las funciones y responsabilidades;
- formar a responsables y trabajadores;
- mejorar los sistemas de gestión de conflictos;
- establecer mecanismos de comunicación de posibles situaciones de acoso;
- revisar determinadas prácticas organizativas;
- y establecer procedimientos de actuación.
La prevención debe adaptarse a las características y riesgos reales de cada empresa.
3. Informar y formar a la plantilla
La información y formación también forman parte de una adecuada política preventiva.
Los trabajadores deberían conocer cuáles son las conductas que no están permitidas, cómo comunicar una situación problemática y qué mecanismos existen dentro de la empresa para solicitar ayuda o iniciar una investigación.
La formación resulta especialmente importante para quienes ejercen funciones de dirección o supervisión.
Un responsable que recibe una queja sobre posibles conductas de acoso debe saber cómo actuar y evitar que la situación se agrave por una respuesta inadecuada.
4. Establecer canales adecuados para comunicar situaciones de acoso
La empresa debe facilitar mecanismos para que una persona trabajadora pueda comunicar una situación que considere problemática.
Estos canales deben permitir que la información llegue a las personas responsables de actuar y deben gestionarse respetando la privacidad y confidencialidad de quienes intervienen.
No debería ser necesario que un trabajador tenga que comunicar una situación delicada exclusivamente a la misma persona a la que atribuye las conductas denunciadas.
Por eso, la empresa debe valorar previamente quién recibirá las comunicaciones y cómo se gestionarán.
5. Investigar las situaciones que puedan constituir acoso
Cuando la empresa tiene conocimiento de una posible situación de acoso, no debería limitarse a ignorarla o esperar a que el trabajador presente una demanda judicial.
Debe analizar los hechos y valorar si resulta necesario iniciar una investigación interna.
La investigación debe realizarse de forma:
- seria;
- imparcial;
- diligente;
- confidencial;
- y respetuosa con los derechos de todas las personas implicadas.
También deben respetarse los derechos de la persona denunciada. Una denuncia no significa automáticamente que los hechos hayan quedado acreditados.
La empresa debe investigar y determinar qué ha ocurrido.
6. Adoptar medidas para proteger a la persona afectada
Cuando existen indicios de una situación de violencia o acoso, la empresa debe valorar si resulta necesario adoptar medidas preventivas o de protección mientras se desarrolla la investigación.
Dependiendo de las circunstancias, pueden ser necesarias medidas organizativas destinadas a evitar que continúe la exposición al riesgo.
Estas medidas deben analizarse individualmente y no deberían utilizarse de manera que supongan un perjuicio injustificado para la persona que ha comunicado los hechos.
7. Actuar cuando se acredita una conducta de acoso
Si después de la investigación se acredita la existencia de conductas de acoso, la empresa debe adoptar las medidas correspondientes.
Dependiendo de la gravedad y de las circunstancias, pueden existir consecuencias disciplinarias para la persona responsable.
También puede ser necesario modificar determinadas condiciones organizativas para evitar que la situación vuelva a producirse.
La actuación de la empresa no debería limitarse a resolver el incidente concreto. También conviene analizar qué circunstancias han permitido que se produzca.
¿Es obligatorio tener un protocolo de acoso laboral?
Aquí es importante hacer una distinción.
Para el acoso sexual y el acoso por razón de sexo, las empresas tienen obligaciones específicas de prevención y deben establecer procedimientos adecuados para prevenir estas conductas y dar cauce a las denuncias.
Para el acoso laboral o psicológico, la situación es diferente.
No existe una obligación general que imponga a todas las empresas un protocolo específico de acoso laboral con independencia de su tamaño.
Sin embargo, la obligación general de prevención de riesgos laborales puede exigir que la empresa disponga de procedimientos adecuados para prevenir y gestionar este tipo de situaciones.
Además, un convenio colectivo, un acuerdo interno o determinadas políticas empresariales pueden establecer obligaciones adicionales.
Por ello, antes de determinar si una empresa está obligada a disponer de un protocolo concreto, es necesario revisar su actividad, plantilla, convenio colectivo y las diferentes obligaciones que le resulten aplicables.
¿Debe existir un protocolo para todo tipo de acoso?
Desde una perspectiva preventiva puede resultar útil disponer de un procedimiento integral que contemple diferentes formas de violencia y acoso.
Esto puede permitir que la empresa tenga definido previamente:
- quién recibe una denuncia;
- cómo se inicia la investigación;
- quién realiza la investigación;
- qué medidas preventivas pueden adoptarse;
- cómo se protege la confidencialidad;
- cómo se documentan las actuaciones;
- y cómo se comunica el resultado.
No obstante, los diferentes tipos de acoso pueden estar sometidos a obligaciones legales específicas y no deben confundirse.
Especialmente importante es diferenciar entre acoso laboral, acoso sexual, acoso por razón de sexo y acoso por orientación sexual, identidad sexual o expresión de género, porque cada uno puede tener un régimen jurídico específico.
¿Qué ocurre si la empresa conoce una situación de acoso y no actúa?
La falta de actuación puede generar importantes riesgos jurídicos.
Si la empresa conoce una situación que puede afectar a la seguridad, salud o dignidad de una persona trabajadora y no adopta las medidas adecuadas, puede producirse un incumplimiento de sus obligaciones preventivas.
Dependiendo de las circunstancias, pueden plantearse:
- responsabilidades laborales;
- responsabilidades en materia de prevención de riesgos laborales;
- reclamaciones por daños y perjuicios;
- procedimientos relacionados con derechos fundamentales;
- consecuencias administrativas;
- y, en determinados casos, responsabilidades de otra naturaleza.
Por eso, recibir una comunicación sobre una posible situación de acoso debe considerarse una cuestión que requiere una actuación diligente.
¿Puede una empresa sancionar al trabajador que acosa?
Sí, cuando se acrediten conductas que constituyan incumplimientos laborales sancionables.
La empresa debe analizar los hechos y aplicar, cuando corresponda, las medidas disciplinarias previstas en la legislación y en el convenio colectivo aplicable.
La sanción debe ser proporcional a la conducta y respetar las garantías correspondientes.
No es recomendable sancionar basándose únicamente en una acusación sin realizar previamente las comprobaciones necesarias.
¿Qué riesgos puede tener una empresa que no previene el acoso?
Una gestión inadecuada de estas situaciones puede tener consecuencias que van más allá del conflicto entre dos trabajadores.
Puede afectar a:
- la salud de la persona trabajadora;
- el clima laboral;
- la organización de la empresa;
- la productividad;
- la responsabilidad preventiva de la empresa;
- y la existencia de posibles reclamaciones judiciales o administrativas.
Además, cuando una situación se prolonga durante meses sin que la empresa actúe, puede resultar más difícil reconstruir posteriormente los hechos y determinar qué medidas deberían haberse adoptado.
¿Qué debería hacer una pyme para prevenir el acoso laboral?
Una pequeña empresa no necesita necesariamente disponer de una estructura compleja para comenzar a gestionar adecuadamente este riesgo.
Puede establecer un sistema proporcional basado, entre otras medidas, en:
1. Política de tolerancia frente al acoso
La dirección debería manifestar claramente que no se tolerarán conductas de violencia, hostigamiento o acoso.
2. Evaluación de riesgos psicosociales
La empresa debe identificar los factores organizativos que puedan favorecer situaciones de violencia o acoso.
3. Canal de comunicación
Los trabajadores deben saber a quién pueden acudir si consideran que están sufriendo una situación de este tipo.
4. Procedimiento de investigación
Debe existir una metodología para analizar las comunicaciones recibidas con objetividad y confidencialidad.
5. Medidas de protección
La empresa debe poder adoptar medidas preventivas cuando exista riesgo para la persona afectada.
6. Formación
Los responsables y trabajadores deben conocer las conductas que pueden generar situaciones de acoso y cómo actuar ante ellas.
7. Seguimiento
Una vez resuelta una situación, conviene comprobar que las medidas adoptadas han sido eficaces y que no se producen nuevas conductas similares.
La prevención debe actuar antes de que aparezca el conflicto
Una empresa que únicamente reacciona cuando recibe una denuncia está actuando demasiado tarde desde una perspectiva preventiva.
La gestión del acoso debe formar parte de la política general de prevención de riesgos laborales y, especialmente, de la gestión de los riesgos psicosociales.
Esto permite detectar factores organizativos que pueden favorecer conflictos y establecer mecanismos para intervenir antes de que una situación llegue a agravarse.
Conclusión
La empresa tiene la obligación de proteger la seguridad y salud de sus trabajadores y, dentro de esta obligación preventiva, debe prestar atención a los riesgos psicosociales y a las situaciones de violencia y acoso que puedan producirse en el entorno laboral.
En el caso del acoso laboral o psicológico, no existe una obligación general de que todas las empresas dispongan de un protocolo específico con esa denominación. Sin embargo, sí existe un deber preventivo que puede exigir la evaluación de los riesgos, la adopción de medidas preventivas y la actuación ante situaciones conocidas.
Además, existen obligaciones específicas respecto del acoso sexual y por razón de sexo, así como otros regímenes específicos que deben analizarse según las características de la empresa.
Por ello, una empresa debería contar con medidas preventivas, canales adecuados de comunicación y un procedimiento de actuación que permita investigar y gestionar correctamente las posibles situaciones de acoso.
Si su empresa necesita revisar sus medidas de prevención o establecer un procedimiento para actuar ante posibles situaciones de acoso laboral, podemos analizar sus obligaciones y ayudarle a adaptar la actuación a las características de su organización.
¿Puede una empresa modificar las funciones de un trabajador?
Durante una relación laboral pueden cambiar las necesidades de una empresa y, con ellas, la organización del trabajo. Es habitual que un trabajador tenga que asumir nuevas tareas, colaborar con otro departamento o realizar funciones diferentes a las que desempeñaba inicialmente.
Sin embargo, la empresa no puede modificar las funciones de un trabajador de cualquier manera.
La legislación laboral permite determinados supuestos de movilidad funcional, pero establece límites relacionados con el grupo profesional, la titulación necesaria, la dignidad del trabajador, su retribución y las necesidades organizativas de la empresa.
Cuando el cambio supera esos límites, puede ser necesario aplicar el régimen de las modificaciones sustanciales de las condiciones de trabajo.
¿Puede la empresa cambiar las funciones de un trabajador?
Sí, pero depende de qué funciones se quieran modificar y de hasta dónde llegue el cambio.
El Estatuto de los Trabajadores permite a la empresa ejercer determinadas facultades de movilidad funcional dentro de los límites establecidos legalmente.
La cuestión principal es determinar si las nuevas funciones:
- están comprendidas dentro del grupo profesional del trabajador;
- requieren una titulación o cualificación específica;
- corresponden a un grupo profesional superior o inferior;
- implican un cambio sustancial de las condiciones de trabajo;
- o exceden de los límites de la movilidad funcional ordinaria.
Por tanto, no cualquier cambio de tareas constituye una modificación sustancial del contrato.
¿Qué es la movilidad funcional?
La movilidad funcional consiste en asignar al trabajador funciones diferentes de las que venía realizando, dentro de los límites establecidos por la normativa laboral.
El artículo 39 del Estatuto de los Trabajadores establece que la movilidad funcional debe respetar las titulaciones académicas o profesionales necesarias para desarrollar las nuevas funciones y la dignidad del trabajador.
Además, debe distinguirse entre los cambios de funciones realizados dentro del mismo grupo profesional y aquellos que implican funciones correspondientes a otro grupo.
¿Puede asignarle nuevas funciones dentro de su grupo profesional?
En principio, sí.
Cuando las nuevas funciones están comprendidas dentro del grupo profesional del trabajador, la empresa dispone de un margen de organización más amplio.
El grupo profesional puede comprender diferentes tareas, funciones, especialidades profesionales o responsabilidades. Por ello, que un trabajador deje de realizar determinadas tareas y pase a desempeñar otras no significa necesariamente que exista una modificación sustancial de sus condiciones laborales.
Por ejemplo, un trabajador encuadrado en un determinado grupo profesional puede asumir nuevas tareas relacionadas con su actividad sin que sea necesario modificar formalmente su contrato cada vez que cambie la distribución concreta de sus funciones.
No obstante, la empresa debe respetar siempre los límites legales, el convenio colectivo aplicable y la dignidad del trabajador.
¿Puede asignarle funciones de un grupo profesional diferente?
También puede ser posible, pero existen condiciones adicionales.
Cuando las funciones asignadas no corresponden al grupo profesional del trabajador, la movilidad funcional solo puede realizarse si existen razones técnicas u organizativas que la justifiquen y durante el tiempo imprescindible para atenderlas.
Además, la empresa debe comunicar su decisión y las razones de la misma a los representantes de los trabajadores cuando corresponda.
Por tanto, la empresa no puede utilizar indefinidamente una situación temporal de movilidad funcional para mantener a una persona desempeñando funciones que corresponden a otro grupo profesional.
¿Qué ocurre si el trabajador realiza funciones superiores?
Si un trabajador pasa a realizar funciones correspondientes a un grupo profesional superior, existen consecuencias importantes.
El trabajador tiene derecho a percibir la retribución correspondiente a las funciones que efectivamente realiza, de acuerdo con la normativa y el convenio colectivo aplicable.
Además, cuando el trabajador realiza funciones superiores durante más de seis meses en un año o de ocho meses en dos años, puede reclamar el ascenso, cuando proceda, o la cobertura de la vacante correspondiente conforme a las reglas aplicables en la empresa.
También puede reclamar las diferencias salariales correspondientes.
Esto significa que una empresa no debería utilizar de manera permanente a un trabajador en funciones superiores sin revisar las consecuencias profesionales y económicas de esa situación.
¿Y si las funciones son inferiores?
La empresa también puede encomendar temporalmente funciones correspondientes a un grupo profesional inferior, pero deben concurrir las condiciones establecidas para la movilidad funcional.
La asignación de funciones inferiores debe estar justificada por razones técnicas u organizativas y limitarse al tiempo imprescindible.
Además, el trabajador mantiene su retribución de origen.
Por tanto, la asignación temporal de funciones inferiores no permite reducir automáticamente el salario del trabajador.
¿Puede la empresa bajar el sueldo porque cambia las funciones?
No necesariamente.
La movilidad funcional tiene reglas específicas sobre la retribución.
Como regla general, el trabajador tiene derecho a la remuneración correspondiente a las funciones que efectivamente realiza. Cuando se le encomiendan funciones inferiores, mantiene la retribución de origen.
Por ello, una empresa no debería asociar automáticamente un cambio de funciones con una reducción salarial.
Si el cambio afecta al sistema de remuneración o a la cuantía salarial, puede entrar en juego el régimen de las modificaciones sustanciales de las condiciones de trabajo.
¿Qué ocurre si las nuevas funciones requieren una titulación?
La empresa debe respetar las titulaciones académicas o profesionales necesarias para desarrollar las funciones correspondientes.
Esto es especialmente importante cuando el puesto requiere una habilitación, certificación o titulación legalmente exigida.
La empresa no puede solucionar una necesidad organizativa asignando a un trabajador funciones para las que legalmente no está habilitado.
Antes de realizar el cambio conviene comprobar:
- las funciones concretas del nuevo puesto;
- la titulación exigida;
- la formación del trabajador;
- el convenio colectivo;
- y cualquier requisito profesional específico.
¿Cuándo puede convertirse el cambio de funciones en una modificación sustancial?
Cuando el cambio de funciones excede de los límites establecidos para la movilidad funcional, puede entrar en juego el artículo 41 del Estatuto de los Trabajadores.
Las funciones aparecen expresamente entre las materias que pueden constituir una modificación sustancial de las condiciones de trabajo cuando exceden de los límites de la movilidad funcional.
En estos casos, la empresa debe seguir el procedimiento correspondiente.
La existencia de un cambio importante no depende únicamente de que la empresa utilice una determinada denominación. Lo relevante es analizar el contenido real de las funciones y las circunstancias en las que se produce el cambio.
¿Qué causas permiten una modificación sustancial de las funciones?
Para realizar una modificación sustancial de las condiciones de trabajo, deben existir razones económicas, técnicas, organizativas o de producción probadas relacionadas con la competitividad, productividad u organización técnica o del trabajo de la empresa.
Por tanto, cuando el cambio de funciones supera la movilidad funcional ordinaria, la empresa debe poder justificar adecuadamente la decisión.
No es suficiente con afirmar que existe una necesidad empresarial de manera genérica.
¿Cómo debe comunicar la empresa una modificación sustancial?
Cuando se trata de una modificación sustancial de carácter individual, la empresa debe notificar la decisión al trabajador afectado y a sus representantes legales con una antelación mínima de 15 días respecto de su efectividad.
La comunicación debería permitir conocer:
- qué funciones se modifican;
- cuáles serán las nuevas funciones;
- desde cuándo se aplicará el cambio;
- cuáles son las razones que lo justifican;
- y qué consecuencias tiene para las condiciones laborales.
Cuando la modificación tenga carácter colectivo, el procedimiento es diferente y requiere un período de consultas con los representantes de los trabajadores.
¿Puede el trabajador negarse a realizar las nuevas funciones?
La respuesta depende de la naturaleza del cambio.
No es lo mismo una modificación legítima dentro del grupo profesional que una orden que exceda de los límites legales o que suponga una modificación sustancial realizada sin respetar el procedimiento correspondiente.
Por eso, ante una orden de cambio de funciones, el trabajador debe analizar primero qué funciones se le están asignando y cuál es la base jurídica de la decisión.
Una negativa directa puede generar consecuencias laborales si la orden empresarial es legítima. Por el contrario, el trabajador dispone de mecanismos para impugnar una modificación que considere injustificada o incorrectamente realizada.
¿Qué puede hacer un trabajador si no está de acuerdo?
Cuando existe una modificación sustancial de las condiciones de trabajo, el trabajador puede impugnar la decisión ante la jurisdicción social.
Si la modificación es declarada injustificada, el trabajador tiene derecho a ser repuesto en sus anteriores condiciones.
Además, cuando se trata de determinadas modificaciones sustanciales que perjudican al trabajador, la normativa permite solicitar la extinción del contrato con una indemnización de 20 días de salario por año de servicio, con un máximo de nueve mensualidades, en los supuestos legalmente previstos.
La opción adecuada dependerá de las circunstancias concretas del cambio.
¿Qué debe revisar una empresa antes de cambiar las funciones?
Antes de modificar las funciones de un trabajador, resulta recomendable realizar una revisión previa.
1. Revisar el contrato de trabajo
Debe comprobarse qué funciones aparecen pactadas y cómo se ha definido el puesto.
2. Revisar el grupo profesional
Es necesario comprobar el grupo profesional asignado al trabajador y las funciones que comprende.
3. Revisar el convenio colectivo
El convenio puede establecer reglas específicas sobre clasificación profesional, movilidad funcional, polivalencia y retribuciones.
4. Analizar las nuevas funciones
Debe determinarse exactamente qué tareas se van a asignar y si pertenecen al mismo grupo profesional.
5. Comprobar la cualificación necesaria
Si las nuevas funciones requieren una titulación o habilitación concreta, debe comprobarse que el trabajador cumple los requisitos.
6. Determinar la duración del cambio
Especialmente cuando se asignan funciones de otro grupo profesional, debe analizarse si se trata de una necesidad temporal y cuánto tiempo está previsto que dure.
7. Revisar las consecuencias salariales
Debe comprobarse si las nuevas funciones implican diferencias salariales o algún complemento específico.
8. Determinar el procedimiento aplicable
Si el cambio supera los límites de la movilidad funcional, puede ser necesario aplicar el procedimiento de modificación sustancial de las condiciones de trabajo.
¿Qué riesgos tiene una empresa si modifica incorrectamente las funciones?
Una modificación incorrectamente planteada puede generar diferentes problemas para la empresa.
Entre ellos:
- reclamaciones salariales;
- reclamaciones por clasificación profesional;
- impugnación de la modificación;
- obligación de restituir las condiciones anteriores;
- reclamaciones relacionadas con la dignidad del trabajador;
- conflictos con los representantes de los trabajadores;
- o, en determinados supuestos, consecuencias derivadas de una modificación sustancial realizada sin respetar el procedimiento legal.
Por ello, antes de comunicar un cambio de funciones conviene analizar la situación concreta y no limitarse a modificar unilateralmente la descripción del puesto.
Un cambio de funciones debe analizarse caso por caso
No existe una respuesta única para todas las situaciones.
Una empresa puede tener capacidad para reorganizar las tareas de sus trabajadores, pero esa facultad está limitada por la legislación laboral, el contrato, el convenio colectivo y los derechos profesionales del trabajador.
La diferencia entre una reorganización ordinaria y una modificación sustancial puede depender de aspectos como:
- el grupo profesional;
- el contenido de las nuevas funciones;
- la duración del cambio;
- las razones que lo justifican;
- la formación necesaria;
- la retribución;
- y el impacto que tenga sobre las condiciones de trabajo.
Conclusión
Una empresa sí puede modificar las funciones de un trabajador, pero no de manera ilimitada.
Los cambios realizados dentro del grupo profesional pueden formar parte de la movilidad funcional ordinaria, siempre que se respeten las titulaciones necesarias, la dignidad del trabajador y el resto de límites aplicables.
Cuando las nuevas funciones corresponden a otro grupo profesional, deben existir razones técnicas u organizativas que justifiquen el cambio y este debe limitarse al tiempo imprescindible. Si el cambio excede de los límites de la movilidad funcional, puede ser necesario acudir al régimen de las modificaciones sustanciales de las condiciones de trabajo.
Por eso, antes de modificar las funciones de un trabajador, la empresa debería revisar el contrato, el convenio colectivo, el grupo profesional, las nuevas tareas, la duración del cambio y sus consecuencias salariales y profesionales.
Si su empresa está valorando modificar las funciones de un trabajador, podemos analizar las circunstancias concretas y determinar qué procedimiento corresponde en cada caso.
El despido objetivo es una forma de extinción del contrato de trabajo que permite a una empresa finalizar la relación laboral cuando concurre alguna de las causas previstas legalmente.
A diferencia del despido disciplinario, el despido objetivo no se basa en un incumplimiento grave del trabajador. Puede responder, por ejemplo, a determinadas circunstancias económicas, técnicas, organizativas o productivas de la empresa, a una falta de adaptación a cambios técnicos o a una ineptitud sobrevenida.
Sin embargo, no basta con que la empresa considere que existe una causa objetiva. Debe poder acreditar la causa alegada y cumplir determinados requisitos formales y económicos. Un error en la causa o en la comunicación puede provocar que el despido sea declarado improcedente.
¿Qué es un despido objetivo?
El despido objetivo es la extinción del contrato de trabajo basada en determinadas causas legalmente previstas.
Su regulación se encuentra principalmente en los artículos 52 y 53 del Estatuto de los Trabajadores.
Entre sus características principales se encuentran:
- debe existir una causa objetiva prevista legalmente;
- la empresa debe poder justificar esa causa;
- la decisión debe comunicarse por escrito;
- debe ponerse a disposición del trabajador la indemnización correspondiente, salvo determinadas excepciones;
- existe, con carácter general, un período de preaviso de 15 días;
- y el trabajador puede impugnar la decisión si considera que no concurre la causa o que no se han cumplido los requisitos exigidos.
Por tanto, el despido objetivo requiere una preparación previa y una documentación adecuada.
¿Cuáles son las causas del despido objetivo?
Las causas que pueden justificar un despido objetivo son diferentes y deben analizarse según las circunstancias concretas de cada empresa y trabajador.
Ineptitud del trabajador
Puede existir despido objetivo por una ineptitud del trabajador conocida o sobrevenida con posterioridad a su incorporación efectiva a la empresa.
No se trata simplemente de que el trabajador tenga un rendimiento inferior al esperado.
La empresa debe poder acreditar que existe una verdadera falta de aptitud para desarrollar las funciones correspondientes al puesto y que concurren los requisitos necesarios para utilizar esta modalidad de extinción.
Además, la ineptitud que ya existiera antes de superar el período de prueba no puede utilizarse posteriormente como causa de despido objetivo.
Falta de adaptación a modificaciones técnicas
Otra causa está relacionada con la falta de adaptación del trabajador a modificaciones técnicas introducidas en su puesto de trabajo, siempre que dichos cambios sean razonables.
En estos casos, la empresa debe ofrecer previamente al trabajador un curso dirigido a facilitar su adaptación.
La extinción no puede acordarse hasta que hayan transcurrido, como mínimo, dos meses desde la introducción de la modificación o desde la finalización de la formación dirigida a facilitar la adaptación.
Por tanto, no sería suficiente con comunicar al trabajador que no se ha adaptado a una nueva herramienta, sistema o procedimiento.
La empresa debe poder acreditar tanto la modificación técnica como la formación ofrecida y el cumplimiento del período establecido.
Causas económicas
Una de las situaciones más habituales es el despido objetivo por causas económicas.
Puede existir una causa económica cuando de los resultados de la empresa se desprenda una situación económica negativa, en los términos previstos legalmente.
Entre otros supuestos, pueden tener relevancia:
- pérdidas actuales;
- pérdidas previstas;
- o una disminución persistente del nivel de ingresos ordinarios o ventas.
La disminución se considera persistente cuando durante tres trimestres consecutivos el nivel de ingresos ordinarios o ventas de cada trimestre es inferior al registrado en el mismo trimestre del año anterior.
No obstante, la existencia de una disminución de ingresos no significa automáticamente que cualquier despido objetivo sea válido.
La empresa debe acreditar la situación y explicar adecuadamente su relación con la medida adoptada.
Causas técnicas
Las causas técnicas pueden estar relacionadas con cambios en los medios o instrumentos de producción.
Por ejemplo, una empresa puede introducir nuevos sistemas tecnológicos que modifiquen sustancialmente la forma en la que se desarrolla una determinada actividad.
En estos casos es necesario analizar qué modificación se ha producido y cuál es su incidencia real sobre los puestos afectados.
La simple introducción de tecnología no convierte automáticamente un despido en objetivo.
Causas organizativas
Las causas organizativas están relacionadas con cambios en los sistemas y métodos de trabajo del personal o en la forma de organizar la producción.
Pueden aparecer, por ejemplo, cuando una empresa reorganiza determinados departamentos, modifica su estructura interna o redistribuye funciones.
La empresa debe poder explicar qué modificación organizativa se ha producido y por qué afecta al puesto de trabajo cuya extinción se pretende.
Causas productivas
Las causas productivas pueden estar relacionadas con cambios en la demanda de los productos o servicios que la empresa pretende colocar en el mercado.
Una reducción relevante de pedidos, clientes o actividad puede generar la necesidad de reorganizar la plantilla.
Sin embargo, nuevamente, debe existir una conexión entre la situación productiva y la decisión de extinguir el contrato.
Diferencia entre despido objetivo y despido colectivo
No todos los despidos por causas económicas, técnicas, organizativas o productivas pueden tramitarse individualmente.
Cuando el número de extinciones alcanza determinados umbrales dentro de un período de 90 días, puede ser obligatorio acudir al procedimiento de despido colectivo.
Por eso, antes de realizar varios despidos objetivos por las mismas causas, la empresa debe comprobar el número de trabajadores afectados y las circunstancias de las extinciones realizadas durante el período correspondiente.
Este análisis es especialmente importante en procesos de reducción de plantilla o reestructuración empresarial.
¿Qué requisitos debe cumplir la empresa?
El despido objetivo está sometido a determinados requisitos formales.
1. Comunicación escrita
La empresa debe entregar al trabajador una comunicación escrita en la que se explique la causa del despido.
La carta no debería limitarse a utilizar expresiones genéricas como «causas económicas» u «organizativas».
Debe explicar suficientemente las circunstancias que justifican la decisión para que el trabajador pueda conocer las razones concretas de la extinción y, en su caso, defender sus derechos.
La jurisprudencia ha destacado la importancia de que la carta contenga información suficiente sobre la causa alegada.
2. Puesta a disposición de la indemnización
Con carácter general, la empresa debe poner a disposición del trabajador, simultáneamente a la entrega de la comunicación escrita, una indemnización de 20 días de salario por año de servicio, con un máximo de 12 mensualidades.
Existen particularidades cuando la causa alegada es económica y la empresa acredita que no puede poner a disposición del trabajador la indemnización en ese momento.
Por ello, el cálculo de la indemnización debe realizarse correctamente antes de comunicar el despido.
3. Preaviso de 15 días
La empresa debe conceder, con carácter general, un plazo de preaviso de 15 días desde la entrega de la comunicación hasta la fecha de efectos del despido.
Durante este período el trabajador tiene derecho, con determinadas condiciones, a disponer de una licencia retribuida para buscar un nuevo empleo.
La falta de preaviso no convierte por sí misma el despido en improcedente, pero puede generar la obligación de abonar al trabajador los salarios correspondientes al período de preaviso omitido.
4. Documentación de la causa
La empresa debe conservar documentación que permita acreditar la realidad de la causa alegada.
Dependiendo del supuesto, puede resultar relevante disponer de:
- cuentas y documentación económica;
- evolución de ingresos y ventas;
- información sobre pérdidas;
- contratos o pedidos cancelados;
- informes de producción;
- documentación sobre reorganizaciones;
- organigramas;
- información sobre cambios tecnológicos;
- documentación relativa a formación y adaptación;
- y cualquier otro documento relacionado con la causa concreta.
La documentación debe ser coherente con lo expuesto en la carta de despido.
La carta de despido es especialmente importante
La carta constituye uno de los elementos fundamentales del despido objetivo.
Debe permitir conocer:
qué ocurre + qué causa se invoca + qué circunstancias concretas justifican la decisión + cuándo produce efectos.
Una carta excesivamente genérica puede dificultar la defensa de la empresa si posteriormente el trabajador impugna el despido.
Por eso, no es recomendable utilizar un modelo estándar sin adaptarlo a la situación concreta.
¿Puede un despido objetivo ser declarado improcedente?
Sí.
El trabajador puede impugnar el despido y el órgano judicial puede considerar que la decisión no está suficientemente justificada o que no se han cumplido los requisitos exigidos.
Entre las situaciones que pueden generar problemas se encuentran:
- inexistencia de la causa alegada;
- falta de acreditación suficiente;
- explicación insuficiente en la carta;
- errores en la indemnización;
- incumplimiento de requisitos formales;
- utilización incorrecta de la modalidad de despido;
- o existencia de circunstancias que determinen la nulidad por vulneración de derechos fundamentales.
Por ello, antes de comunicar el despido conviene revisar tanto la causa como la documentación disponible.
¿Puede un despido objetivo ser declarado nulo?
También puede existir nulidad cuando la decisión empresarial vulnera derechos fundamentales o se encuentra dentro de alguno de los supuestos de protección especial establecidos legalmente.
Esto es especialmente relevante en determinados casos relacionados con situaciones protegidas, como embarazo, determinados permisos o situaciones vinculadas al ejercicio de derechos de conciliación.
Por tanto, la empresa debe comprobar previamente si el trabajador se encuentra en alguna situación que pueda afectar a la validez del despido.
¿Qué debe revisar una empresa antes de realizar un despido objetivo?
Antes de comunicar la decisión, resulta recomendable seguir una revisión ordenada:
1. Identificar la causa
Determinar exactamente cuál es la circunstancia que justifica la extinción.
2. Comprobar que la causa existe
No basta con identificar una causa en términos generales. Debe existir una situación real que pueda acreditarse.
3. Reunir la documentación
La empresa debe disponer de documentación suficiente para respaldar la decisión.
4. Revisar el convenio colectivo
El convenio aplicable puede establecer determinadas obligaciones adicionales que deben tenerse en cuenta.
5. Comprobar situaciones especiales
Debe analizarse si el trabajador se encuentra en una situación especialmente protegida.
6. Preparar correctamente la carta
La comunicación debe explicar las circunstancias concretas que justifican la decisión.
7. Calcular la indemnización
Debe comprobarse la antigüedad, salario regulador y límite aplicable.
8. Determinar la fecha de efectos
Debe tenerse en cuenta el período de preaviso y cualquier otra circunstancia relevante.
¿Qué ocurre si la empresa tiene varios trabajadores afectados?
Cuando una empresa atraviesa una situación que afecta a varios puestos de trabajo, no debería analizar cada despido de forma aislada.
Es necesario comprobar si las extinciones previstas pueden alcanzar los umbrales que obligan a tramitar un despido colectivo.
También conviene revisar la existencia de representantes de los trabajadores y cualquier obligación de información o comunicación que resulte aplicable.
Una reestructuración de plantilla debe planificarse antes de comenzar a comunicar las extinciones.
Conclusión
El despido objetivo permite a una empresa extinguir un contrato de trabajo cuando concurre alguna de las causas previstas legalmente, entre ellas determinadas circunstancias económicas, técnicas, organizativas o productivas, la ineptitud sobrevenida o la falta de adaptación a modificaciones técnicas en los términos establecidos legalmente.
Sin embargo, la existencia de una causa no es suficiente por sí sola. La empresa debe acreditar la situación, preparar correctamente la documentación, comunicar el despido por escrito, calcular la indemnización correspondiente y cumplir los requisitos formales y temporales aplicables.
Una decisión incorrectamente planteada puede dar lugar a una reclamación del trabajador y a la declaración de improcedencia o, cuando concurran circunstancias especialmente protegidas, de nulidad.
Por ello, antes de comunicar un despido objetivo es recomendable revisar previamente la causa, la documentación, la carta de despido, la indemnización y las circunstancias concretas del trabajador.
Si su empresa está valorando realizar un despido objetivo, podemos analizar las circunstancias del caso y revisar la documentación necesaria antes de adoptar la decisión.
Cuando una empresa tiene una factura o una deuda pendiente de cobro, no conviene dejar pasar el tiempo sin actuar. Las deudas no pueden reclamarse indefinidamente y, en determinados casos, la acción para exigir judicialmente su pago puede prescribir.
En las relaciones entre empresas, el plazo aplicable depende de la naturaleza de la deuda y de la acción que se pretenda ejercitar. Como regla general, las acciones personales que no tengan un plazo especial prescriben a los cinco años desde que puede exigirse el cumplimiento de la obligación.
Además, una reclamación extrajudicial o un reconocimiento de la deuda pueden interrumpir la prescripción, haciendo que el plazo vuelva a comenzar.
¿Qué significa que una deuda prescriba?
La prescripción supone que, transcurrido el plazo legal sin que se haya ejercitado la acción o producido un acto que interrumpa el plazo, el acreedor puede encontrarse con que ya no pueda exigir judicialmente el cumplimiento de esa obligación.
Por eso, que una factura sea antigua no significa necesariamente que la deuda haya desaparecido. Es necesario analizar:
- cuándo nació la obligación;
- cuándo podía exigirse el pago;
- qué plazo de prescripción resulta aplicable;
- si existió alguna reclamación;
- si el deudor reconoció la deuda;
- y si se produjo algún procedimiento judicial.
La fecha de vencimiento de la factura es, por tanto, un dato importante, pero no siempre es suficiente para determinar si una deuda está prescrita.
¿Cuál es el plazo general para reclamar una deuda entre empresas?
En Derecho común, el artículo 1964 del Código Civil establece un plazo general de cinco años para las acciones personales que no tengan establecido un plazo especial.
El plazo comienza desde que puede exigirse el cumplimiento de la obligación.
Esto significa que, por ejemplo, si una empresa presta un servicio a otra y la factura debe pagarse en una determinada fecha, habrá que analizar desde cuándo podía exigirse jurídicamente el pago y qué régimen de prescripción corresponde a esa relación.
No obstante, no todas las deudas entre empresas tienen necesariamente el mismo plazo. Algunas obligaciones están sometidas a plazos especiales previstos en otras normas.
Por ello, antes de concluir que una deuda ha prescrito, es necesario identificar correctamente el origen de la obligación.
¿Cuándo empieza a contar el plazo de prescripción?
Como regla general, el plazo comienza cuando la obligación puede ser exigida.
En una deuda derivada de una factura, será necesario revisar, entre otros aspectos:
- la fecha del contrato;
- la fecha de prestación del servicio o entrega de los bienes;
- la fecha de vencimiento de la factura;
- las condiciones de pago pactadas;
- posibles períodos de pago adicionales;
- y cualquier acuerdo posterior entre las empresas.
Por ejemplo, si una factura establece que el pago debe realizarse el 30 de junio, no basta con mirar la fecha en la que fue emitida. Será necesario determinar cuándo nació la posibilidad de exigir el pago.
¿Una reclamación extrajudicial interrumpe la prescripción?
Sí.
La reclamación extrajudicial del acreedor es uno de los mecanismos que puede interrumpir la prescripción.
También puede interrumpirse mediante el ejercicio de la acción ante los tribunales o por un acto de reconocimiento de la deuda realizado por el deudor.
Esto tiene una consecuencia especialmente importante: cuando la prescripción se interrumpe, el plazo comienza nuevamente conforme al régimen aplicable.
Por ello, una empresa que tiene una deuda pendiente no debería limitarse a esperar el paso del tiempo. Una reclamación correctamente planteada puede ser relevante tanto para intentar conseguir el pago como para conservar la posibilidad de reclamar judicialmente.
¿Qué reclamaciones pueden servir para interrumpir la prescripción?
La reclamación extrajudicial no tiene que adoptar necesariamente una única forma.
Puede existir una reclamación mediante:
- burofax;
- requerimiento escrito;
- comunicación formal dirigida al deudor;
- reclamación realizada por abogado;
- o cualquier otro medio que permita acreditar adecuadamente la reclamación y su contenido.
Lo importante no es solamente haber enviado un mensaje, sino poder acreditar qué se reclamó, cuándo se hizo y a quién se dirigió.
Por este motivo, cuando la deuda está próxima a prescribir, resulta especialmente importante conservar la documentación que permita demostrar la reclamación.
¿Un correo electrónico puede interrumpir la prescripción?
Una reclamación extrajudicial puede tener efectos interruptivos aunque no exista una formalidad única obligatoria.
Sin embargo, desde el punto de vista probatorio, no todas las comunicaciones ofrecen las mismas garantías.
Si una empresa se limita a enviar un correo electrónico reclamando una factura, posteriormente puede surgir una discusión sobre:
- quién lo recibió;
- si llegó correctamente;
- cuál era exactamente el contenido;
- cuándo se recibió;
- y si la persona que lo recibió podía actuar en nombre de la empresa.
Por ello, cuando el plazo está próximo a finalizar, conviene utilizar un medio que permita acreditar de forma sólida la existencia, contenido, fecha y recepción de la reclamación.
¿Qué ocurre si el deudor reconoce la deuda?
El reconocimiento de la deuda también puede interrumpir la prescripción.
Esto puede producirse, por ejemplo, cuando el deudor:
- reconoce expresamente que existe una cantidad pendiente;
- propone un calendario de pagos;
- solicita un aplazamiento;
- realiza un pago parcial reconociendo el importe restante;
- o firma un documento de reconocimiento de deuda.
En estos casos es importante conservar la documentación porque puede tener valor tanto para acreditar la existencia de la deuda como para determinar sus efectos sobre la prescripción.
Un reconocimiento de deuda no significa necesariamente que la obligación anterior desaparezca y sea sustituida por otra. Sus efectos deben analizarse atendiendo al contenido concreto del documento y a las circunstancias del caso.
¿Qué ocurre si la empresa reclama después de varios años?
Que hayan transcurrido varios años desde el vencimiento de una factura no significa automáticamente que no pueda reclamarse.
Antes de iniciar una reclamación conviene reconstruir la historia de la deuda:
Factura → vencimiento → comunicaciones → reclamaciones → reconocimientos → pagos parciales → acuerdos → procedimientos judiciales.
De esta manera puede determinarse si el plazo ha transcurrido realmente o si se ha producido alguna circunstancia que haya afectado a su cómputo.
Por ejemplo, una factura vencida hace cuatro años puede encontrarse en una situación jurídica diferente si durante ese período existieron reclamaciones extrajudiciales o reconocimientos de deuda.
¿Y si la deuda ya ha prescrito?
Si la acción para reclamar una deuda ha prescrito, la situación cambia sustancialmente.
El acreedor puede encontrarse con que ya no pueda obtener judicialmente el pago mediante el ejercicio de la acción correspondiente.
Por eso, no es recomendable esperar hasta el último momento para reclamar una deuda empresarial.
Además, una empresa que recibe una reclamación de una deuda antigua tampoco debería asumir automáticamente que debe pagarla o que está prescrita. Es necesario revisar la documentación y comprobar el historial de la obligación.
¿Qué documentación conviene revisar?
Para determinar si una deuda entre empresas puede reclamarse todavía, conviene reunir toda la documentación relacionada con la operación:
- contrato firmado;
- presupuesto aceptado;
- pedido;
- albaranes;
- facturas;
- condiciones generales de contratación;
- correos electrónicos;
- comunicaciones comerciales;
- requerimientos de pago;
- burofaxes;
- reconocimientos de deuda;
- acuerdos de pago;
- justificantes de pagos parciales;
- documentos de conciliación de saldos;
- y cualquier procedimiento judicial relacionado con la deuda.
La documentación permite determinar tanto el origen de la obligación como las actuaciones realizadas posteriormente.
¿Qué ocurre con varias facturas impagadas?
Cuando existen varias facturas pendientes, no siempre debe analizarse toda la deuda como si se tratara de una única obligación.
Cada factura puede tener:
- una fecha diferente;
- un vencimiento diferente;
- un origen contractual diferente;
- reclamaciones distintas;
- o actos de reconocimiento independientes.
Por ello, es importante elaborar un cuadro de control de la deuda en el que aparezcan, al menos:
| Factura | Vencimiento | Importe | Reclamación | Reconocimiento | Situación |
|---|---|---|---|---|---|
| Factura 001 | Fecha | Importe | Fecha | Sí/No | Pendiente |
| Factura 002 | Fecha | Importe | Fecha | Sí/No | Pendiente |
| Factura 003 | Fecha | Importe | Fecha | Sí/No | Pendiente |
Esta revisión permite detectar rápidamente qué cantidades pueden estar próximas a prescribir y cuáles han tenido actuaciones posteriores.
¿Una deuda prescrita puede reclamarse judicialmente?
Antes de presentar una reclamación judicial debe comprobarse si la acción continúa vigente.
En caso de que el deudor invoque la prescripción, habrá que analizar el plazo aplicable y las circunstancias que hayan podido interrumpirlo.
Por eso, presentar una reclamación sin revisar previamente la prescripción puede generar costes innecesarios y dificultar la estrategia de recuperación de la deuda.
¿Qué debe hacer una empresa cuando tiene una deuda antigua?
Lo recomendable es actuar antes de que el problema llegue a una situación límite.
Una empresa con facturas pendientes debería:
- Identificar el origen de cada deuda.
- Comprobar la fecha de vencimiento.
- Revisar el contrato y las condiciones de pago.
- Comprobar todas las reclamaciones realizadas.
- Revisar si el deudor ha reconocido la deuda.
- Determinar el plazo de prescripción aplicable.
- Calcular correctamente las cantidades pendientes.
- Reunir la documentación que acredite la operación.
- Realizar, cuando proceda, un requerimiento formal de pago.
- Valorar la vía judicial si no se obtiene el pago.
No conviene esperar a que una deuda esté próxima a prescribir
La prescripción es una cuestión que debe analizarse desde el momento en que una empresa detecta un impago.
Una factura pendiente no debería permanecer indefinidamente en la contabilidad sin realizar ninguna actuación. Cuanto más tiempo transcurre, más importante resulta revisar la documentación, las comunicaciones mantenidas con el cliente y cualquier actuación que pueda haber afectado al plazo de prescripción.
Además, en determinadas relaciones empresariales pueden existir plazos especiales de prescripción, por lo que no debe aplicarse automáticamente el plazo general de cinco años a cualquier deuda.
Conclusión
Las deudas entre empresas pueden estar sujetas a plazos de prescripción y, una vez transcurridos, la posibilidad de exigir judicialmente su pago puede verse afectada.
Como regla general, las acciones personales sin plazo especial prescriben a los cinco años desde que puede exigirse el cumplimiento de la obligación. Sin embargo, para determinar si una deuda concreta está prescrita es necesario analizar su origen, el plazo aplicable y todas las actuaciones realizadas posteriormente.
Una reclamación extrajudicial, un procedimiento judicial o un reconocimiento de la deuda pueden tener efectos sobre la prescripción. Por eso, ante una factura impagada que lleva tiempo pendiente, conviene revisar la situación antes de dar por perdida la deuda o dejar pasar más tiempo.
Si su empresa tiene facturas o deudas pendientes de cobro y quiere saber si todavía puede reclamarlas, podemos analizar la documentación, el origen de la deuda y el plazo de prescripción aplicable.
Cuando un cliente no paga una factura, disponer de una documentación ordenada puede ser determinante para reclamar la deuda con garantías.
La factura es un documento importante, pero no siempre es suficiente por sí sola. En función de cómo se haya desarrollado la relación comercial, pueden resultar relevantes el contrato, el presupuesto aceptado, el pedido, los albaranes, los correos electrónicos, los justificantes de entrega o las comunicaciones mantenidas con el cliente.
Además, si la empresa termina acudiendo a los tribunales, será necesario acreditar de la forma más clara posible qué se contrató, qué se entregó o prestó, cuánto debía pagarse y cuándo venció la deuda.
1. La factura impagada
El primer documento que debe conservar la empresa es, evidentemente, la factura pendiente de pago.
Debe comprobarse que contiene correctamente:
- Identificación de la empresa y del cliente.
- Número y fecha de factura.
- Concepto facturado.
- Importe.
- Impuestos correspondientes.
- Condiciones de pago.
- Fecha de vencimiento, cuando proceda.
También conviene conservar la evidencia de que la factura fue efectivamente enviada o puesta a disposición del cliente.
Una factura correctamente emitida y recibida permite acreditar una parte importante de la reclamación, pero es recomendable acompañarla de la documentación que demuestre el origen de la deuda.
2. El contrato que origina la deuda
Cuando existe un contrato escrito, debe conservarse junto con la factura.
El contrato permite acreditar aspectos esenciales como:
- Qué servicio debía prestarse.
- Qué productos debían entregarse.
- Cuál era el precio.
- Cuáles eran las condiciones de pago.
- Cuándo debía realizarse el pago.
- Qué obligaciones asumía cada parte.
- Qué consecuencias se habían previsto para un posible incumplimiento.
Si el contrato contiene condiciones específicas sobre intereses, penalizaciones o gastos derivados del impago, también será necesario revisarlas antes de calcular la cantidad que se reclama.
3. Presupuesto o propuesta aceptada
No todas las relaciones comerciales se formalizan mediante un contrato extenso.
En muchas pequeñas empresas, la operación comienza con un presupuesto que posteriormente acepta el cliente.
Ese presupuesto puede ser una prueba importante si permite acreditar:
- El trabajo contratado.
- El precio.
- Las condiciones de prestación.
- Los productos incluidos.
- Los plazos.
- La aceptación por parte del cliente.
Por ello, conviene conservar tanto el presupuesto enviado como la prueba de su aceptación.
Un correo electrónico, una aceptación mediante una plataforma digital o cualquier otra comunicación que permita acreditar que el cliente aceptó las condiciones puede resultar relevante.
4. Pedido realizado por el cliente
Cuando existe un pedido, también debe conservarse.
Puede tratarse de un pedido realizado:
- Por correo electrónico.
- Mediante una plataforma comercial.
- A través de la página web.
- Por escrito.
- Mediante un sistema interno de gestión.
El pedido permite relacionar la factura con una operación concreta y puede ser especialmente útil cuando existen numerosas facturas o pedidos sucesivos entre las mismas empresas.
5. Albaranes y justificantes de entrega
Cuando la factura corresponde a la venta o suministro de productos, los albaranes pueden tener una importancia especial.
El albarán permite acreditar, según su contenido y circunstancias, que determinados productos fueron entregados al cliente.
Conviene conservar:
- Albarán.
- Fecha de entrega.
- Identificación del destinatario.
- Productos entregados.
- Cantidades.
- Firma o acreditación de recepción, cuando exista.
Si la entrega se realizó mediante una empresa de transporte, también puede ser útil conservar el justificante de entrega proporcionado por el transportista.
6. Documentación que acredita la prestación de un servicio
En el caso de servicios, puede no existir un albarán.
En estas situaciones conviene conservar cualquier documentación que permita demostrar que el trabajo se realizó.
Por ejemplo:
- Partes de trabajo.
- Informes.
- Actas.
- Hojas de servicio.
- Entregables.
- Informes técnicos.
- Comunicaciones de finalización.
- Correos electrónicos.
- Documentación entregada al cliente.
Cuanto más difícil sea demostrar materialmente que el servicio fue prestado, más importante será conservar adecuadamente estas evidencias.
7. Correos electrónicos y comunicaciones con el cliente
Las comunicaciones mantenidas con el cliente pueden ser especialmente importantes.
Por ejemplo, puede resultar relevante conservar un correo en el que el cliente:
- Reconoce que existe la factura.
- Solicita un aplazamiento.
- Se compromete a pagar en una determinada fecha.
- Explica el motivo por el que todavía no ha pagado.
- Solicita una copia de la factura.
- Reconoce parcialmente la deuda.
- Propone un calendario de pagos.
Estas comunicaciones pueden ayudar a demostrar la existencia de la relación comercial y las circunstancias del impago.
Por eso, no conviene eliminar correos relacionados con una deuda simplemente porque haya terminado la relación comercial.
8. Comunicaciones sobre incidencias o reclamaciones del cliente
También deben conservarse las comunicaciones en las que el cliente manifieste algún desacuerdo.
Esto es importante porque una factura impagada puede estar relacionada con una controversia sobre el producto o servicio.
Por ejemplo, el cliente puede alegar:
- Que no recibió la mercancía.
- Que el servicio no se prestó correctamente.
- Que existen defectos.
- Que la cantidad facturada no coincide con lo acordado.
- Que ya realizó un pago.
- Que existe un descuento pendiente.
Antes de reclamar judicialmente una factura conviene conocer y documentar estas circunstancias.
9. Justificante del envío y recepción de la factura
También puede ser útil acreditar que la factura llegó al cliente.
Dependiendo del sistema utilizado, puede conservarse:
- Correo electrónico de envío.
- Confirmación de recepción.
- Registro de la plataforma utilizada.
- Factura electrónica y su correspondiente registro.
- Comunicación posterior en la que el cliente se refiera a la factura.
Esta documentación puede resultar especialmente útil cuando el cliente posteriormente afirma que nunca recibió la factura.
10. Requerimientos de pago realizados
Si la empresa ya ha reclamado la deuda, debe conservar todas las comunicaciones realizadas.
Por ejemplo:
- Correos electrónicos.
- Cartas.
- Requerimientos formales.
- Burofax.
- Comunicaciones electrónicas que permitan acreditar su contenido y recepción.
El requerimiento debería identificar claramente la deuda reclamada y permitir determinar qué cantidad se solicita.
Además, desde la reforma procesal introducida en 2025, en determinados procedimientos civiles y mercantiles debe tenerse en cuenta el requisito de intentar previamente una actividad negociadora adecuada antes de acudir a los tribunales. Por ello, cuando resulte aplicable, también será importante conservar la documentación que acredite ese intento de negociación.
11. Reconocimiento de deuda o compromiso de pago
Si el cliente ha reconocido expresamente que debe una cantidad, ese documento o comunicación debe conservarse.
Puede tratarse de:
- Un reconocimiento de deuda.
- Un acuerdo de pago.
- Un correo electrónico.
- Un documento firmado.
- Una propuesta de pago a plazos.
- Un mensaje en el que el cliente reconozca expresamente el importe pendiente.
Este tipo de documentación puede tener especial valor probatorio porque permite acreditar que el propio cliente reconoce la existencia de la deuda.
12. Justificantes de pagos parciales
Si el cliente ha realizado algún pago, deben conservarse los justificantes correspondientes.
Esto permite determinar correctamente cuál es la cantidad que continúa pendiente.
También conviene comprobar si los pagos parciales se han aplicado a determinadas facturas o conceptos.
Una reclamación debe partir de una cantidad correctamente calculada.
13. Documentación para calcular los intereses
Cuando puedan reclamarse intereses de demora, la empresa debe disponer de la información necesaria para calcularlos.
Conviene identificar:
- Importe principal.
- Fecha de vencimiento.
- Fecha desde la que se genera la mora.
- Pagos parciales realizados.
- Tipo de interés aplicable.
- Periodo durante el que se generan los intereses.
En las operaciones comerciales sujetas a la normativa específica sobre morosidad, el impago dentro del plazo puede generar intereses de demora en los términos establecidos legalmente.
Por ello, no es recomendable incluir una cantidad de intereses calculada de forma aproximada.
14. ¿Qué documentación puede ser necesaria para un procedimiento monitorio?
Si la empresa decide reclamar la deuda mediante un procedimiento monitorio, la documentación adquiere una importancia todavía mayor.
La Ley de Enjuiciamiento Civil permite utilizar este procedimiento para reclamar deudas dinerarias que reúnan los requisitos legalmente establecidos y contempla como documentos relevantes, entre otros, las facturas y documentos comerciales que acrediten la relación entre las partes.
La documentación puede incluir:
- Factura impagada.
- Contrato.
- Presupuesto aceptado.
- Pedido.
- Albaranes.
- Justificantes de entrega.
- Documentación que acredite la prestación del servicio.
- Comunicaciones comerciales.
- Reconocimientos de deuda.
- Requerimientos de pago.
- Documentación relacionada con la negociación previa cuando resulte exigible.
La documentación concreta dependerá de cómo se haya originado la deuda.
15. No es necesario tener un contrato firmado en todos los casos
La ausencia de un contrato firmado no significa necesariamente que una empresa no pueda reclamar una factura.
Las relaciones comerciales pueden acreditarse mediante diferentes documentos y comunicaciones.
Por ejemplo, puede existir:
presupuesto → aceptación → prestación del servicio → factura → comunicaciones sobre el pago.
O bien:
pedido → entrega de mercancía → albarán → factura → reclamación.
Lo importante será poder acreditar suficientemente la existencia de la relación y de la deuda.
Por eso, cuando no existe un contrato formal, adquieren especial importancia el resto de documentos que permitan reconstruir cómo se desarrolló la operación.
16. ¿Qué ocurre si el cliente niega la deuda?
Si el cliente niega la existencia de la deuda, la documentación reunida puede resultar determinante.
No tendrá la misma situación una empresa que únicamente dispone de una factura que otra que puede aportar:
- Presupuesto aceptado.
- Pedido del cliente.
- Albarán firmado.
- Correos electrónicos.
- Documentación de entrega.
- Factura.
- Reclamaciones anteriores.
- Reconocimiento parcial de la deuda.
Cuanto más completa sea la documentación, más sencillo será explicar el origen de la reclamación y responder a las posibles objeciones del cliente.
17. Organizar un expediente de cada factura impagada
Una buena práctica consiste en crear un expediente para cada deuda relevante.
Por ejemplo:
01. Contrato o presupuesto
02. Pedido
03. Albaranes o documentación del servicio
04. Factura
05. Justificante de envío
06. Comunicaciones con el cliente
07. Requerimientos de pago
08. Reconocimiento o propuesta de pago
09. Pagos parciales
10. Documentación de negociación previa, cuando corresponda
Esta organización permite conocer rápidamente la situación de la deuda y facilita su análisis antes de decidir qué actuación realizar.
18. ¿Cuándo conviene revisar la documentación con un abogado?
No todas las facturas impagadas requieren la misma estrategia.
Puede ser especialmente recomendable realizar una revisión jurídica cuando:
- La cantidad reclamada es elevada.
- El cliente niega la deuda.
- Existen defectos o incidencias sobre el servicio.
- Hay varias facturas pendientes.
- Se han producido pagos parciales.
- El contrato contiene cláusulas complejas.
- Existen compensaciones entre las partes.
- El cliente ha enviado un requerimiento o una reclamación.
- Se está valorando iniciar un procedimiento judicial.
Una revisión previa permite comprobar si la deuda está correctamente documentada y cuál puede ser la vía más adecuada para reclamarla.
Una buena documentación facilita la reclamación
Reclamar una factura impagada no consiste únicamente en presentar la factura ante el cliente o ante un tribunal.
La empresa debe poder explicar de forma clara de dónde procede la deuda, qué obligación asumió el cliente, qué se entregó o prestó, cuál era el precio, cuándo debía pagarse y qué cantidad continúa pendiente.
Por eso, conservar correctamente la documentación desde el inicio de la relación comercial puede ser tan importante como realizar posteriormente la reclamación.
Una empresa que mantiene organizada la documentación de sus operaciones está mejor preparada para reclamar una deuda y defender sus intereses cuando surge un conflicto.